浅谈更新档案管理理念,实现其科学化、制度化、规范

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1、浅谈更新档案管理理念,实现其科学化、制度化、规范  论文摘要本文分析了新时期档案管理工作的现状、存在的问题以及解决办法,立足于陈旧的档案管理理念和繁琐的档案管理工作,提出了更加新颖的、符合新时期工作要求的档案管理理念,对于加强档案管理工作的效率,实现其科学化、制度化、规范化,更好地适应现代社会的需求具有一定的现实意义。  论文关键词档案管理科学化制度化规范化  随着时代的进步和人类办公技术日新月异的发展,社会各项制度的改革日益加深,档案制度作为当今信息化时代不可或缺的应用技术,其改革也日益加深。面对各界信息量越来越

2、复杂庞大的今天,档案管理工作的改革显得尤为重要。档案管理工作该如何改革,在哪些方面改革,向哪个方向改革,才能更加完善地服务于全局工作,更加高效的应对日趋纷繁复杂的档案种类和数量,更加适应新时期档案管理工作的要求,已经成为每一位档案管理工面对的首要问题。  一、档案管理工作改革的困难和重点  (一)大多数人对档案管理工作的重视不够  许多人认为档案管理工作就是简单的记录和抄写,然后把档案放在档案室里存档和分类,定期整理和补查,需要用时取出即可。大多数人由于对档案管理工作缺乏认识和研究,误以为档案管理工作就是以上的简单

3、流程,所以对其不够重视,认为这是一项简单的工作。正是这种错误的观点,才导致了档案管理工作的长期停滞不前,更新缓慢,改革工作无从下手。其实档案管理工作并不是把资料放到资料室正确的位置就可以了。档案管理工作在许多人看来只是普通的事务性工作,而不是单位的主要工作和重点工作。他们认为搞好档案工作并不能给单位创造经济效益,更不会实现任何社会效益,所以从不重视档案管理工作,以至于出现了诸多档案管理方面的问题。这需要我们认真审视,正确看待档案管理工作,承认其重要性。档案管理工作是整个单位工作的基础和根基,正是这项工作有条不紊的进

4、行,才为整个单位工作的顺利进行提供了有力保障。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料,还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息,所以加强对档案工作的重视程度是十分有必要的。  (二)档案交接制度不严谨  每年,巨大的档案变动、更新、调取和维护工作确实是档案工作的重点和难点。档案的分类和存档并不困难,最容易出乱的环节就是档案交接时。现如今,大多数单位的档案交接制度不够严谨,导致许多档案在交接时出现错乱和丢失,这样的局面是我们不想看到的,因为档案一旦错乱和丢失就代表着档案管理工作失去了大半意义,而

5、且档案的重新填写和弥补是很复杂和费时的,会严重耽误单位工作的正常进行。有关部门应着力加强档案交接制度的严谨性管理,在交接时,交接双方都应认真对待档案交接工作,一丝不苟地完成交接任务。档案管理工更应该负起重要责任,告知调取和变动档案的人员相关规定,敬告擅自调取或是删改档案的严重后果和所应负起的法律责任,做到完成本职工作的基础上,时刻以单位利益为重,重视档案交接工作。加强档案交接工作的规范性,增强档案交接制度的严谨性,改善档案交接工作的实效性,在当今的档案管理工作中变得越来越重要。  (三)许多档案管理工没有切实履行宣

6、传档案重要性的义务  很多人由于缺乏对档案的重要性认识,在面对档案工作时只是应付而已,甚至对本人的档案都不够重视,没有充分考虑到档案对今后工作的重要性和广泛应用性,等到真正需要档案时,才发现档案不完整或是没有及时更新,以至于影响了正常工作需要和职位调度,给档案本人带来了极大的不便。这充分说明档案管理人员对档案的重要性宣传不够,许多档案管理工没有切实履行宣传档案重要性的义务。在今后的工作中,档案工作人员需要及时明确的告知档案持有人有关档案的相关事项,明确档案持有人的责任和不重视档案可能造成的不良后果,告知前来调取和填

7、写档案的人员应该如何填写,并告诉他们应认真诚实的填写相关档案,如果不认真对待就会造成严重的后果,想要弥补就会变得很麻烦。档案记录了单位以及公司工作人员的基本情况和相关个人资料,还记录了单位和公司的相关工作数据和大量重要信息,擅自调取或是删改档案的后果是十分严重的,所应负起的法律责任也是巨大的。  (四)当前的档案管理工作不够现代化和信息化  这么多年来,档案管理工作依然是以纸质做为档案的重要载体,以手写的抄录为主要的记录方式。档案在填写时容易丢失,也容易弄脏弄乱。档案在收录时需要分类,分类时很容易把各类档案归在不相

8、属的一类里,等到需要用时不能迅速的发现。档案的存储需要档案室,档案室不宜过湿,不然容易引起纸质的档案发霉或发潮,导致档案失真,档案室需要密闭,并且要防火防潮。由此可见,这种陈旧的档案管理方式不仅需要耗费大量的人力物力,而且对于档案的准确性也很难保证,容易丢失和遗漏,一些不可预知的事件很容易导致信息的丢失,比如档案室失火和漏水,都有可能导致大量重要的档案丢失,

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