浅析EPC总承包模式下业主的档案管理.pdf

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1、浅析EPC总承包模式下业主的档案管理胡常英熊艳燕(四川美姑河水电开发有限公司成都610072)摘要：随着水电工程建设项目国际化进程的推进，我国水电开发逐步推行EPC总承包模式，此模式下的档案管理工作成为档案管理的一项新课题。文章结合柳洪电站EPC总承包档案管理的实践，对业主如何开展档案管理工作进行了分析、探讨，提出了EPC总承包模式下档案管理的有效措施。关键词：EPC总承包；业主；档案管理EPc(Engineering、PrOcurement、Construction)总承包是指，建设单位(即业主)提出工程项目的使用要求，将建设工程发包给总承包单位(即总包方)

2、，由总承包单位负责整个建设工程的设计、采购、施工安装和试运行服务全过程，并对所承包的建设工程的质量、安全、工期、造价等全面负责，最终向建设单位提交一个符合合同约定、满足使用功能、具备使用条件、并经竣工验收合格的建设工程承包模式——“交钥匙”工程。EPC总承包模式档案管理，贯穿工程项目建设始终。项目档案管理工作，与工程竣工验收、移交有着直接关系，是一项不容忽视的重要工作。2003年EPc总承包模式开始在全国范围内全面推广。柳洪水电站，作为美姑河水电规划“一库五级”方案的首个开发的水电站，公司根据自身的实际情况，项目建设选择了EPC总承包模式。笔者作为柳洪水电站业

3、主方档案管理人员全程参与了该工程项目，随着档案专项验收工作的开展，对EPC总承包模式下业主档案管理工作提出几点粗浅看法，以供大家交流。1EPc模式档案管理的特点EPc总承包项目的实施，使业主单位档案管理工作发生了巨大变化。传统模式下的档案管理，由业主单位负责汇总、检查、审核各分包商收集、积累的项目档案，并及时验收单位工程的项目档案；同时还要负责收集、整理自身形成的项目档案。EPc总承包模式下，原来由建设单位负责的对分包商档案的管理工作，全部由总承包方来负责，业主需督促总承包方对分包商的档案管理工作进行检查和指导，最后由总承包方将验收合格的、完整的项目档案移交给

4、业主单位。EPc模式使业主从各分包单位繁杂的、具体的档案管理工作中解放出来，从“一对多分包”负责转变为“一对一总包”督促的档案管理。这就有利于业主对整体项目档案的收集、整理的宏观把握。同时，总承包方拥有雄厚的技术力量和管理能力，熟悉整个工程建设的总体情况，以及各个工程节点的具体建设情况，有利于收集、整理项目档案。随着业主与总承包方相互职能与责任关系的转变，业主在等待“接档案钥匙”的过程中，容易产生“等、靠”的依赖心理，缺乏必要的过程控制；同时，项目档案的利用者为业主，而非负责整理项目档案的总承包方，加之，业主与总承包方在项目建设过程中信息沟通不及时，总承包方不

5、能准确掌握业主对项目档案的利用需求情况，因此总承包方在项目档案管理过程中，难以从利用的角度上去满足实际的档案需求。业主只有在“接钥匙”时，才可能知道档案这把钥匙运转是否正常。Z3D第一篇综合管理2EPc模式档案管理的要求2．1基本要求必须以遵守国家档案相关法律、法规为前提，以保证档案的准确性与完整性为原则，以档案管理部门的规范要求为依据，可根据工程建设的具体情况，制定相应的档案管理实施办法，科学、规范地开展项目档案管理工作，创建优质档案。2．2领导重视，统一管理领导要高度重视档案管理工作，将档案管理工作纳入企业日常管理，确定档案管理主管领导及主管部门，设专人管

6、理。建立标准规范的档案室，形成以专职档案管理人员为中心，各部门兼职档案管理人员分工负责的档案管理网络。2．3落实责任，专业到位按照EPC总承包机构设置和分工，总承包方应明确自身与各分包方的档案管理职责范围。总承包方配备专业档案管理人员，既要对项目建设过程中自身形成的档案文件进行收集、整理，同时还需要对分包方的档案管理工作进行监督和指导，及时将分包方档案验收归档，在通过档案管理部门的专项验收后移交业主。2．4坚持项目档案工作与工程建设同步开展在工程建设的同时，注意收集、保管相关资料，建立档案管理要素，从而做到文件材料形成与项目进度同步，相应阶段文件材料形成与项目

7、阶段性验收同步，竣工档案资料验收与项目总体验收同步。3EPc模式档案管理的探索3．1容易出现的问题3．1．1资料欠准确由于对档案管理工作的重要性认识不足，建设过程只重视施工进度，不重视档案资料的收集，易造成资料的收集与施工进度不同步，出现记录不齐全、技术数据不准确等现象。在项目建设过程中，设计变更、施工变更手续不完善，变更执行程序不规范，易导致竣工图误差、失实，从而造成竣工图与工程实际不相符。3．1．2资料散失在档案整编过程中，部分的机电设备资料出现缺失，如工业电视系统、继电保护信息管理系统等资料。发生资料缺失的原因主要有档案管理人员未参加开箱验收造成资料的遗

8、失，安装调试资料使用后未及时归还等情况