后勤采购管理办法

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1、湖南九鼎科技（集团）有限公司分发编号：后勤采购管理办法单位：财务管理委员会发布/修订日期：2011.03.01第15页共16页湖南九鼎科技（集团）有限公司目录第1章总则1第2章后勤采购组织2第3章采购备用金管理3第4章采购实施3第5章财务控制15第6章附则15附件：后勤采购业务审批权限列表16第15页共16页湖南九鼎科技（集团）有限公司集团后勤采购管理办法编号：QB/JD.CG002公司/中心：财务管理委员会起草：日期：版本号：第A版第0次修改审核：日期：批准：日期：第1章总则1.1目的为了加强对集团所

2、属公司后勤物资及服务采购业务的监督与管理，规范采购行为，保证采购质量，提高采购效率，制定本办法。1.2适用范围本办法适用于集团所属分子公司及工厂的后勤物资及服务的采购。1.3后勤物资及服务采购分类1.3.1办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话等。1.3.2宣传印制类：横幅、公司定制品（印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等）、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历、营销促销品等。1.3.3劳保清洁及宿舍用品:手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品

3、、床、窗帘、柜子、工作服等1.3.4公共设施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等1.3.5招待类：水果、零食、烟、酒、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品等1.3.6技术检测类：容器、工具、仪器仪表、试剂、药品等1.3.7生产维护类：生产机器零配件、五金工具等1.3.8食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等1.3.9保险类：社会保险、意外伤害险、财险。1.3.10能源类：水、电、煤、气、生产用油等1.4不相容职务1.4.1请购与审批。请购人员不能同时负责审批。1.

4、4.2供应商的选择与审批。选择供应商的人员不能同时负责审批。第15页共16页湖南九鼎科技（集团）有限公司1.4.3采购合同的拟订、审核与审批。合同拟定、审核、审批等工作应由不同的人员负责。1.4.4采购、验收与记录。采购、验收与会计记录等工作应由不同的人员担任，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。1.4.5付款的申请、审批与执行。付款的申请人、审批人与执行人职务应当分离，避免因付款方式不恰当、执行有偏差，导致企业资金损失或信用受损。第2章后勤采购组织2.1后勤采购

5、工作小组2.1.1后勤采购工作小组机构公司设立后勤采购工作小组，由各部门各派一人组成，组长由总经理任命。后勤采购工作小组不设专职，所有组员均为兼职。2.1.2后勤采购工作小组职责2.1.2.1负责与各部门的沟通协调。当某项物资的选购需要专业性判断时，后勤采购工作小组应与需求部门协调，由需求部门安排专业人员协助采购员采购，提供专业性采购建议。2.1.2.2协同采购，对采购工作进行监督。2.1.2.3负责后勤采购评估工作。2.2各部门职责2.2.1公司后勤物资及服务采购归口行政部门集中办理，其他部门不得擅自

6、采购。行政部门应分别设置行政内勤（兼任计划管理员)、采购员及仓库保管员等岗位。2.2.2公司总部总裁办下设行政部，设置行政内勤及采购员岗位，负责母公司范围内的采购业务，八字门行政部安排保管员负责仓库物资保管及发放。其他子公司按2.2.1要求自行设置相关岗位，履行后勤采购职责。2.2.3各公司行政部下设食堂组，食堂采购员实施物资采购，食堂组长负责食堂物资的验收和管理。2.2.4需求部门负责填制采购申请，并参与供应商甄选过程。2.2.5财务部门负责采购的监督、预算控制、报账审核及付款。2.2.6仓库保管员负

7、责采购物资的验收、存储与发放。公司分设后勤物资仓库、生产机器零配件仓库、技术检测物资仓库，分别由行政部门、生产部门、技术质量部门第15页共16页湖南九鼎科技（集团）有限公司安排相应仓库和保管员进行物资管理。食堂物资放厨房存储，不单独设立仓库，由食堂组长兼任保管员，负责食堂物资管理。2.2.7各部门各司其职，相互衔接的同时形成相互制衡机制。第3章采购备用金管理3.1备用金3.1.1公司采购采取备用金制，行政部门采购员备用金额度为3000元，食堂采购员备用金额度为5000元。3.1.2备用金采取借款方式，由

8、采购员填写借款单，经部门主管、财务主管及总经理审批后，交会计开具现金付款凭证，由出纳支付现金，账面挂采购员个人往来。3.1.3采购员可在现金交易范围内动用备用金进行采购。备用金如不足以支付采购款，可按借款审批程序临时借支现金。报账后再冲抵借支，并按额度补足备用金。3.1.4备用金一年一清，每年12月份还清备用金借款，次年1月再重新借支备用金。3.2现金交易范围3.2.1一千元以下的零星采购；3.2.2供应商要求现金交易；3.2.3紧急采购且