新形势下高校人事档案管理的几点思考

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1、新形势下高校人事档案管理的几点思考新形势下高校人事档案管理的几点思考　　随着我国教育事业的可持续性发展和高校招生规模的不断扩大，教职工人数不断上升，人才流动频繁，外聘人员增加，给人事管理工作带来一定难度，加上人事档案管理本身存在问题，更在一定程度上制约了人事档案管理的发展。因此如何更好地为高校管理、教学管理、人事决策服务，是新时期高校人事档案管理工作面临的新课题。　　高校人事档案管理工作中的突出问题　　1.归档材料存在缺失不完整现象，形式不规范[1]　　由于档案材料形成部门不能准确按人事档案归档

2、材料要求进行归档，所归档材料不够全面，也不能随档案材料的产生及本文由.L.收集整理时归档，势必造成材料遗漏，导致材料缺失，不能全方位、系统、完整地反映客观真实情况。　　2.人档分离的情况日趋严重[2]　　随着市场经济的发展，人才资源成了市场竞争的核心，通过人才流动可以促进人力资源的合理配置，提高人力资源的使用率。但是，随着人才竞争的不断升级，为了达到目的，出现不合理的无序竞争。原用人单位为了留住人才，扣留档案，新单位为尽快引进人才，在无完整调动手续的情况下，接收用人，造成了人档分离现象，给后续的

3、人事管理带来了许多麻烦。　　3.档案管理水平低，信息技术应用有待加强　　随着高校办学规模不断扩大，教师队伍人数的日益壮大，人事档案的数量成倍增长，导致档案管理任务重，头绪多，工作量大，档案查、借阅频繁。随着信息技术、网络技术的普及，人事档案管理中也增加了硬件投入，但由于管理人员的计算机能力有限，管理软件投入跟不上，导致很多管理工作仍停留在手工操作阶段，计算机仅仅是打印和上网的工具，对人事档案管理水平的提高没有任何帮助。　　4.档案信息资料开发利用水平不高，没有发挥档案的价值　　人事档案是重要的教

4、学科研人才信息资源，如果能提高人事档案资源的开发利用，可以为教学、科研提供更好的服务。但由于人、财、物水平低下，档案工作人员忙于应付日常的琐碎工作，没有时间精力进行档案信息资源的开发利用，致使档案信息资料开发利用水平处于较低的状态。　　规范人事档案管理工作的对策　　1.制度建设、管理标准化是提高管理水平的首要任务　　在人员配置不完善和信息技术应用不高的情况下，要保证档案管理水平不断提高，必须建立有效的管理制度，强调人事档案管理制度化、标准化。制度建设要以国家人事部颁发的工作条例、细则为基准，结合

5、本校档案工作实际情况，在人事档案材料的收集、整理、立卷、归档、接收、审核、传递、保管、查阅、外借、归还等环节，建立一系列适用于本校档案管理的规章制度。　　2.提高档案透明度，杜绝人档分离现象的发生　　人事档案是组织、人事部门考核人才的重要依据，只有相关人员才能进行查阅，个人对档案内容一无所知，导致部分人轻视档案。所以，在人事档案的利用过程中，给予本人对人事档案的知情权，从根本上避免人档分离现象的发生。　　3.加大投入，注重软件建设和团队建设，提高管理水平　　落后的档案管理手段和方法已不能满足高校

6、现阶段发展需要，必须加大投入，在硬件达标的基础上，重点落实软件建设，把电子档案建设作为工作重心。电子档案具备一般档案的本源性、回溯性等基本特性，还具易存储、容量大、易传输等新特性[3]。因此，只有加快普及计算机及网络化应用，逐步由传统档案向电子档案转变，培养与之相配的管理队伍，在设备、技术、软件、人员等方面实现档案管理的现代化，人事档案才能更加有效地为高校的教学、科研、管理服务。　　4.推进人事档案开发利用工作　　人事档案管理的信息化建设进程的快慢将直接影响档案的开发利用率，所以必须加快高校人事

7、档案信息化建设。因此，我们要从以下几方面入手：①提高领导、档案管理人员的信息化管理意识，确保档案利用的源头畅通无阻；②要加强部门之间的沟通协作[4]，避免部门各自为政，影响档案信息资源的相互共享，导致不必要的重复开发和浪费。③建立人事档案网络化管理体系，全面实行分层、分级管理，严格各种信息资料的保密级别，对档案查阅利用人员进行严格的权限控制和分级审核，确保人事档案信息利用的安全性和保密性。　　只有把信息化建设与人事档案的开发利用同步进行，通过制度建设为其保驾护航，通过团队建设为其添砖加瓦，不断地

8、提高管理水平，才能把有利用价值的信息挖掘出来，让档案资料为学校发展服务，为社会发展服务。