浅谈审计业务电子档案的制作

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1、浅谈审计业务电子档案的制作审计业务电子档案（以下简称电子档案）是审计档案的数字化形态。其制作过程大抵可以分为四个阶段：即资料收集整理阶段、资料数字化阶段、资料整理编辑阶段、刻录光盘阶段。　　一、审计项目资料的收集整理　　一是传统原始资料的收集。与传统业务档案一样，原始资料是电子档案制作的基础性工作。从资料的形态属性来说，它包括纸质资料和制作图片、音频、视频所需的原始资料（模拟方式的照片、录音带、录像带等等），其中纸质资料是电子档案原始资料的主体。纸质资料是指审计过程中形成的以纸为载体的所有文书。在审计项目实施过程中，立卷责任人

2、要随着审计程序各个环节的完成，及时收集三大类审计文书：审计实施类文书，包括原始工作底稿、分项目工作底稿、汇总工作底稿、审计证据、取证清单、审计报告等；审计项目管理类文件，包括审计方案、复核意见、审计决定、审计意见采纳情况等；审计项目往来文件，包括审计过程中与上级机关、本级政府、各有关部门之间的请示、报告、批示、复函等。重要的工作和物证现场、上级领导检查指导项目场景所拍摄的照片，证人证言以及听证会实录等音视频资料，也可以作为制作电子档案的原始性资料来收集。在收集齐全的基础上，还应对全部材料进行筛选和鉴别，以保证电子档案既完整又精

3、炼。　　二是项目电子资料的收集。电子资料是指审计过程中以电子计算机形成的文档、图表，以数码照相机、数码摄像机、数码录音机形成的数码照片、音视频资料，计算机辅助审计时采集的审计数据、分析利用原始数据时产生的计算机文件等。由于电子资料本身就是数字化生成和存储的，制作电子档案可以直接调用。基于电子资料存在形态的特殊性，立卷责任人应注意做到随时收集，随时整理，专门储存，搞好保密，同时做好备份。　　二、审计业务资料的数字化　　资料数字化是对传统原始资料而言。由于传统原始资料以常规的物质形态存在，要让它成为能被计算机识别的数字信号进而制作

4、电子档案，必须有一个数字化的过程。对不同形态属性的传统原始资料，其数字化过程大概有以下几种：报告表格的OCR识别，照片的扫描输入，录音带、录像带的数字采集等。　　一是OCR文字图表识别。文字图表的OCR识别是制作电子档案的一项量大、繁琐但又十分重要的工作。目前，对于审计过程中形成的规范印刷和打印的文书图表，可以通过“尚书”、“清华”等比较成熟的OCR软件转化为计算机文档。　　二是照片、原件的扫描。重要的工作和物证现场照片、上级领导检查指导项目时拍摄的场景照片，需要利用扫描仪扫描成图片文件归档。审计档案中有一些资料，如有关党政领

5、导对审计报告的批示、审计意见采纳情况的文件、原始工作底稿、分项目工作底稿、取证材料清单等不宜以文字形式归入电子档案的，也可以扫描成图片归档，以反映文件的原始面貌，做到真实可信。　　三是音频、视频的采集。对审计过程中形成的录音带、录像带，证人证言及听证会纪录等音频、视频资料，可以通过数字采集卡把它转化为计算机音视频文件。这将更增加审计档案的真实性和完整性，是传统的纸质档案所无法比拟的。三、资料整理编辑　　一是定制模版。模板是体现电子档案内在体系、组织承载资料的平台。模版应当以上级业务机关规定的格式和内容为基准，并且根据电子档案的

6、特色和电子（包括经过数字化的）资料的需要来定制。模板格式以*.Htm为宜，制作工具是Microsoft公司的Frontpage编辑软件。电子档案的模板，首先，要按照审计署颁布的《审计机关审计档案工作准则》对档案内容和卷内顺序的规定制定；其次，科学合理地组织相关资料；第三，界面和操作使用的设计均要体现友好性。　　根据上述要求，模板制作时首先要按三大类审计文书划分三个单元。并根据电子资料的文件属性构建以审计报告为中心的审计项目文档体系，把审计工作报告、审计小组报告、审计决定书、审计意见书、审计方案、审计通知书等文档串接起来；在适当

7、部位插入图片缩略图模块，把汇总工作底稿、分项目工作底稿、原始工作底稿、取证清单、送达回证、双向承诺书、证词、上级领导指导项目的场景、重要的工作和物证现场、听证会记录等图片资料串接起来；在适当部位插入链接，把证言、听证会录音录像等音视频资料、计算机辅助审计的原始数据、分析利用原始数据时产生的计算机文档表格等归集起来。在模板中，适当运用“书签”工具设计好跳转回接，运用“背景色”、“字体色”等工具，可以格式化、美化档案页面，增加电子档案操作应用的友好性。但要注意“字体”不能随意设置，原因首先是字体花里胡哨会影响电子档案的严肃性和规范

8、性，其次是由于在最终显示时字体是由用于浏览的计算机所决定的。　　二是整理链接资料。　　考虑到电子文件在电子档案中显现的规范和快捷，MicrosofticrosoftExcel所形成的表格*.Xls需要转换成X页*.Htm格式。转换直接应用icrosoftFrontpage中进