档案管理培训课件.ppt

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1、文书档案管理四川大学公共管理学院何玲◆档案与档案工作概述◆文书档案管理◆电子文件管理◆几种专门档案的管理第一部分：档案与档案工作概述◆档案概述◆档案工作概述◆从事档案工作应注意的几个问题一、档案概述1、档案的起源及演变（1）档案的起源档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。（2）档案的演变古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。（3）档案的名称商代：册周代：中秦汉：卷、案唐宋

2、：文案、案卷、簿书清代：杨宾《柳边纪略》“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”2、档案的定义及含义（1）定义档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。（2）含义档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。文件转化为档案有三个条件：办理完毕；有查考利用价值；按一定规律保存（履行了归档手

3、续）。档案的记录方式和载体——多种多样。档案的性质——原始记录性。（档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的）3、档案的基本价值（1）档案的凭证作用（2）档案的参考作用二、档案工作概述1、档案工作的内容八个业务环节：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用2、档案工作的性质服务性科学管理性政治性3、我国档案工作的基本原则(《中华人民共和国档案法》1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第22次会议通过，根据1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议《关于修改〈

4、中华人民共和国档案法〉的决定》修正)“统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。”◆统一领导、分级集中地管理国家全部档案——我国档案工作的组织原则和管理体制。◆维护档案的完整与安全——我国档案工作的基本要求。◆便于社会各方面的利用——我国档案工作的根本目的。4、档案工作机构◆各级各类档案室（内部机构）◆各级各类档案馆（文化事业机构）◆档案行政管理部门国家档案局：是国务院直属的掌管全国档案事务的最高职能机构。1954年经第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议批准成立

5、。◆文件中心（介于单位和档案馆之间的过渡性档案管理机构）◆档案寄存中心（由国家综合性档案馆设立）◆档案科研和教育机构◆档案宣传、出版机构档案室——基础档案馆——主体档案行政管理部门——组织指挥中心档案工作辅助机构——档案工作发展的条件三、从事档案工作应注意的几个问题1、档案与文件的关系问题（文件是档案的前身，档案是文件的归宿）2、反映基本职能活动的档案与其它档案的关系（突出前者）3、档案的“动”与“静”的关系（档案具有潜在价值）4、档案工作同资料、情报、图书工作的关系（一体化）5、档案室与档案馆的关系（积累

6、输送、无偿进馆）6、传统管理与现代化管理的关系（人员素质、电子文件、双套制）7、管理工作中人与物的关系第二部分：文书档案管理◆档案的收集◆档案的整理◆档案的鉴定◆档案的编研与利用◆档案的统计与保管第二部分：文书档案管理一、档案的收集1、机关内文件的归档——档案室收集工作的主要途径。归档制度主要内容：归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续。（1）归档范围国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》（1987）（已废止）《归档文件整理规则》(DA/T22—2000)国家档案局《机关文件材料归档范围和文

7、书档案保管期限规定》（2006.9.19）四川省档案局关于施行《归档文件整理规则》的几点意见川档发〔2001〕24号2001.4.9GB9705《文书档案案卷格式》DB51/T171-93《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。（2）归档时间：一般在次年上半年向档案部门移交。国家档案局《机关档案工作条例》（1983）（3）归档案卷的质量要求遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用

8、。（4）归档手续案卷目录的移交，交接双方签字。2、归档的组织工作：档案部门指导和协助文书部门作好归档工作。3、平时收集二、档案的整理1、整理工作的原则：档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。2、常用的档案分类法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法。◆年度——组织机构分类法（现行机关）；◆组织机构——年度（撤销机关和历史档案）；◆年度——问题分类法（现行机关）◆问题——年