应收账款管理制度

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（七）应收账款管理制度第一条赊销信用额度“授信”控制1、若客户不是即时付现,而是采用信用赊购的销售时，业务员应先查阅该客户的资料，过去是否有交易往来记录，信用状况怎样，并将有关资料报财务部。若为新客户，则由业务部门填妥客户资信调查表（包括客户登记卡、营业执照税务登记证、复印件、营业状况、财务状况、信用保证及抵押情况等），送信用评估组进行审核。2、信用评估组接到业务部门资料后，应配合业务部门再调查落实客户资料，然后根据搜集的资料进行整理分析，拟订客户授信额度及上限，最后报执行总裁和总裁审批。3、若经授信部门评估，认为该客户信用不佳，应及时与业务部联系，讨论是否接受此订单或合约。订单或合约则必须呈报执行总裁和总裁决定是否要求付现或提供保证和抵押担保。4、若接受担保或保证条款时，由业务部门跟踪初审客户设定担保或保证的各项手续（包括办妥经公证的抵押担保书或保证书，并经律师审核，同时在业务继续的前提下，该手续每年必须重新办理一次），然后将初审后的资料送授信部门再审核，若获通过则根据评估结果给予信用额度。若未通过则由授信部门决定是否再增加担保品或保证，或者要求款到付货。5、客户合约或订单金额在信用额度以内，则签约或接受此订单，并按约定条款发货。对于未办妥授信手续或超过授信总额的交易不得发货，必须经执行总裁和总裁特批后方能发货。6、签订合同或接受订单时，其金额不得超过授信额度，超过时必须由业务部门重新提供客户资料交由授信部门再审核其信用，决定是否增加额度。额度的任何变更仍须经由授信部门再次评估审定。7、与客户签约时，若累计的应收账款、应收票据及未兑现的其他银行票据（支票、汇票等）已超过原订授信额度时，应停止发货或超过额度部分以现金、不可撤消信用证方式支付，或按本控制办法第5和第6条的规定办理。 8、部门在接获退票通知，或得知某客户已停业、财务危机等信息时，应立刻调查核实，并通知仓库暂停发货，待证实无此事或确有此事而危机已解除后方能恢复正常发货。9、在交易进行中，授信部门应视情节需要，随时机动会同业务部门对可能有问题的客户进行状况调查，以决定拟采取的措施。第二条信用限额权责及实施办法1、目的：深入了解客户动态及发展，以期用适当的商品，以适当的数量和价格，在适当的时期做适当的销售，达到完全回收，确保账款安全为目的。2、方式：（1）每一交易客户或新客户均须完成信用调查表（附客户通知函），并经核定或核准信用限额后才准销售。（2）信用限额的核定均须按（客户信用调查表）所列项目，逐一详细调查及正确填写，并经有关人员核签送业务部核准才生效。（3）各项资料异动应及时修改，并作为调整（增加或减低）信用额度的依据。但应检附最近六个月（分户卡副本）凭核。（4）业务部经理及主办信用人须按权责逐一详细审核后才准签送。3、查表进行落实，正确填报及信用资料异动的及时权责：（1）职责业务代表应对每一交易客户的信用修正，并在权限及核定限额内依公司销售政策合理出货。业务部经理负责在核定权限内，对签报信用限额的客户及重要客户的动态亲自访问，审核资料的正确性，对超限销售客户及异常（账款）客户的对账处理及建议。主办信用人负责信用调查表会计资料（销售、账款、票据）的核签，限额以上客户的财务状况复查，分析异常（账款）客户资料的提供，定期与客户对账，管制客户的销售控制，经常主动提供各项分析资料供销售决定参考。公司领导负责信用限额内合理销售的控制及掌握地区内重要客户动态，运输、售价与信用限额的关系，确定合理销售数量及确保货款安全和票期的缩短。（2）核定权职称权责财务总监主管领导主办信用业务经理业务代表核定权限10万以上10万以下3万以上复查3万以下1万以下 超限核准权（各级核权限内之信用限额为限）不限定30%以下交易资料的提供和建议20%以下无注：凡超限销售者，须检附六个月的客户分户卡凭核，经各级核准权者签准后才可出货。（3）计算方式A.信用限额应大于（等于）应收票据加应收账款加本期销售额才准出货。