IT项目策划在采购中如何降低成本.pdf

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1、IT项目在采购中降低项目成本[摘要]项目治理是当今一个倍受关注的领域，项目采购治理又是其中一个重要的内容方向，本文所探讨的确实是在项目的采购治理中，从项目资金的合理使用角度动身，降低采购成本、减少现金流出、提高项目资金使用效率的几条治理措施。[关键词]项目采购治理，成本降低项目治理是在有限的资源条件下，为实现项目目标所采取的一系列治理活动。『1』现代项目治理的知识体系被划分为9个知识领域，包括：项目综合治理、项目范围治理、项目时刻治理、项目成本治理、项目质量治理、项目人力资源治理、项目沟通治理、项目风险治理以及项目采购治理。本文所关注的是其中的项目采购治理领域，并从项目资金的合理使用角

2、度动身，探讨在项目的采购治理中应该如何降低成本、减少现金流出，并提高项目资金的使用效率。项目的执行除了需要必备的人力资源之外，还必须具备相应的设备、设施、原材料、零件、服务和其它物质资源，离开了这些物质资源，再高超的项目经理也不可能按要求完成项目的任务，在市场经济条件下，这些产品和服务是通过采购活动来实现的。从执行组织以外通过采购取得项目所需要的产品或服务，确实是所谓的项目的采购治理。而这些资源的猎取又是需要花费一定的项目资金的，如何合理而有效的使用这些项目资金？如何使一笔有限的资金发挥其最大的效用？是在项目的采购治理中所应该关注的问题之一。梅瑞狄斯在《项目治理——治理新视角》中提到：

3、“在采购设备、原材料和分包服务的过程中，我们必须清晰的界定出特定的需要，同时还要找到最低的价格和最具竞争力的供应商。”在现实的项目采购操作中，要实现这两个“最”字的目标是十分不容易的。然而，我们却能够通过对项目采购治理中部分环节的操纵，来有效的降低采购成本，从而使项目资金达到最优的配置，用有限的资金猎取尽可能多的资源，这是我们在项目采购治理中所能够实现的成本目标。以下，就将从成本操纵的角度来逐一论述在项目采购治理中降低采购成本的一些措施。1、制定采购预算与可能成本制定预算的行为确实是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置。预算不仅仅是打算活动的一个方面，同时也不仅仅是组织政策的一种延伸，

4、它依旧一种操纵机制，起着一种比较标准的作用。制定采购预确实是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种可能和预测，是对整个项目资金的一种理性的规划。它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发，还同时建立了一个资金的使用标准，以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与操纵，确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动。有了采购预算的约束，能提高项目资金的使用效率，优化项目采购治理中资源的调配，查找资金使用过程中的一些例外情况，有效的操纵项目资金的流向和流量，从而达到操纵项目采购成本的目的。2、供应商的选择供应商是项目采购治理中的一个重要组成部分，项目采购时应该本着“公平竞争”的原则，

5、给所有符合条件的承包商提供均等的机会，一方面体现市场经济运行的规则，另一方面也能对采购成本有所操纵，提高项目实施的质量。因此，在供应商的选择方面就有如下两方面的问题值得关注。第一，选择供应商的数量。供应商数量的选择问题，实际上也确实是供应商份额的分担问题。从采购方来讲，单一货源增加了项目资源供应的风险，也不利于对供应商进行压价，缺乏采购成本操纵的力度。而从供应商来讲，批量供货由于数量上的优势，能够给采购方以商业折扣，3/8减少货款的支付和采购附加费用，有利于减少现金流出，降低采购成本。因而，在进行供应商数量的选择时既要幸免单一货源，寻求多家供应，同时又要保证所选供应商承担的供应份额充足

6、，以猎取供应商的优惠政策，降低物资的价格和采购成本。如此既能保证采购物资供应的质量，又能有力的操纵采购支出。一般来讲，供应商的数量以不超过3－4家为宜。第二，选择供应商的方式。选择供应商的方式要紧包括公开竞争性招标采购、有限竞争性招标采购、询价采购和直接签订合同采购，四种不同的采购方式按其特点来讲分为招标采购和非招标采购。我们认为，在项目采购中采取公开招标的方式能够利用供应商之间的竞争来压低物资价格，关心采购方以最低价格取得符合要求的工程或物资；同时多种招标方式的合理组合使用，也将有助于提高采购效率和质量，从而有利于操纵采购成本。3、采购环境的利用项目的外部环境对采购策略的制定、采购打

7、算的实施会产生重要的阻碍，外部环境包括宏观环境和微观环境。宏观环境是指能对项目组织如何样及如何采购产生阻碍的外部变化，包括市场季节性的变化、国家宏观经济政策的变化、国家财政金融政策的调整、市场利率及汇率的波动、通货膨胀的存在及战争罢工等各种因素。而微观环境则是指项目组织的内部环境，包括项目组织在采购中可能采取的组织政策、方式和程序，即实施采购的过程和程序。在符合微观环境原则的前提下，一个好的项目采购策略应当充分利用外部市场环境为项目整体带来利益