档案管理制度 (2)

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1、档案管理制度拟稿：审核：批准：颁布日期：2012年9月14日一、目的为了确保公司档案的完整及安全，增强公司档案的实用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。二、适用范围适用于公司档案资料的管理。三、管理职能（一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置专门的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。（二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下：1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记；2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料；3、对收到的档案资料按规则整理、分类、立卷，分类规范存放；4、

2、妥善保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等保护工作；5、建立档案检索索引；6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料安全无损；7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室整洁有序；8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理；9、遵守保密制度。（三）各部门管理职责1、按本制度规定保管好本部门暂时保存的档案资料；2、及时将本部门经办或接收的应存档资料交档案室存档；3、妥善保管本部门借阅的档案资料，不得泄露、遗失和损坏。四、资料归档管理（一）归档资料范围1、各级政府和职能管理部门下发的各种文件、通知、会议纪要、批复、认定、政策法规信息、标准、信函、法律文

3、书、公示信息等资料；2、公司对各级政府和职能管理部门上报的各种申请、请示、报告、汇报、说明、申诉、申报等资料；3、公司与其他单位互相发送的联系函、告知函、介绍信、委托书、宣传资料、单位信息、证件、证明、回复等往来资料；4、公司内部形成的各种文件、通知、会议资料、决议、决定、意见、规划、计划、方案、报告、总结、简讯等；5、公司制订的各类管理制度、规定、办法、作业指导书、操作规程、安全规程、责任制、责任书、经济或管理协议、标准手册等内部管理资料；6、公司对外签订的各种合同、协议、意向书等资料；7、公司产品立项、设计、开发、工艺技术、产品说明、包装、建设、评审、验收等项目资料；8、公

4、司各类设备在设计、制作、安装、调试、技术改造、使用过程中形成的图纸、记录以及使用说明书等设备资料；9、公司各类基建工程勘探设计资料、图纸、报建资料、施工记录、验收记录等基建资料；10、生产、经营环节中的各类报表、台账、记录、报告单等资料；11、各类财务凭证、账薄、报表、台账、审计、统计结算、投融资、资本股权等资料；12、人员招聘、培训、调动、任免、考核、考勤、劳动合同、薪资等人事档案；13、公司取得的各种证书、证件、奖牌；14、公司订阅或以其他方式获得的各类报刊、期刊、文献、图书等资料以及参加外部会议或培训取得的相关资料；15、公司文化、产品对外宣传推广资料以及产品标签、标记、

5、说明书等资料；16、公司组织开展各类活动形成的相关资料；17、记录有公司相关信息的图片、照片、光盘、磁带、电子存储设备等资料；18、其他具有保存价值的资料。（二）归档资料收集1、结合公司具体情况，财务档案由财务部管理，超过十年的可转入档案室；人事档案由人事管理部门管理；生产管理类、经营管理类档案，在部门日常工作中产生的报表、台帐、记录等资料由部门管理；其他资料一律交由档案室统一管理，各部门应主动上交。2、凡是以公司名义对外的文字或图片资料,需要盖章的，经办部门均在公司办盖章时留一份公司办存档,由公司办印章管理人员在盖章时收集。以部门名义对外发生的资料,如属于立档资料,由部门印章

6、管理人员盖章时收集后及时交档案室；如资料还须发出后由对方完善相关手续(如签章)才能形成完整资料,则由印章管理人员在印章使用登记时说明,并于事后督促经办人完善后存档。3、各部门形成或接收的应存档资料,由部门负责人(或各线副总)负责督促存档；4、公司有偿取得的资料，在报账时由档案管理人员在报账单据上签“资料已存档”字样，方可报销。部门如需使用，可从档案室借出或复印。5、公司人员外出参会带回的资料,在报销差旅费前须交档案室存档，否则不予报账。报账单上需有档案管理人员的收文签字。6、在档案资料归档期，公司内部使用的各类应存档资料，由档案管理人员分别向各部门兼职档案人员收集应该归档的原始

7、资料，各主管部门兼职档案人员应积极配合和支持。（三）资料归档要求1、归档的文件资料必须齐全、完整、准确，符合形成规律，保持文件之间的有机联系，便于查找利用。2、归档的文件资料应为原件，因故无原件的，可用具有凭证作用的替代资料或复印件归档，文件资料归档后不得更改。3、非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；具有永久长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。4、归档的文件资料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。（四）