合并高校档案管理工作的思考

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1、合并高校档案管理工作的思考【】合并高校档案管理工作因种种原因管理比较混乱，严重阻碍了高校档案工作及其它工作的开展，文章分析了产生这种问题的原因，提出了解决办法，以期能对合并高校档案管理工作有所帮助。【关键词】合并高校档案管理中国高校档案工作自建国之初建立，至20世纪90年代，已基本形成一个以综合档案室为基础，档案馆为骨干的有中国特色的社会主义高校档案事业框架，其标志是：档案工作法制建设基本配套，业务标准、规范基本具备；档案实现了集中统一管理，并进行了有效的开发利用；档案工作X络健全，注重横向联合，协作发展。但随着高教管理体制改革的深化，合并办学形式大量产生，对高校档案工作，尤其是对合并高校的

2、档案管理带来一定的冲击。如何做好这些合并高校的档案工作便成为高校改革中的一个重要课题。一、合并高校档案管理中存在的问题及原因１并校期间文书立卷、归档的问题合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案人员高度的责任心作保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文件材料，由于并校前人心思动，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集带来了难度。责任心强的档案人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案人员则不闻不问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用废纸一并处理，致使一些珍贵的档案资

3、料丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是并校期间组织管理出现空白；二是部分档案人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于并校中的大事，档案工作顾及不上。２档案的集中管理问题按照规定，学校各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校校址不同，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水

4、平不同，人员素质不一，这些都成为并校后档案难以集中管理的重要因素。３档案X络建设问题高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案分管领导和档案人员随并校后岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案X络随之解体，新的档案X络建设因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与专职档案人员之间联系困难等因素，一时又难以建成。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。４档案排序、管理重新理顺问题合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的院校并建而成，由于原各校建立的时

5、间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一采用高校档案实体分类法。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或实行各职能部门分散管理；有的合并高校，原各校区档案部门或已配备档案管理软件，实行机检，有的则是档案分散于各职能部门，由兼职档案员手工管理；这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。

6、为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。二、合并高校档案管理应把握的几个问题合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全并校后的档案工作管理制度，合理配备档案管理人员，妥善制定档案工作目标。１强化档案意识，规范档案管理前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案分管领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识

7、到档案是党和国家的宝贵财富，是学校各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。２建立健全档案工作管理制度，依法治