徐州市《归档文件整理规则》实施细则

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1、徐州市《归档文件整理规则》实施细则1.范围本细则规定了归档文件整理的原则和方法。木细则适用于我市各级机关、团体和其他社会组织。2.定义本细则采用下列定义。2」归档文件立档单位在其职能活动屮形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使Z有序化的过程。2.3件归档文件的整理单位，-•般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件，定稿过厚不易装订的也可单独作为一件，重要文件须保留历次修改稿的，正本与历次稿可各为一件；正文与附件为

2、一件，如附件数量较多或者太厚，也可各为一件；正文与重要的文件处理单、签批条为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；來文与复文（包括请示与批复、报告与批示、函与复函等）HT以作为一件，也对以分别作为一件C3•整理原则遵循文件的形成规律，保持文件Z间的冇机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4.质量要求4」归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，对于制成材料、字迹材料不利于档案保管的文件应予复制。4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料

3、等应符合档案保护要求。5•整理方法5.1装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前，被转发文在后；來文与复文作为一件时，复文在前，來文在后。保管期限为永久或长期的归档文件，应将左、下侧对-齐，较厚的在左侧采用三孔一线的装订方法，较薄的使用缝纫机在文件的左侧轧边；保竹期限为短期的归档文件及装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可不再拆钉重装。5.2分类归档文件釆川年度——机构（问题）——保管期限的方法进行分类，机构（问题）可以根据文件材料的数量多少了以取舍。

4、同一全宗应保持分类方案的稳定。5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。一份文件有多个时间特征的，以文件签发口期（落款口期）为准；跨年度形成的文件统一在办结年度归档；儿份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件日期为准；文件没有标注日期的，需要考证出准确日期或近似日期。5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。523按机构（问题）分类将文件按其形成或承办机构（问题）分类。会议由儿个机构承办的，可选择一个主要的承办机构进行归档。5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目即“保管期限”内，按事由结合时

5、间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设宜全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号和馆编件号六项（见图A1,图屮并号栏内为选择项）。归档章用红色印油加盖，并使用符合档案保护要求的书写材料。541全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。542年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2001o5.4.3保管期限：归档文件保管期限的简称，如“永、长、短”。5.4.4件号：文件

6、的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“厂开始标注。馆编件号按进馆要求标注。5.4.5机构（问题）：作为分类方案类冃的机构（问题）名称或规范化简称。5.5编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。5.5.1归档文件应逐件编冃。来文与复文作为一件时，只对复文进行编冃。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、LI期、页数、备注等项目（见图A2）o5.5.1.1件号：填写室编件号。5.5.1

7、.2责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者，可使用全称或通用简称。联合发文时应将所有责任者照实抄录，过多时可适肖省略；未署责任者时，应尽量加以考证并填写。551.3文号：文件的发文字号。551.4题名：文件标题。文件有正副题名的，正题名不能反映文件内容时，应抄录副题名：文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容吋，可在正题名后抄录附件题名，外加“（）”号；没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“（）”号。5.5.1.5日期：文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如20010808o551

8、.6页数：每件归档文件的页数。文件屮有图文的页面为一页。5.5.1.7备注：注释文件需说明的情况。5.5.2归档文件冃录用纸幅面尺寸采用国际标准人4型（长＞＜宽为297minX210mm）o5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封血可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见图A3）o其小全宗名称即立档单位的名称，填写吋应使用全称或规范化简称。归档文