合同档案管理实施细则（试行）.doc

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1、合同档案管理实施细则1目的为加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整性、准确性、系统性，便于利用，实现合同档案管理工作标准化、规范化和科学化，根据公司《档案管理制度》等有关规定，结合公司实际情况，特制定本实施细则。2范围适用于全公司范围内文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。3职责3.1总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司合同档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。3.2发生合同的各部门负责人：对本部门合同档案的收集、整理、保管、移交工作负责，对本单位

2、的合同档案工作进行监督、检查、指导和考核。3.3发生合同的各部门档案管理人员：负责合同档案收集、整理档案资料按要求对合同档案进行移交；对本单位合同档案完整性、归档质量负责。要求合同签订后3个工作日内原件移交给总经办档案室，并随附合同会签审批单、附件、说明等（如有）。4术语定义4.1收集：指档案接收及征集档案的活动。4.2归档：指办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案保存的过程。4.3整理：指按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。4.4编目：指按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。4.5案卷：

3、由互有联系文件按相同类目（二级、三级类目）组合成的档案宗卷。（详见案卷目录）4.6案卷目录：指以全宗为单位登记案卷，按二级类目进行分类的，按类目次序编排而成的一种档案台账目录。4.7卷内文件目录：指案卷内合同档案按排列次序的表格，排列在相同类目卷内文件之前。4.8备考表：卷内合同状况的记录单，排列在卷内合同文件之后。4.9编件号：是合同归档在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份合同编一个件号。在合同档案中，为卷内目录的序号。5细则内容5.1总则5.1.1合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同、销售类客户

4、档案合同）。5.2归档主体、范围及保管期限受控文件请在规定范围内使用45.2.1归档主体：合同档案按全宗收集归档。5.2.2归档范围：合同档案归档范围包括：合同（包括附表）；合同会签审批表（须从OA内打印）；合同订立与履行过程中的所有书面材料。详见《档案归档范围及分类编号表》。5.2.3保管期限：合同类档案保管期限分别为：永久、30年、10年。5.3收集5.3.1经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附表由职能部门合同经办人交付公司档案管理员及时归

5、档；各相关部门及人员可留复印件留档。5.3.2合同档案在档案形成后3个工作日内移交档案室归档。5.4整理档案的整理工作是按照一定的原则建立档案实体的管理次序。按二、三、四级类目，装订、分类、排列、编号、编目和装盒上架八个环节进行。5.4.1装订：以“件”为单位进行装订。①一般以一份合同文件为一件。②归档文件属永久保存的，拆除金属钉，须用线在文件的左侧装订，属30年、10年的可不再用线装订，可用不朽钢钉装订。装订方法应尽量不破坏档案原貌。③凡文件尺寸大于A4纸张规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪；破损的，要按A4纸张规格另加纸进行裱糊。（注：小于A4的不加

6、边）④归档的文件应为原件。确因故无法找到原件的，在用副本或复印件代替时，应附有证明作用的文件材料。复印件一般不归档，公文传递过程中重要的传真件、复印件，如无原件，可进行归档。5.4.2分类按照合同档案的二级类目、三级类目、四级类目依次划分。5.4.3排列对同一类四级类目下的合同文件按时间顺序进行排列，排列顺序应相对固定。5.4.4编号按照合同档案的二级类目、三级类目、四级类目依次排列后编写流水号受控文件请在规定范围内使用45.4.6编目合同档案档号：全宗号－一级类目号·二级类目·三级类目·四级类目号－案卷号01-G·X·XX-XX-XXXX案卷号（1～9

7、999）四级类目号（01、02、03、04、05、06）三级类目（例：房建·信华城一期、房建·安置房及酒店）二级类目号（1管理类，2房建类，3酒店类，4市政类）一级类目号（G）全宗号（01）一级类目号：G（合同类）二级类目号：1管理类，2房建类，3酒店类，4市政类三级类目号：1管理类分为：1资产类，2融资类，3其他类2房建类，3酒店类，4市政类：按照工程项目的编号，详见附表8.8《项目编号对照表》四级类目号：01土地类，02前期类，03施工类，04采购类，05环境，06营销类案卷号：同一四级类目合同档案，归类后同一类目的归档案卷从1开始编写流水号5.4.

8、6.2指编制案卷内文件目录，即合同档案案卷内文件目录（具体格式见《合同档案卷内文