上海市归档文件整理操作细则

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1、上海市档案局（通知）沪档〔2008〕143号关于印发《上海市归档文件整理操作细则》的通知各区、县档案局，市委、市人民政府各部、委、办、局档案部门，各市级机关、人民团体、企事业单位档案部门：根据中华人民共和国行业标准DA/T22－2000《归档文件整理规则》，结合本市机关、团体、企事业单位文书档案管理实际情况，我局编制了《上海市归档文件整理操作细则》，现印发给你们，请遵照执行。在执行过程中如有意见或建议请及时反馈我局业务指导处。上海市档案局2008年7月14日13上海市归档文件整理操作细则第一条为规范归档文件

2、整理，方便利用，体现“简化整理、深化检索”要求，适应档案信息化和现代化管理需要，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）规定，结合本市文书档案管理实际，制定本细则。第二条本细则适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。第三条基本术语解释本细则所称归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。本细则所称归档文件整理，是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。本细则所称件，是指因某一事由而直接形

3、成的单份文件的计量单位，它的形成是自然的、它的形式是单个独立成册的，它的效用是独立可用的。它是文件归档时的基本保管单位。归档时，每份文件为一件：（一）请示与批复、来文和复文原则上各为一件。（二）会议记录和会议纪要原则上各为一件。（三）文件的正文与历次修改稿，各为一件。（四）一次会议形成的会议通知、与会名单、会议议程、领导讲话、新闻报道稿等文件各为一件。（五）归档前已自然成本（册）的会议记录本、各种簿册（名册、图册等），按其固有的装订方式，每本（册）各为一件。13以下情况可以合为一件：（一）正文与定稿、原件与

4、复制件，由于内容一致，归档时为一件。（二）正文与附件、转发文与被转发文，是一份文件不可分割的组成部分，必须为一件。（三）式样相同、内容相关联的未装订成册的各种表、单（如每周安排、统计表、介绍信等），可以装订在一起作为一件。第四条整理原则：遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第五条质量要求（一）归档文件收集应齐全完整。本机关形成的文件是归档重点。各单位要按照国家档案局8号令要求，制定详细的归档范围和文书档案保管期限表。（二）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料、装具

5、等应符合档案保护要求。（三）整理归档文件时应去除易锈蚀的金属物，超大纸张应予折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件、热敏传真纸文件应予复制。第六条整理方法（一）装订：归档文件应按件装订。1、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，应放在文件的前面。132、装订方法：装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。件内页数较少的

6、推荐采用左上角“粘贴”或“不锈钢订书钉”装订，也可采用“一孔二线”或“二孔一线”的线装装订法。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；件内页数较多的推荐采用左侧“三孔一线”装订法。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。已成册不易拆封且未使用易锈蚀的金属物装订的，无须另行装订。短期保存的归档文件可不予重新装订。（二）分类：一般采用年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法,可以组合成多种复式分类。其中年度、保管期限是必选项，机构（问题）是选择项。在基层单位或小机关，每年形成的文件数量少，或者内部机构设置简单。推荐采用“

7、年度—保管期限”分类方法。全宗内的分类方案应保持相对稳定。实体分类时将文件按不同年度、不同保管期限、不同机构等进行相对集中，同一事由的文件尽量排在一起。1、按年度分类：以每年1月1日至12月31日为一个自然年度。学校以教学年度进行分类。（1）文件有多个时间特征一份文件包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。归档文件形成年度的确定方法：以文件签发日期（即落款日期）判断文件的所属年度。计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进等材料内容所指年度与文件形成年度不一致，统一按其形成年

8、度。例：2000年形成的《2001—132005年工作规划》，应归入2000年度；2004年制定、2005年生效的法律法规，应归入2004年。（2）跨年度形成的文件对请示与批复、转发件与被转发件、会议、案件等跨年度形成的文件，统一在办结年度归档。例：下级单位2005年12月写的请示，上级单位2006年1月收到，如将“请示与批复为一件”，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2006年。（3）几份文件为一件