苏州市《归档文件整理规则》实施细则

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1、苏州市《归档文件整理规则》实施细则档发［2003］16号为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，结合我市机关、企事业单位文书档案工作的实际需要，特制定本实施细则。本细则适用于苏州市各级行政机关、社会团体、企、事业单位和其他社会组织。第一条归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第二条归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件，归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。文件

2、正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及网络环境下形成的文件，无定稿、无重要修改手迹、无领导批示的，将正文与发文稿纸为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。第三条整理原则遵循文件的形成规律，

3、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第四条归档文件的质量要求一、归档文件收集应齐全完整。二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件要复制。第五条整理方法一、装订归档文件应按件装订。631、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面。

4、文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。2、装订方法：根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结；较厚的文件可采用"三孔一线"的装订方法。已成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变。二、分类分类方法：机关采用"保管期限--年度--机构（问题）"的方法。原执行或参照执行企业档案分类规则的企、事业单位可采用"问题--年度--保管期限"的方法分类，"问题"一般分到一级类目，即党群类、行政类、生产技术类、经营管理类。全宗内的分类方案应保持相对稳定。三、排列

5、归档文件应在分类的基础上进行排列。1、不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。2、不同机构（或问题）的文件，按分类时机构序列（或问题间的顺序）排列。3、分类方案的最低一级类目（即机构或问题）中的文件，按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一年度、期限、机构(或问题)的所有文件的最后。该情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。四、编号归档

6、文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号。在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图A１）。1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。2、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○一年表示为"2001"，不能简化为"01"。3、室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从"１"开始逐件编号，不同类目不能混合编号。

7、4、保管期限：归档文件保管期限统一为"永久"、"长期"、"短期"标识。635、机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的"问题"可以填写原大类代号。6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。7、总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。五、编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行