业务外包内部控制探究

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1、业务外包内部控制探究社会分工的专业化和精细化使得业务外包的经营模式得以实施，越来越多的企业开始考虑将有限的资源集中于核心业务，而将那些不经常发生的，或是非核心竞争能力的业务委托外部企业去完成，以降低成本，提高效率。业务外包的运营管理模式已经在我国的企业管理中被广泛认同和接受，并深入到IT、电信、物流、金融、保险、会计和政府管理部门等多个领域。成功的业务外包受多种因素的影响。本文仅从内部控制的角度探讨如何加强业务外包风险的管控以实现企业战略目标。我国颁布的《企业内部控制应用指引第13号――业务外包》将业务外包定义为是指企业

2、利用专业化分工优势，将日常经营中的部分业务委托给本企业以外的专业服务机构或经济组织（以下简称承包方）完成的经营行为。特别需要指出的是，工程项目的外包不在此列。　　一、业务外包风险　　业务外包在给企业带来收益的同时也产生了风险。从业务外包活动的流程来看，主要包括制定业务外包实施方案、审核批准、选择承包方、签订业务外包合同、组织实施业务外包活动、业务外包过程管理、验收、会计控制等环节。每一个环节组织不当都会给企业带来风险，进而直接关系到其能否为企业带来预期的利润提升和战略目标的实现。　　（一）外包业务选择不当风险选择什么样的

3、业务进行外包，这是企业首要的决策。受制于知识能力和专业判断以及个人机会主义行为的影响，企业管理者有可能会将那些不适于外包的业务进行了外包，最终造成企业核心竞争力的缺失。　　（二）外包承包商选择不当风险外包承包商选择恰当与否直接关系到外包业务能否有效展开。尽管企业在选择承包商时都会对其进行全面的了解，但是双方的信息不对称始终是存在的，作为承包商而言会有意隐瞒自身的真实信息而达到自利的目的。　　（三）合同不完备风险签订合同是保证外包业务顺利展开的关键，它既是企业维护自身利益的基础也是明确承包商义务的前提。双方要按照合同规定的

4、范围、方式执行外包，同时根据合同的条款进行交付。对于外包活动而言，外包合同设定了承包商需要提供的服务标准，但由于外包中面临很多的不确定性，人们无法完全预测外包可能发生的种种情况，外包合同想要做到完备是不可能的。比如对承包方的违约责任界定不够清晰，将导致企业陷入合同纠纷和诉讼的风险。　　（四）业务外包过程管理风险企业与承包商之间的关系是通过签订协议而形成，因而企业不可能象了解自身那样全面细致地了解外包业务的运作全过程。当内部的业务或资源交由外部的外包服务商管理之后，外包企业无法对外包的内容进行直接控制，也得不到来自外包服务

5、商的服务人员的直接报告，加之有时合同中双方权利义务的界定不清等，都会造成外包业务管理运作的失败。　　（五）业务外包事后测评风险业务外包后能否按企业预期的一样对完成企业战略目标有所帮助其关键的一个环节就是对外包业务的事后结果进行测评，以便企业及时进行规划和调整避免产生更多的损失。对外包执行结果的测评涉及到企业与承包商双方，外包业务从作出外包决策到最终的执行涉及多个利益关系人，因而对外包商服务的评估工具和评估标准可能会存在争议，导致了企业与外包商之间关于服务性价比争议的产生，如果企业没有事先建立相对完善的监督评价机制，必然造

6、成评价失实的风险。　　二、业务外包的关键控制环节及常用控制措施　　《企业内部控制应用指引第13号――业务外包》第五条明确规定，企业应当建立和完善业务外包管理制度，规定业务外包的范围、方式、条件和实施等相关内容，明确相关部门和岗位的职责权限，强化业务外包全过程的监控，防范外包风险，充分发挥业务外包的优势。根据业务外包所面临的风险，需要从以下方面确定关键的控制环节和强化控制措施。　　（一）外包策略制定企业应当制定科学合理的业务外包策略，根据外部环境要求和中长期发展战略需要，合理确定业务外包内容，避免将核心业务外包。在外包策略

7、制定的过程中，通常可采取的控制措施包括如下几个方面：　　（1）建立和完善业务外包管理制度。建立业务外包的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理业务外包的不相容岗位相互分离、制约和监督。业务外包的不相容岗位（或职责）至少包括：业务外包的申请与审批；业务外包的审批与执行；外包合同协议的订立与审核；业务外包的执行与相关会计记录；付款的申请、审批与执行。建立业务外包的授权制度和审核批准制度，明确企业内部各单位、各部门授权范围、授权内容、授权期间和被授权人条件等。　　（2）恰当分析各类业务，选择适合的外包业务。根据各类

8、业务与核心主业的关联度、对外包业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理。企业应当指定相关职能部门编制外包项目计划书，具体阐述业务外包背景、外包内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息，经本部门负责人审核后，提交董事长、总经理审议。必要时，