秘书工作电话PPT课件

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1、第二章秘书工作秘书工作是以为领导决策和领导工作运转服务为宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领导者担当参谋和助手的业务活动。综合辅助性服务和管理是秘书工作的本质特征。第一节电话事务一、电话基本技巧（一）要有愉快的工作心情（二）态度认真，声音清晰明朗（三）重要的第一声（四）注意自己的语言（五）认真清楚地记录二、接电话礼仪（一）迅速准确的接听最好在三声之内接听。“您好！××公司”。（二）对方拨错号码，礼貌告知对方。（三）对方认错了人，应马上告之。（四）倘若被找的人外出——（五）了解来电话的目的，如自己无法处理，认真记录，不致误事。（六）代接电话时，当场记录并复述

2、。然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁。（七）自己不能处理的电话，坦白告诉对方，马上将话筒交给能够处理的人，并先把对方所谈内容简要转告接收人。（八）一般应由打电话的一方提出结束电话，彼此礼貌道别，恭候对方放下电话后再挂电话。如果对方占用时间过长，不得不让其“适可而止”时，要提醒得委婉、含蓄。三、打电话时应注意的方面充分利用电话，采取主动：1.会面前积极电话联系；2.迟到、请假由自己打电话；3.外出办事，随时与单位联系；4.外出办事应告知去处及电话；5.延误拜访时间应事先与对方联络；6.用传真机传送文件后，以电话联络确认。（一）斟酌方式要考虑电话能否解决问题，是

3、否有必要以电话讨论这些问题。（二）理清思路，妥善组织通话内容可以在脑海中设想一下，有时候应该开列电话提纲。特别重要的事项，最好事先把有关资料（如报告文本）传过去。（三）斟酌通话时机，做好记录准备（四）立即表明自己的身份。比如说：“你好！我是某某公司的某某某。请问某先生在吗？”（五）要确认对方正是要通话的对象。然后称呼对方的名字或职位，以便让对方了解到你知道其名字，缩小你们的距离感。（六）拨错了号要道歉。（七）确定对方是否具有合适的通话时间。可以在开始讲话时向对方问一下：“您现在接电话方便吗？”“您现在忙吗？”“您现在有时间同我谈话吗？”“这个时候给您打电话

4、合适吗？”“您能抽出点儿时间听听我的话吗？”如果对方说“现在不行”，则不宜坚持。“请问我什么时候再和你通电话比较合适呢？”等等。如果不得不在对方不方便的时候去打搅，应当先致歉并说明原因。（八）要让对方知道通话时是否另有别人在听。（九）表明自己打电话的目的。一般应在开始时扼要说明通话目的和存在的问题，提出可供选择的方案，指出双方的分歧所在，最后稍加归纳，解决问题。（十）给对方足够的时间作出反应。通话时，每部分之间稍作停顿，使对方能及时作出反应。（十一）对提纲上所列要点应讲完一条勾掉一条，以避免分心或遗漏。随时设想对方下一步要问的问题，作出合适反应。（十二）适

5、时结束通话，不要占用对方过多时间。（十三）结束通话时，要把刚才谈过的问题适当总结一下。（十四）如果想留言请对方回电，切记要留下自己的电话号码。（十五）最后环节应说几句客气话：“很高兴和你交谈”，“谢谢您打来电话”。以便显得热情些。放话筒的动作要轻，否则对方会以为你在摔电话。话筒没放稳前，千万不可对刚才的交谈妄加评论。