国立中兴大学电子公文线上签核系统功能扩充二代系统升级案...

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1、國立中興大學電子公文線上簽核系統功能擴充二代系統升級案公文系統進階實務課程說明主題(一)文稿編輯1、受文者子視窗相關操作2、公文參照模式的使用3、附件管理注意事項4、多稿陳核及分繕對照表使用5、視窗放大縮小建議6、自訂文稿顯示順序(稿件更名)7、保留簽署物件8、引用電子交換來文之原始資料說明主題二、文稿及公文流程1、稿件使用注意事項說明2、公文如何另存pdf檔(保存後續使用)3、如何設定預排流程4、會辦中途退回，承辦人處理方式5、會辦人退回時應適當說明意見6、會辦單位退會辦人之意見表示7、公文彙併辦方式及注意事項8、

2、Q&A時間受文者子視窗相關操作進入受文者子視窗：(1)開啟公文，在文稿編輯畫面中，翻至公文文稿最末頁(2)點選「簽核框」中間的「會辦單位」字樣，系統顯示「受文者編輯」子視窗受文者子視窗相關操作受文者子視窗操作方式介紹：(1)新增單筆受文者方式(2)新增多筆受文者方式(由於常用群組如「本校一、二級單位」包含「、」，故每個受文者間改以「；」隔開)(3)操作小技巧：☆正本、副本分批加入☆輸入單筆、多筆前，先切換好輸入方式☆插入一筆受文者在某筆受文者後☆快速移動受文者☆依正副本別排序☆查詢常用機關及群組☆匯出及匯入受文者清單

3、☆指定發文給電子交換機關的單位或個人☆批次檢核及批次修正☆受文者與整份文發文方式關聯性(1)使用時機：參考以前辦理過公文內容（不同公文）；參考長官簽核意見修訂文稿內容（同份公文）(2)切換顯示方式(3)如何查詢及調閱以前辦理過公文來參考公文參照模式的使用於文稿編輯文面上點「附件：」，再選「附件管理」；或是點文稿右方「附件管理」頁籤，均可叫出「附件管理」子視窗。附件管理注意事項附件管理注意事項(1)可加入的附件格式：常見的Office文件(doc,docx,xls,xlsx,pdf…),圖檔(jpg,Tif),可攜式文

4、件(PDF)等。加入不支援的附件格式時，系統會提示並拒絕加入。(2)轉為彩色附件：首次加入附件時，點選附件項目，可以在選單中，變更為彩色。(此選項產出的彩色簽核頁面檔案會較大，請慎用)(3)當附件超過10MB時，儲存後系統會自動勾選「上傳到附件下載區」，不需手動勾選。(4)加入附件或變更附件完成，按下「儲存」後，系統會將附件送至轉檔工作站轉出附件簽核頁面，可繼續編輯文稿，待附件頁簽上顯示頁數即完成轉出，才可儲存或傳送公文。因故無法完成附件轉出時，系統會提示原因，並可再次進入「附件管理」視窗，按下「儲存」重新轉出。多稿

5、陳核及分繕對照表使用(1)區分為單稿列印出不同內容文稿(對應個別受文者)、直接展開為多稿(個別受文者1份文稿)2種形式。推薦使用前者，後者可能因受文者太多而導致系統負擔。(2)以「^」設定欲取代內容的位置。(3)點選文稿右方頁籤，選取「多稿轉出」來設定分繕表。多稿陳核及分繕對照表使用(4)設定分繕表後，可儲存此分繕表內容(隨文儲存)、匯出/匯入CSV檔(單獨保存本表)、轉出(直接展開為多稿)。(5)與分繕列印(正副本行文單位保密)不同。(1)搭配您使用的瀏覽器縮放比例、桌面解析度設定，文稿顯示比例大小等不同情況，文稿

6、呈現文字可能會有模糊情形。(2)桌面解析度設定：設定為該顯示器最佳解析度，可以觀察桌面的圖示及文字來確認。(3)瀏覽器縮放比例：儘量設定在100%。(4)文稿顯示比例：如下圖，調整至公文內容文字顯示清晰為止。視窗放大縮小建議(1)由公文文號選單中，選「自訂文稿顯示順序」。(2)變更文稿順序：點選文稿項目，由選項中選「上移」或「下移」。(3)文稿更名：如欲改變稿件順序名稱，可點選文稿項目，由選項中選「更名」，並輸入新的稿序名稱。自訂文稿顯示順序(稿件更名)保留簽署物件(1)本選項於公文陳核或會辦後回到「待處理-主辦」、

7、「已辦畢-結案未歸檔」資料夾時提供。(2)應先勾選(或取消不勾選)「保留簽署物件」選項後，再進行內文編輯，才會發生效果。(需更動內文後翻頁、點其他頁籤再回到本頁，才可看見重新匯出結果)勾選保留：本項目勾選時，若公文內容因清稿、編輯等異動而重新匯出頁面時，公文簽核框中職名章及簽核意見會予以保留到新的文稿頁面。(3)不勾選保留：若承辦人要做清稿，公文簽核框中職名章及簽核意見不需保留，則先取消勾選「保留簽署物件」，再編修稿件。(1)當承辦人收到電子交換來文之公文時，開啟公文，於公文文號選單中，可看見「電子來文檔案明細」選項

8、，點選即可開啟來文檔案明細子視窗。(2)可取得來文Di、來文附件、及完整來文之PDF。(3)欲複製來文內文之文字時，點選開啟「公文內容文字檔」欄之txt檔，即可由其中複製內容文字，貼上稿件中使用。引用電子交換來文之原始資料(1)一般稿件欄位輸入的操作方式(2)特別輸入方式說明：☆開會通知單：開會時間設定、受文者設定(主持人/出席者/列席者)☆便