企业档案管理工作分析

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1、企业档案管理工作分析企业档案管理工作分析　摘要：当今信息技术的快速发展和快速渗透．已经使社会各个领域发生了深刻的变化。作为企业档案管理，也不可避免的参与到这一深刻变化的过程之中。在这种迅速变化的环境面前，档案管理如何应对新挑战，为提高企业的竞争力和市场适应性提供有力支撑，是摆在档案管理工作者面前的一个重要课题。作为企业档案管理工作者，?规范企业档案管理，更好地为企业改革与发展服务，不断学习和加强自身的管理水平，为企业快速发展，档案工作高效运转做出自己的贡献。　　关键字：企业档案；管理工作；档案控制　　　　一、工程项目文件管理　　1归档验收管理工作　　1）档案人员接收纸质资料和

2、电子文件，验收、鉴别资料的及时性、完整性、准确性和一致性，检查资料是否规范、内容是否一致及文件幅面、格式是否符合标准；整理合格的归档资料并进行立卷。　　2）通过对已存档的档案进行质量控制，成品纸质档案入库管理，电子档案数据入库管理，确保了纸质档案和电子档案的规范性和正确性；　　2档案分类　　工程项目档案的特点在于，借阅及重复利用率较高，参照国家有关标准，制定出工程项目档案号编制规则，这样极大地提高工程档案的检索、使用效率。档案号包括分类号、年度号、项目号和分类号四个方面。3纸质归档　　纸质归档在目前仍是档案重要管理工作。归档范围主要包括设计书、设计委托资料单、计算资料、设计文

3、件校审记录、变更记录表和工程项目图纸。纸质档案交接验收合格后，按管理规定对档案资料进行整理、录入、签署文件放行出版单、请晒存档蓝图、装订、编写页码、填写卷内文件目录表和备考表、登记卷内目录、编制案卷封面、装盒、入库上架。　　4电子归档　　电子归档除依纸质归档流程外，还有特殊性。电子归档的整理、验收采用人机交互方式完成，不仅要鉴别电子文件的完成性、正确性，重要的保证电子文件与纸质档案的一致。然后将工程项目文件夹整合在一起刻录，光盘的案卷号根据刻录的工程项目档案号编制。归档电子文件再由专业人员导入数据库，建立档案资源库。　　5归档质量常见缺陷：　　1）归档数据不完整；　　2）工程

4、属性错误；　　3）归档资料内容有错误；　　4）电子文件缺漏或错放；　　5）归档文件内容不一致；　　6归档文件资料质量控制　　1）严格各级领导审批制度，确保档案内容齐全完整、所附领导审批依据的签字手续完备、真实、准确；2）严格档案的原始管理；签署必须是本人字迹；3）严格档案管理检查制度，使档案分类科学组建合理有利于今后的查考合理利用；4）严格档案缺陷的责任管理，完善缺陷责任期档案的收集和整理工作，确保工程项目图纸编制准确、清晰、规范。　　7档案电子检索利用方式　　为了实现档案的电子检索，需要把传统的纸质资料进行数字化转换，利用计算机技术，提高检索的利用率，同时，提高档案检索的查

5、全率和查准率。档案管理人员要求熟悉库房管理和计算机操作，及时录入新存工程项目，提高资料的利用率。数据库建设问题。档案信息数据库建设是实现档案信息化、网络化的核心，档案部门应当集中人力搞好档案数据库建设，在数据库建设要做到：建立文件级开放目录中心；对现行机关的档案要抓好文档一体化建设。在接收到期档案的同时，接收同期的文件数据库磁盘，然后再根据开放档案的有关办法对文件数据库进行审查，编制开放档案目录发送到公司网站上。　　二、档案库房优化管理　　1库房档案检索管理　　1）在档案库房入口处统一设置档案存放位置索引（平面示意图），档案柜应有统一的反映存放档案内容的标识。2）每年定期对库

6、藏档案进行一次清查，清点档案数量和完整性，及时发现需修改、整理的档案，填写检查记录，确保档案的完整与安全。3）随着档案数量的急剧增加设计人员对档案利用频繁需求，传统的档案利用方式已不适应设计人员的需求，因此，必须大力改变和更新档案库存结构。4）档案检索工具种类单一、功能不全、检索速度慢、效率低，加强库房档案检索工具建立档案目录中心已成为重要任务。编制的检索工具应力求符合规范标准，能把库藏档案的档案号、项目号、工程名称和储存地点揭示出来。　　2库房档案鉴定销毁　　管理档案鉴定应以国家有关规定和企业管理规.L.定为依据，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的销毁范围。　

7、　1）档案的鉴定一般采取逐卷逐件审查的直接鉴定法。　　2）档案鉴定工作一般每5-10年进行一次。　　3）档案鉴定工作按以下程序进行：　　（1）成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关部门人员参加。（2）学习国家有关规定，统一档案鉴定标准。（3）鉴定小组成员对档案进行鉴定，提出鉴定意见。对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并提交档案鉴定报告。（4）领导审查、批准档案鉴定报告，在档案销毁清单上签署意见。销毁档案须有两名监销人，监销人在销毁档案前，应对该销毁档案认真清点