关于创新档案管理工作的探讨

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1、关于创新档案管理工作的探讨摘要：随着我国经济社会的快速发展，档案工作有了很大的进步。档案工作的基础设施和条件得到了极大的改善，档案基础业务和档案信息资源建设得到加强；档案部门进一步适应了社会对档案信息的需求，社会服务功能不断拓宽，社会档案意识和档案法制意识逐步增强。但是档案工作还存在一些问题，如档案馆（室）收藏与管理上的矛盾、服务对象的局限性、服务项目的单一性、服务手段的滞后性等。关键词：档案管理；工作；创新一、当前档案管理工作的现状近年来，随着信息化的发展，档案管理工作遇到了前所未有的挑战，集中表现在以下

2、几个方面：（一）档案管理制度不健全7近几年，管理基层制定了一些档案管理制度，但是从档案管理工作的现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。一是档案收集制度不健全，使得档案缺乏完整的记录，丧失了部分利用价值，特别是在编写史志时影响很明显，资料缺失无法保持历史的连续性记载；二是因保管制度不健全、基础设施不完善等原因造成档案损毁和档案遗失现象屡屡发生，如广西南宁市某个单位档案室发生的白蚁事件，档案资料几乎遭到毁灭性的破坏；三是档案利用制度不健全，信息需求者和档案部门之间缺少交流平台，造成有的档案没有发挥其应有

3、的价值。这些都极大地影响了对档案的研究和利用。（二）信息化水平低随着计算机和网络技术的应用，档案的载体发生了巨大的变化，由原来单一的纸质载体发展为纸质、电子等多种载体共存的局面。然而通过调查发现，不少高校企业信息化水平依然很低，没有引进先进的档案管理软件，档案的检索依然主要依靠手工。此外，电子档案的利用率极其低下，严重制约了档案工作的发展。（三）档案管理人员素质不高一是缺乏专门的档案管理人才，不少单位的档案管理人员是兼职人员，缺乏档案管理的专业知识；二是对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作一件附属的工

4、作，缺乏积极性和主动性；三是计算机应用水平不高和实际操作能力低，不能适应现代化档案管理工作的要求。二、档案管理的创新措施（一）建立统一规范的档案管理技术标准7建立统一规范的档案管理技术标准，并完善相关的法律法规，能有效的对知识产权进行保护，极大的促进了档案管理工作的顺利进行。档案的标准化、规范化能很好的适应信息时代档案资料管理工作的需要。由于现阶段的档案包含范围越来越广泛、复杂，所以档案管理部门应按照国家规定的一系列标准，对档案的收集、整理、编制、检索及防霉防虫等基础工作，进行标准化、规范化、信息化管理，从

5、而为档案管理工作的开展奠定坚实的基础。（二）管理方式的创新7档案管理的最终目的是为了查找利用。档案馆（室）虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，人们仍然会感到馆藏资源的不足；同时，目前使用的档案管理软件也存在很大的局限性和滞后性。这些，都限制了档案的利用效果。所以，首先必须充实档案资料的收集内容，这是做好档案工作的基石。在提高馆藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化。同时，随着现代化设备、技术的广泛应用，

6、要求档案管理的方式必须与时俱进地创新，最为突出的特点是档案实体和档案信息分离。传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，跟上现代化的步伐。进行档案实体和档案信息分离，使档案的信息与物质载体分离，才能实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象，脱离实体便于作深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输，最终提高档案的利用效果，更好地为

7、社会提供服务。（三）信息化服务创新随着信息化建设的不断加深，传统档案管理已经不再适应信息时代档案资料管理工作的需要，档案管理信息化已成必然趋势。信息化档案管理在内容、服务方式、创意方面都较过去传统的档案管理工作有着天差地别。信息化档案管理将给档案管理工作提供巨大的发展空间和创新空间。信息系统的低门槛和便捷，使得用户群越来越多，相对的信息服务的要求也越广。因此，档案管理人员必须对信息化档案管理有充分的了解，并正确的树立信息服务的理念。随着档案管理的信息化，在信息服务方式上也应不断创新，充分考虑用户对信息利用的

8、需求，从而在信息服务上增加新的理念和要求，为用户提供一个全面的满足其需求的信息利用平台，不仅能更好的满足用户的需求，突出用户的权益，提供信息服务效率，更能充分体现出信息服务的人性化、主动性及重要性。（四）服务方式的创新7档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，才能使档案事业与社会经济协调发展，使档案事业充满生机与活力，走上可持续发展的道路。档案服务创新，应当着重把握二个方面：一是档案服务内