如何利用计算机辅助期刊排架

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1、如何利用计算机辅助期刊排架　　(河北外国语职业学院，河北秦皇岛066311)　　摘要：文章介绍了使用计算机的Excel和Word等程序对中外文印刷型期刊进行最科学、最简捷、最实用的综合排架，使读者在阅览室内能够用最短的时间、走最短的路程、以最快的速度和最小的误差将所需期刊取出来和放回原处，在具体工作中具有实用价值。　　关键词：计算机；印刷型期刊；期刊排架；开架阅览　　中图分类号：G255文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)15—0122—02　　随着科学技术的发展，连续出版物即期刊的载体形式呈现多样化，有网络版、电子版、印刷版、缩微制品等等，各种载体各有其优缺点。网络

2、版和电子版的期刊，必须借助计算机才能阅览，同时在视觉上不如印刷版的效果好，另外它也是动态的，到目前为止，电子和网络版期刊的长期保存问题还没有从根本上解决。缩微制品也要借助放大设备才能阅览。而纸制印刷型期刊具有内容丰富、实效性强、信息量大、携带方便，视觉效果好等特点，身受广大读者的喜爱，是图书馆馆藏中一种非常重要的信息资源。它同时又具有能长久保存的优势，故印刷型期刊在相当长的一段时间内还会继续存在。如何借助最新的信息技术，科学地管理印刷型期刊是当今期刊管理的一个重要课题。笔者就标准化、网络化条件下，如何利用计算机中的Excel和Word等程序对中外文印刷型期刊进行最科学、最简捷、最实用的综合排架

3、法谈一谈自己的做法，使读者能够在现刊阅览室内用最短的时间、走最短的路程、以最快的速度和最小的误差将所需期刊取出来和放回原处。　　1期刊的综合排架法　　期刊排架方法的科学性，决定了期刊管理的科学性。任何一个图书馆的期刊架上的众多期刊，都是按照一定顺序，便于查找的方法进行有次序排列的。其排列方法多样，最常用的方法有分类排架法、刊名排架法、固定排架法、代号排架法等等。河北外国语职业学院图书馆的现刊单装本是按照中图法分类、刊名、代号等几个与期刊信息相关的排架方法整和在一起综合考虑进行排架的。其分类是依据《中国图书馆分类法》第4版进行的。对于现刊来说，每种期刊的中图刊号是相对固定的。首先按照中图刊号

4、进行分类排架，依次按照刊名首字的顺序排架，再给每种期刊一个相对固定的代号。这种综合排架的方法既方便馆员管理，也便于读者从专业角度全面了解本专业最新的信息。这种排架方法一般不会造成混淆，而且排架标识简单，只有排架号的数字组成。对于过刊来说，读者往往要求在大量的期刊文献中准确快速的获取针对性的文献。所提供的信息都是关于期刊的刊名及卷、期、年的信息，从方便读者的角度考虑，过刊除了按上述综合排架法外，还应该按照期刊的卷、期、年等信息依次排架，才能使读者准确地、快速地从架上查到所需的期刊。　　2计算机辅助期刊的综合排架实例　　期刊的种类越多，这种综合排架法越显得简单实用。　　针对学院征订了大量的多

5、语种的外语类期刊的特点，首先要将所有的期刊按照中文、英文、朝鲜文、德文、法文、俄文等语种进行分类。　　以河北外国语职业学院XX年800多种中文印刷型期刊排架为例对借助计算机中Excel和Word等程序进行排架的具体操作步骤做一介绍：　　2.1分类　　2.1.1打开MicrosoftWindowsXX中(开始)菜单——(程序)——(MicrosoftExcel)建立Book1工作簿，在sheet1工作表中的A列依次输入该年度所定购的期刊名称，B列依次输入该年度所定购的期刊的邮发代号。　　2.1.2为了便于对期刊进行分类，可以先将期刊按刊名首字母进行排序。选中A列和B列，单击格式栏中的(数

6、据)下的(排序)选项弹出(排序)对话框，在(主要关键字)栏内选择(按列A),选中(递增)单选钮。单击(确定)即可。　　2.1.3按照《中图法》第四版对期刊进行分类。　　方法1：人工分类，确定该期刊的所属类别。特点是费时、费力、误差较大。　　方法2：查找该期刊封面上的国内刊号，确定该期刊的所属类别。如：《创新作文》的国内刊号为CN50-1080/G4，G4即为《创新作文》的所属类别。特点是需要在期刊到馆后才能进行，会推迟期刊上架的时间。　　方法3：登陆http://www.gotoread.com浏览网，在搜索栏内输入刊物名称后按回车键或单击(搜索)即可查找到该期刊的所属类别。如输入刊物名

7、称为“比较”即可查找到含“比较”两字的刊物名称的相关信息。在国内刊号一栏即可查找到该期刊的所属类别。托动右侧的滚动条可以进行更多查找特点是省时、省力、准确率高，并且可以在期刊订购之后和期刊到馆之前的间隙内就为即将到馆的期刊做好排架工作。　　2.1.4在C列依次输入该期刊的所属类别。　　2.1.5在第1行前插入1行，选中C列，单击格式栏中的(数据)——(筛选)——(自动筛选)选项,C1单元格的右侧