档案管理制度(2)

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1、档案管理制度第一章总则一、为了加强公司各部门档案管理工作，确保公司各类档案的齐全、完整、准确、安全，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项经营管理工作服务，结合公司实际情况，特制定本制度。二、公司档案管理是指公司各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、销毁等内容。三、公司各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、安全、保密等工作由各公司自行负责，各公司负责人应重视本公司文件资料的管理和文书立卷工作，配备人员负责此项工作。四、总公司办公室是各子公司的档案管理总机构，须配合各子公司制定子公司立卷类目，负责指导、督促、监督、检查各子公司的档案管理工

2、作。第二章归档范围一、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图标、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围：1.证件性文书资料：包括公司营业执照、税务登记证、组织机构代码证（卡）、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、企业和个人获得的各类荣誉证书和奖状、达标证书和证明等。2.法规性文件：包括上级部门颁发、需要企业执行的，或由公司发布的各种标准、规章制度等。3.公司重大决议：包括董事会、股东会、总经理办公会及有关特殊会议等形成的文件和会议材料、会议记录、会议纪要等。4.批示性文件：包括行政机关批文、公司各类命令、工作指示等。5.汇报性

3、文书资料：包括公司上报各主管部门的文件资料和相关统计报表，以及公司主要领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文字资料。以及公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿、样本。6.合同、凭证性文书材料：指公司在经营管理过程中形成的各种原始记录和凭证。如各类采买性批复、销售报表、各类合同或协议书、招投标资料和科研、技术引进、转让方面的材料等原始记录和文本。7.法律性文件：公司解决法律纠纷问题形成的文件材料。8.工程项目建设资料：包括各类基本建设、工程设计、施工图纸和竣工、维修方面的文件材料。9.办公用品管理资料：公司固定资产登记，财产、物资、档案等移交凭证

4、。10.声像制品资料：公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料，包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料。11.人事劳资资料：包括公司各类人事任命、人事调整、人事管理等相关资料。12.内部资料：公司及各子公司内部各种通知、通报、表彰、处罚、报告、申请、批复、批示等。13.计划性文件：包括公司总体战略发展规划或各专项实施计划，各部门年度、月度工作计划及计划指标、营销指标、财务指标等。14.总结性文件：包括公司和各部门的年度或半年工作总结，单项性工作总结。15.奖励及题赠性资料：包括各

5、行政上级部门颁发、评选的证书、奖状，以及各级领导和友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品，赠送的文书、证件等资料。第三章档案的立卷归档一、公司档案管理应严格按照本制度相关内容进行，其立卷归档范围为本办法第二章所涵盖的文件资料及其他对公司有重大意义的资料。二、涉及各子公司及部门需要频繁使用的各类档案，应以各子公司部门为单位，按第二章的相关规定分类并划定专门区域进行集中管理，不得混淆。三、立卷归档的时间及部门：1.凡行政机关的任何批文，均应在获得之日交总公司办公室归档；2.各类合同、协议，承办部门办理完有关手续，在合同印章加盖齐全的同时交总公司办公室归档；3.工程建设相关

6、资料在办完验收、交接手续后，交总公司办公室归档；4.各项招投标活动在招标结束，合同签订一周内，交总公司办公室归档；5.除上述资料，凡具有保存价值的各种文件资料，如报告、策划书等重要文件，均应在办理完毕后一周内归档；6.公司档案由办公室于每年三月统一立卷、归档。7.因特殊原因，需要部门保存的档案（如人事劳资资料、部分工程建设资料等），各子公司及各部门必须指定专人为档案管理员负责文档的管理，总公司档案管理员可不定时对下属子公司及各部门的档案进行抽查。四、立卷归档要求：一.各部门必须在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料归档；二.档案管理员应建立、健全档案管理制度，公司

7、及部门负责人对档案管理要足够重视。三.立卷时应编制好案卷目录，把文件的标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷主要内容表述出来，如有皱折、破损，应先整补，在填写目录时，注明保管期限；四.档案管理员应根据各公司各部门的业务范围及实际情况，对处理完毕或批存的文件材料按照档案分类及编号，并编制《归档文件目录表》分类、立卷、保管。对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密）。五.归档的文件材料必须完整、真实、准确，并应保持有效版本。子公司档案管理员每月末以电子档或纸质的形式将有效档案清单交总公司办公室档案管理员处备案。六.部门各