B.超限销售在各级核定权限内的信用限额核准权范围内，合理正常销售额可进行核发。C.管制客户由各级信用限核定权人核定，并按管制条件实施。（1）权责区分A.各级最终核定（准）者，须对核定资料的正确性负责。职务负责事项业务代表信用调查表所有应填载资料，负责填载齐全及正确性，如没有或无法查出，应写“无”，绝不可空白。业务经理核定信用限额的正确性，异常客户处理，超限的核发。主办信用交易记录、复查报告（须信用复查部分）管制法、异常账款资料提供。主管副总核定权限的正确性，超限的核发。B.客户账款发生风险，导致回收困难之嫌时，应依倒账呈报程序时限及应注意事项于期限内（业务代表三天内，业务经理、主办信用四天内）自发生倒账之日起七天内填写倒账报告单，附分户卡副本，信用调查表报财务总监审核。C.信用限额范围内或超限经核发合理正常销售者，发生倒账时处置适宜，遵守时效，视情节减轻或免予处分，催讨有功者，另予适当奖励。若信用资料呈报或调查不实，致公司蒙受损失，各级失职人员另视情节核定赔偿。D.不合理销售或未经核准（如业务经理超越权限）自行销售致发生倒账时，须负全额赔偿责任，若处置适宜催讨努力有实绩可循，使公司减少损失，可减轻处分。E.未呈报客户信用调查表及超限未经核准，自行销售部分以无限额论，须负全额赔偿责任。所有倒账案发生时各级人员应即时检讨。 A.倒账发生时，应视其动机、处置、催讨、时效、成果及到任时间另酌情奖惩。B.离职或路线移交除业已发生之倒账外，原经手人的应收票据及超限部分，仍负连带赔偿及催讨责任，应收账款及移交中所达成之销售（合理正常或经签发者）由接交人负全部责任。注：本办法如有未尽事宜，将另行补充或修正。第三条开发票业务的内部控制1、必须在确认销售收入的同时开出发票。开立发票必须符合税务局发票管理的有关规定，增值税发票必须实行三专（专人领退、专人开票、专人保管）。2、发票必须依据发货单填开，开出发票的内容必须与发货内容相符合，并将发票号码记在发货单上。3、发票上的价格必须以合同签订的价格或核准的价目表为依据。所有发票应定期加出合计金额，并与应收账款、销货合计数进行核对。4、已开出并已记账的发票原则上不得作废，确须作废的发票必须在收回原发票时填写发票作废申请，并由客户签章，作废的理由仅限于下列情况：（1）发票内容开错。（2）发票所载数量与客户签收数量不符且超过合同规定的差异比例。（3）因故退货且我方还未记账。（4）符合国税部门规定的其他情况。5、原发票取回,若为当月开出发票,则直接订于存根联上加盖作废印章才可开出新发票。并于原出库单存根和作废发票上注明重新开立的发票号码。6、若为已申报增值税的发票，或原开立发票的发票联和抵扣联因故不能收回时，应与税务机关协调妥善处理税务事项。财务部门应在原发票联和抵扣联收到后，才将发票作废并重新开立正确的发票，同时将有关单据予以另卷保存，以便检查核对作废原因。第四条应收账款的内部控制1、应收账款是由于赊销而向购买方提供的付款信用，因此要严格按赊销信用额度授信控制制度的规定执行。 2、财务人员应根据发货单会计联、销售发票经复核核准后编制记账凭证，并过入客户相应的应收账款明细账。发货单经客户签收后交由财务人员按时收款。3、应收账款明细账余额应与客户未付已签收的发货单相符，财务部每月结一次账，并将“业务员——客户类别”的应收账款明细表提供给业务部，由业务部经理核对欠款客户签收联，看二者是否相符，不符应立即查明原因。4、财务人员收到客户款项，填写收款通知单（或收款收据），经出纳人员签收无误后交由会计人员冲账，销货明细表应与收款通知单相符。5、每月编制应收账款账龄分析表，并将超过信用期后尚未收现的，列表注明债务人、金额、时间及未收回原因并加以查明。6、财会部门每月核对应收账款明细账、总分类账、及有关凭证是否相符。每月定期向债务人函证应收账款余额予以对账确认。7、确定坏账准备的评估提列是否适当核足够，已确定的坏账是否已列损失。坏账冲销应收账款，须经授权主管核准，并作备查记录。8、因销货退回及折让所发生的应收账款减少，须经授权主管核准，并扣抵应收账款。