题目：嘉义市政府推动公文线上签核系统说明

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1、嘉義市政府公文線上簽核系統之探討研究單位：嘉義市政府企劃處資訊科研究人員：林惠川嘉義市政府企劃處98年度自行研究計畫-14-一、計畫緣起（一）公文是政府機關對內、對外，處理公務、溝通、表達意見最主要的工具及管道；檔案是政府機關依法執行公務過程中所產生的各項紀錄，它見證了時代的變遷與進展，是瞭解國家發展的重要資料，隨著資訊科技不斷的創新與成長，為提升政府的服務品質，政府的公文與檔案應密切結合，因檔案是政府資訊公開重要的一環，且檔案管理局於95年5月23日函頒線上簽核歸檔之公文，其本文、附件、各層級簽核者憑證公鑰、簽核意見、簽體、簽核時戳等

2、相關封裝處理規定；我國檔案管理工作配合時代潮流、科技發展，逐漸走向法制化、標準化與專業化。行政院於民國88年成立公文2000工作小組，推動公文電子化作業，主要是希望各機關運用公文電子交換的機制，將機關現有的電子公文系統串聯起來，提高機關行政效能。在追求速度和知識管理的數位時代，資料的迅速取得，並整合成可供參考的資訊，據以協助決策者的判斷，善用資料與檔案管理的工具，如何以合乎邏輯及方便存取的方法分類，以及合理化的文書流程管理系統，在在都是影響組織溝通和管理績效的關鍵，電腦和科技的進步一日千里，我們更需要熟習文書與檔案管理的原則與運用，才能

3、將資料及檔案數位化，才得以在資訊化社會裏以有效率的管理做為競爭的優勢，隨著資訊科技不斷創新與成長，資訊科技己廣泛地應用於各企業，並視為提升行政效率之有效利器之一，故本府於96年研擬規劃公文管理(含公文製作、流程管理、檔案管理、公文影像管理、電子佈告欄及線上簽核)資訊系統整合建置計畫，尋求提升管理效能，以便捷服務程序。（二）未來環境預測-14-為有效提昇行政效率，加強便民服務，落實電子化/網路化政府推動目標，自民國91年以來，乃積極推展公文處理電腦化作業，惟推展以來，由於資訊科技之進步、通訊網路之暢通、法規制度不斷精進及自動化要求程度之提

4、昇等因素，本府現有資訊系統功能及作法有必要加以提昇；又因本府公文管理系統與檔案影像管理之間尚未整合，資料無法共用，資源無法共享，於今電子化政府時代，實難以達到提昇行政效能及節省人力資源。有鑑於此，本府期望發展一套完整之公文資訊系統，建構自動化文書及訊息電子通路，以因應電子化政府所須面對之各項需求。二、問題評析舊有本府所使用之公文系統，在歷經資訊科技之進步、通訊網路之暢通、法規制度不斷精進及自動化要求程度之提昇等因素下，其資訊系統功能及作法有必要加以提昇；又因本府在電子公布欄、公文製作、影像管理、檔案管理方面尚未整合，資料無法共用，資源無

5、法共享，於今電子化政府時代，實難以達到提昇行政效能及節省人力資源。以上關於公文系統之問題，可分析如下：1.本府舊有公文系統資訊體系仍屬主從式架構(Client-Server)，維護的成本高昂，加上使用年限已久，對於後續公文法令增修及檔案管理的銜接上都存在著功能不足的情況。2.本府舊有之公文管理系統、公文製作系統、電子公布欄、檔案管理系統及影像管理系統並未有效整合，使用者需切換不同之操作介面，檔案管理跟前端公文管理的資料也未能做互相稽核的動作，檔案影像的調閱目前儘限於檔案人員才能查閱，也無法整合於前端公文管理系統的查詢介面並開放其他課室人

6、員使用，使效率大打折扣。3.舊有系統缺乏未來擴充為線上簽核的機制，限制了後續擴充性以及無紙化電子公文的發展與推動。-14-三、計畫目標（一）目標說明推動公文管理資訊化整合主要目的，在於強化政府機關對相關行政作業控管，同時減少傳統以人工方式處理而產生之人力、時間及成本的浪費。本計畫的主要目的有二：1.運用新一代網際網路開發平台建置公文管理資訊化整合的協同工作環境。2.完整架構本府公文相關應用系統的功能及建立共通之應用系統架構與平台。本計畫主體為規劃並建構完整公文管理系統整合應用體系，使本府公文數位內涵達成完全整合。（三）預期效益1.整合公

7、文製作、流程管理、線上簽核、檔案管理及影像調閱管理，達成辦公室自動化目標，有效提昇行政效能。2.進行公文線上即時追踪，可完全掌握公文處理現況、承辦過程、來文、發文內容等相關資訊，利於查詢管制，節省調卷時間。3.有效整合公文管理相關作業平台，有效減少不必要之維護成本。4.結合單一簽入系統加密驗証機制，提供使用者不受時空環境之限制，隨時可上線使用，處理重要公務不受限。5.增加公文線上簽核功能後，承辦人及主管相關簽辦公文可都可在電腦上作業，以逐步達成無紙化作業之目標。6.配合檔案管理局「機關檔案管理作業」計畫，將本府公文檔案作業方式，提昇為符

8、合「機關檔案管理作業手冊」規範，以建立公文檔案管理機制，增進機關檔案控管效率。7.符合公文影像數位化及電子媒體儲存規範，提供經授權之同仁線上調閱已歸檔之公文影像，縮短檔案調閱往返時間，減輕檔管人員工作負荷，