ACCESS课件_第6章-报表.ppt

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1、第六章报表本章主要内容报表的作用报表的建立方法报表向导的使用报表设计视图的使用报表的外观设计报表控件的使用子报表的创建报表的输出6.1认识报表报表是专门为打印而设计的特殊窗体，Access使用报表来实现打印格式数据功能，其可以将数据库中的表、查询的结果进行组合形成报表，还可以在报表中进行多级汇总、统计比较等。6.1.1报表用途报表用于按照用户的规格显示或打印设定格式且组织好的所含信息，它提供了用户自定义的数据视图，为查看和打印信息提供了最佳的方式。优点报表不仅可以执行简单的数据浏览和打印功能，还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。可以制成各种丰富的格式，

2、从而使用户的报表更易于阅读和理解。可以使用剪贴画、图片或者扫描图像来美化报表的外观。通过页眉和页脚，可以在每页的顶部和底部打印标识信息。可以利用图表和图形来帮助说明数据的含义。6.1.2报表结构Access2007报表中，报表有3种视图：报表视图布局视图设计视图报表视图：提供了查看报表数据的非常清晰的方式，但不提供任何操作数据的功能。如果想要对报表进行布局编辑操作，需要切换到另两种视图方式。布局视图：同样提供了数据的显示功能，并且能够对报表的布局进行一些操作，如调整报表的列宽、添加分组级别或修改报表上的文字等。因而用户可以在修改报表的同时看到数据。设计视图：

3、是对报表进行设计和修改的主要“场所”，提供了报表结构的更详细视图，通过对各部分的设置可以完成对报表的操作。报表页眉：以大的字体将该报表的标题放在报表顶端。只有报表的第1页才出现报表页眉内容。报表页眉的作用是作封面或信封等。使用报表页眉可以放置通常可能出现在封面上的信息，如徽标、标题或日期。报表页眉打印在页面页眉之前。如果在报表页眉中放置一个计算控件，则计算的值是针对整个报表的。页面页眉：打印在每一页的顶部。使用页面页眉可以在每一页上重复报表标题。主体：用于处理每一条记录，其中的每个值都要被打印。主体节是构成报表主要部分的控件所在的位置。页面页脚：打印在每一页

4、的结尾。使用页面页脚可以打印页码或每一页的特定信息。报表页脚：在报表结尾打印。使用报表页脚可以打印针对整个报表的报表汇总或其他汇总信息在“格式”选项卡的“分组和汇总”组中单击“分组和排序”命令，在工作区即会出现“分组、排序和汇总”组页脚。组页眉：打印在每个新记录组的开头。使用组页眉可以打印组名称。例如，在按产品分组的报表中，可以使用组页眉打印产品名称。如果将使用Sum求和函数的计算控件放在组页眉中，则总计是针对当前组的。组页脚：打印在每个记录组的结尾。使用组页脚可以打印组的汇总信息。6.1.3报表的种类Access2007中，报表分为3种类型：表格式报表、纵

5、栏式报表以及标签式报表。表格式报表：和简单窗体在形式上差不多，以行和列显示数据，不同之处在于报表可以把数据进行分组和汇总。纵栏式报表：一般以垂直的方式显示记录，因为它可以像窗体一样输出数据，所以又称为窗体式报表。标签式报表：是一种特殊的多列报表，可分组生成数据清单，制作数据标签。表格式报表纵栏式报表标签式报表6.2创建报表与窗体一样，Access提供多种方法来创建报表，包括使用简单报表、使用空报表、使用报表向导以及使用报表设计。此外，用户还可以创建标签报表、多列报表和子报表。报表可以查看一个或者多个表中的数据记录，创建报表时必须选择查询或表并把字段显示在报表

6、上。如果希望在多个表中访问数据，需要把报表与查询绑定在一起。6.2.1使用简单报表简单报表是创建报表最快捷的方式，所创建的报表会显示表或查询中的所有字段，而不提示任何信息。任务1（P156）：创建简单报表注意：创建报表6.2.2使用空报表空报表是没有与数据源绑定的报表，需要用户根据自己的需要手工选择数据源和字段。任务2（P157）：创建空报表并添加数据注意：创建报表6.2.3使用报表向导报表向导：是一种创建报表比较灵活和方便的方法，可以让用户选择报表的样式和布局，指定报表包含的字段和内容等。报表向导，需要选择在报表中出现的信息，并从多种格式中选择一种

7、格式以确定报表外观。与创建简单报表不同的是，用户可以用报表向导选择希望在报表中看到的指定字段，这些字段可来自多个表和查询，向导最终会按照用户选择的布局和格式建立报表。任务3（P158）：利用报表向导创建报表注意：创建报表设置报表按“性别”分组字符串操作：=“字符串（不变的）”&运算或字符串6.2.4使用报表的设计视图设计视图可以用来创建更完美的报表以满足用户对报表更高的要求，在设计视图中可以添加各种绑定或非绑定控件以及计算控件，以增强报表的功能。任务4（P159）：使用设计视图创建复杂的报表注意：创建报表6.2.5创建标签报表标签主要作用是可以把一张

8、大的打印纸切割成很多小部分。每一部分都各自打印出你所