利用馆藏资料办法

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1、荔湾区档案馆查阅利用馆藏档案资料办法（经2009年8月31日局务会议讨论通过）一、查阅利用开放档案的办法馆藏档案一般自形成之日起满三十年，经鉴定可向社会开放。我国公民和组织可凭身份证或工作证、介绍信等合法证件，到本馆查阅利用已开放的档案；港澳、台胞和华侨，可凭回乡证或身份证等有效证件到本馆利用开放档案；外国组织和个人到本馆利用开放档案，须通过有关部门介绍，出示护照或其它有效证件，并经分管领导批准。二、查阅利用未开放档案的办法除按有关规定经鉴定批准开放的档案外，其余档案均属于未开放档案。1、查阅利用婚姻档案、公证档案、人员档案必须按照《婚

2、姻登记档案管理办法》、《公证档案管理办法》、《干部档案工作条例》规定办理。2、查阅利用馆藏未开放的档案须持有本人身份证、工作证、单位介绍信（“两证一信”）办理查阅手续。如果利用本单位的档案，由保管利用科负责人审批；否则，要报请分管领导审批；凡利用会议记录和其它带密级文件，必须经文件形成单位主要领导批准。3、因编史修志或党史研究、学术研究利用档案，利用者须持身份证和单位介绍信，出具经其单位审核证明的本人写作提纲和查阅范围，报请局（馆）分管领导审批。4、律师及其他诉讼代理人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与

3、诉讼有关的未开放的档案。三、查阅利用现行文件的办法本馆为社会公众提供区直单位2000年以来开放的现行文件。涉及内容包括劳动保障、失业保险、环境保护、药品管理、妇女儿童权益等方面政策性、法规性、公益性和服务性的非密级文件资料。中国公民持本人有效证件（介绍信、身份证、工作证、学生证、回乡证等）。外国人持本人有效旅行证件（护照或在华机构工作证明等），在办理登记手续后，即可查阅利用本馆提供的现行文件。四、档案资料调阅办法1、为保护档案资料，已经制作缩微胶片和完成数字化的档案，原则上不允许再调用原件。利用者调阅档案原件每次不得超过3卷，每天不超过

4、20卷，并须在指定的阅览区域内查阅。归还档案时，接待人员必须清点，确保档案完整无损。2、调阅档案时，库房管理人员与查档接待人员之间须分别办理检查、核对、签字确认手续。3、档案原件一般不外借，如文件形成单位因公务需要外借，应凭单位证明，写明借阅人身份、目的、借阅内容以及借阅期限，经馆长批准后，方可外借，并按期归还。借出和归还时，工作人员须清点档案件数、页数。借出时间不得超过3天，延期要办续借手续。如果特别重要的档案外借，要派本馆专人负责监护，确保档案在途中及使用过程的安全。五、档案资料复制办法档案资料的复制主要有打印、缩微拷贝、复印、刻录

5、、翻拍等形式，为保护档案安全，档案原则上不复制，确需要复制，则按下列要求办理。1、用作凭证复制的档案，由保管利用科负责人审批，加盖档案证明章，标明档案出处；2、利用者因编史修志和专题研究，需要复制较多的档案，须填写《复制档案申请表》，标明复制目的和需要复制档案的档号、文件标题、文号、时间、密级、页号，接待人员在对需复制档案内容进行审核后，报分管领导审批，并签订《利用荔湾区档案馆馆藏档案资料协议书》；3、外国组织和个人查阅并复制档案资料，按国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理，并报分管领导审批；4、属于重要机密档案，

6、不予复制。5、复制声像档案，需作书面申请，说明利用目的、复制范围及经办人身份证号等有关情况，由分管领导审批。利用者应保证利用的档案内容只限于该次该项目使用，不能用于其他用途，利用声像档案时，须注明“广州市荔湾区档案局（馆）提供”字样，否则本馆有权依法追究利用者的法律责任。6、对破损、老化、珍贵的档案，接待人员可拒绝复制。六、档案资料利用要求1、利用者必须爱护档案资料，严禁书写、折叠、剪裁、污损、拆开、撕毁档案等有损档案资料的行为，否则将依据《档案法》第二十四条，追究其法律责任。2、查阅利用者只能查阅自己借出的档案资料，不得翻阅其他人调阅

7、的档案资料，不得把档案资料带出阅览室。3、利用者在编写出版或刊登论著时，在不违反国家有关规定的情况下可节引档案内容，但须注明所引用档案材料的出处（即我馆馆名和档号）。利用者全文公布或汇编出版本馆档案，必须征得本馆同意，任何单位和个人不准擅自公布、出版本馆保管的档案。4、查阅利用者个人提包等物品应放在指定地点，不得带入阅览室，阅览室禁止吸烟、饮食、拍照。5、查阅利用者要服从接待人员的安排，在指定的场所阅览。6、注意保持阅览室的整洁、安静，不得大声交谈、喧哗，不得干扰、妨碍他人查阅利用。以上规定，利用者须严格遵守。凡违反者，接待人员有权劝阻

8、、批评、警告，情节严重者，收回借阅档案令其退馆，对触犯法规的，要依法追究责任，赔偿损失。