更新档案管理理念实现档案管理科学化(20180510131813)

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1、更新档案管理理念实现档案管理科学化李延英（陕丙延安市疾病预防控制中心716000）【摘要】档案及其管理工作在每个单位起着关键作用，它为单位提供各类基础信息，为财务制度改革、人事制度改革等提供依据。所以，应重视档案管理科学化、规范化、现代化。【关键词】档案管理；现状；对策分析随着各项制度的改革，档案管理工作如何主动顺应时代发展的要求，更新档案管理的内容、范围，档案收集的方式、方法以及档案服务的对象等，是我们档案管理者需要面对和认真思考的问题。现就档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析。1档案现状及存在的问题1.1对档案的重视程度不够长期以来，相当

2、一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想己无法适应现在的管理需求。1.2档案交接手续不严密，重视不够档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得人事档案

3、交接工作前后脱节，出现档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。1.3管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而iL大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及吋、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整。1.4档案管理人员对档案的重要性宣传不到位一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档

4、案中缺少的材料不能及吋补充、完善、更新；二是档案管理基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和吋间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。1.5档案管理人员对档案重要性认识不足认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，冇些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，其至冇人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及吋交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致档案材料不全或缺失。2、档案管理对策及思考针对以上存在的问题，就档案管理工作提出以下几点思考及对策。2.1严格按程序交

5、接档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重火的工作，应按程序办理。档案交接手续：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账务相符；二是对借出的档案要及吋催还，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序后及时归档；四是按档案移交要求进行移交，并在交接手续上注明交接吋间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等，还成在移交文件上签字盖章，要做到对交接工作负责。2.2强化档案管理意识，严格档案管理程序强化领导干部的档案管理意识，完善档案管理硬件设备,增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和

6、电脑。引进计算机管理软件，建立档案的信总存储和检索系统。档案管理是管理工作的重要环节，与工资福利、职称评聘等个人利益息息相关，因此砬提高档案管理人员综合素质，提高工作主动性，从根本上确保档案材料准确完备、及吋归档。此外，还应建立健全档案管理制度，努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠。2.3健全档案管理制度建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，K建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥

7、制度的指导和规范作用。第三,坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到奋功必赏、奋过必罚，充分体现制度的权威性。2.4建章立制，冇章可循，规范操作积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到

8、的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料吋要做到U勤、手勤、脚勤，及吋追补和补