归档文件整理规则.ppt

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1、归档文件整理规则前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：—标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；—将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；—调整归档文件分类方法；—增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；归档文件整理规则前言—增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；—增加归档文件档号结构和编制要求；—将室编件号、馆编件号统一为件号；—在附录中增加归档章示例、直角装订方法。本标准于2000年12月6日首次发布。本标准于2015年10月25日发布，2016年6月1

2、日实施。归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。其他门类档案可以参照执行。企业单位有其他特殊规定的，从其规定。归档文件整理规则2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008

3、电子文件归档光盘技术要求和应用规范归档文件整理规则3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1归档文件archivaldocument(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。3.2整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。归档文件整理规则3.3件item归档文件的整理单位。3.4档号archivalcode在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别

4、和排列顺序。整理原则4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。4.4归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。归档文件整理规则5一般要求5.1组件（件的组织）5.1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材料

5、一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。归档文件整理规则5.1.2件内文件排序归档文件排序时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。5.2分类5.2.1立档

6、单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件整理规则5.2.2归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类。a）按年度分类将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。归档文件整理规则b）按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一

7、适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。c）按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。5.2.3规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。归档文件整理规则5.3排列5.3.1归档文件应在分类方案的