标准文档处理要点new

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1、公文格式标准要点摘录１、发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号一般可用二号字。２、发文字号发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。３、签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签

2、发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。４、正文标题及行文正文标题用小标宋简体，二号字，下空两行。正文用仿宋-GB2312字体，三号字，行距：固定值（22～25）。文中如有小标题可用3号小标宋体字（也可加粗突出显示）或黑体字。正文中序号的正确用法为：第一级：一、二、三、……（各点文字后不加标点）第二级：（一）（二）（三）……（不用顿号，文字后用句号或冒号）第三级：1．2．3．……（用齐线墨点，文字后用句号或冒号）第四级：（1）（2）（3）……（同第二级）第五层：①②③……5、国标GB／T9704—1999规定公文排版每页排2

3、2行，每行排28个字。“页面设置”—“文档网格”—“指定行网格和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行　个字符”设为28，“每页　行”设为22，“档数”用默认值1，“文字排列”选“横排”，“应用于”选“整篇文档”。以上设置完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽，出现选择性提示，点击“是（Y）”，保存所有更改设置，以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现，6、页边距：“上”为3.7厘米，“下”为3.5厘米，“左”为2.8厘米，“右”为2.6厘米，“装订线”为0厘米。7、成文日期的输入国标GB／T9704—1999规定“用汉字将年、月、日标全；‘零

4、’写为‘○’”。这里所说的“○”即不是键盘上的数字“0”，也不是英文字母“O”。“○”可通过下述方法输入：　　“插入”——“日期和时间”，打开“日期和时间”对话框，右边“语言（国家／地区）”选择框选“中文”，其中便有GB／T9704—1999所规定的日期表达式，选中后点击“确定”即可。公文格式标准详解　　机关公文的排版是有明确的规定的，不是随便输入就可以的。　　在公文缮制中，公文格式是由国家标准《国家行政机关公文格式》（GB／T9704—1999）来加以规范的，此标准对国家机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则有着详细的规定。在公文

5、缮制过程中，应如何从排版技术角度保证公文格式符合标准要求呢？以下是笔者在实践中总结的几点经验：　　1．硬件选择　　打印机最好选用激光打印机，激光打印机分辩率高，定位准确，打印效果好。普通针式打印机分辩率低，定位不准，即使设定正确，也难以打印出符合要求的、定位精确的公文。　　2．软件选择　　Office2000/2003是目前应用较广的办公自动化软件，功能比较强大。国产WPSOffice金山办公组合软件功能也很强大，亦可选用。本文以Office2000中Word2000为例进行公文排版设定。　　3．页面设置　　启动Word2000后，选择“文件”菜单中的“页面

6、设置”命令，打开“页面设置”对话框，可进行以下设置：　　（1）设定版心　　国标GB／T9704—1999要求公文用纸采用GB／T148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。　　设定：选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上”设定数值为3.7厘米，“下”设定数值为3.5厘米，“左”设定数值为2.8厘米，“右”设定数值为2.6厘米，

7、“装订线”设定数值为0厘米。按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。　　（2）设定页脚　　国标GB／T9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。”　　设定：打开“页面设置”对话框，选定“页边距”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。选定“版式”标签，“页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。　

8、　　（3）设定每页行数与每页字数　　国标GB／T97