商务礼仪-通信礼仪商务礼仪课件

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1、第十章通信礼仪使用电话、传真、电子邮件、手机等相关礼仪。【本章主要介绍】10.1电话礼仪10.2传真礼仪小结思考与练习活动与探索第十章通信礼仪10.3电子邮件礼仪10.4手机与短信礼仪10.1.1电话中的语言10.1.2打电话礼仪10.1.3接电话礼仪10.1电话礼仪10.1.1电话中的语言10.1电话礼仪电话中的信息传递和交换主要靠语言来完成。语言包含着非常丰富的内容。电话语言要求礼貌、简洁、清晰和富有情感。1．礼貌要将电话的另一端当成坐在对面的人，给予充分的尊重与重视。办公电话不仅关乎个人的素质与修养，同时也体现着单位的管理水平和企业文化。2．

2、简洁随意占用对方的电话线路和工作时间是失礼行为。每次打电话之前，将自己要表达的核心内容写一个提纲。接电话也要简单明了，节省时间，提高效率。10.1.1电话中的语言10.1电话礼仪3．清晰电话中的语言，发音要标准，吐词要清晰，语速要适中。4．情感在电话里，交谈对方看不到彼此表情，但是听得到带着微笑的声音。带有微笑的声音是非常甜美动听的，也是极具感染力的。10.1.1电话中的语言10.1电话礼仪1．时间选择包括选择打电话的时间和电话交谈所持续的时间长短。电话交谈所持续的时间以3～5分钟为宜。2．做好准备打电话前要考虑好通话的大致内容。电话机旁应备有常用

3、的电话号码表和作电话记录的笔和纸。10.1.2打电话的礼仪10.1电话礼仪3．自报家门自报家门是必需的，这是对对方的尊重。直接将你的身份告诉对方，向对方提供选择或拒绝与你通话的权利。4．拨错号码如果电话号码拨错了，应向对方表示歉意。10.1.2打电话的礼仪10.1电话礼仪5．请人接听拜托对方请其他人来听电话，语气要诚恳，态度要友好。对方告知“××不在”时，切不可“咔嗒”挂断电话。如要留言，最好是用礼貌的方式请求对方转告。10.1.2打电话的礼仪10.1电话礼仪6．通话中断在通话时，若电话中途中断，按礼节应由打电话者再次拨打。7．结束通话一般以拨打电

4、话一方先结束谈话。10.1.2打电话的礼仪10.1电话礼仪1．适时接听电话最好在铃声响三声之内接起。在家里接听电话，也应尽快接听，这是对对方的尊重，也是一个人的基本礼貌。2．规范问候在工作场合接听电话时，首先应问候，然后自报家门。在家里接听电话要让对方感到亲切友好。10.1.3接电话的礼仪10.1电话礼仪3．认真倾听接电话时要认真倾听对方的电话内容。4．热情代转如对方请某某听电话，应礼貌地对对方说“请稍候！”如找不到听电话的人，也可以自动提供转告之类的帮助。10.1.3接电话的礼仪10.1电话礼仪5．做好记录对方如果要求电话记录，你应马上拿过纸和笔

5、进行记录。通话完毕，写上记录时间及何人所记，及时交给有关人员。6．接错拨电话最好每一个电话都讲究礼貌，保持良好的接听态度。如对方道歉，要回复说：“没关系。”10.1.3接电话的礼仪10.1电话礼仪7．善于听辨在办公室工作的人员，应该有意识地训练自己的听辨能力。8．礼貌挂断通话完毕后不要仓促地直接挂断电话。挂电话时应小心轻放，声音不要太响。10.1.3接电话的礼仪10.1电话礼仪10.2.1传真简介10.2.2发传真10.2.3接传真10.2传真礼仪10.2.4使用传真注意事项10.2.1传真简介10.2传真礼仪传真，又叫做传真电报。通过传真机，发送

6、或是接收文件、资料、图表等的一种现代化通信联络方式。传真操作简便，传送速度快。1．完整发传真时，应注明本公司的名称、发送人姓名、发送时间以及联络电话。应为对方写明收传真人的姓名、所在公司、部门等信息。2．清晰发送传真时应尽量使用清晰的原件。10.2.2发传真10.2传真礼仪3．保密公共传真机保密性不高。涉及比较隐私和秘密的事，最好不用传真机传达。4．发送传真机有手动和自动两种方式。10.2.2发传真10.2传真礼仪5．询问发传真前，可先打电话询问对方现在是否方便接收。传真自动接收后，发送方应尽快与收件人联系，确认其是否收到传真。6．中断如需中断传真

7、，可告知对方说：“对不起，传真机突然卡住了“。10.2.2发传真10.2传真礼仪收到他人的传真后，应在第一时间内告知对方。如对方不能准确说出要发送传真给哪个部门和个人，不能粗暴地拒收传真。有些特殊的商务传真是不可以让他人看见的。10.2.3接传真10.2传真礼仪1．合法在使用自备的传真设备时，须认真履行使用的手续，否则即为非法之举。安装、使用的传真设备，必须配有电信部门正式颁发的批文和进网许可证。10.2.4使用传真注意事项10.2传真礼仪2．得法在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。传真设备应当安排专人负责。传真机尽量不要同办公电话采用

8、同一条线路。10.2.4使用传真注意事项10.2传真礼仪3．依礼使用传真时必须处处不失礼数。发送传真时不可缺少问候语与致谢