[精品]对合并高校档案管理的思考.doc

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1、对合并高校档案管理的思考对合并高校档案管理的思考摘要：近几十年来，中国高校建设进程显著加快，国家本着科教兴邦的理念加大了对教育的政策性扶持。尤其针对高校教育，出台了一系列政策进行教育管理体系的内部改革，大规模的高校合并就是其中非常重耍的一部分。高校合并后，档案需统一保存和管理，档案保存系统的建立具有十分重要的意义，同时，档案收集和整理工作、档案管理过程中所面临的安全、档案的使用等问题都需要重新妥善安排。关键词：高校合并档案管理档案保存中图分类号：G27文献标识码：A文章编号:1673-9795(2014)05(a)-

2、0142-02高校合并的意义在于对高等教育的资源重组，借此通过各高校互补以达到1+1〉2的目的。高校的合并工作主耍从行政管理、专业教学和办学思路及校园文化等几个方面进行，在合并中涉及整个高校系统中的每个部门。在此，本文旨在对合并后的档案管理部门的情况和合并过程中所遇到的问题进行一下讨论。1关于高校合并档案保存系统建立的问题通常情况下，在档案采集之前成立一个安全可靠的档案管理保存系统是必须的。在现在的高校中，这种保存系统一般分为两类：一个是实体存在的储藏地，如档案馆、档案室等；另一个是以电子版保存的电子档案，这也是近年

3、来高校信息化改革的重点。几乎每个高校都有自己独具特色的档案管理体系，而在合并过程中因为各项工作不能有序进行，特别是对一些没有及时归档保存的文献资料进行整理，导致了这部分资料的保存和收集出现漏洞。因此，在进行高校合并之前，对于合并后的档案的保存，首先学校之间应该达到共识并找到最方便安全的解决办法，能够有一个完善的交接方案，最大限度的避免一些珍贵的档案资料因为合并而遭到损害。同时,在高校合并的过程中为了有效节省资源和人力，通常会保留各校原本的校区，这也是大部分高校合并时所采取的一个主耍形式。从整个合并后高校的档案保存管理

4、分析，由于高校档案人员的调整和岗位的变化，档案保存和管理工作也会因为校区分散、人员交接等问题而出现混乱，尤其是那些“各自为政”的档案管理体系，已经不能满足合并后新的档案管理工作。在这样的前提下，电子版的档案通过高校信息系统的建立就可以便捷的归入到高校档案合并屮，但是对于实体档案的存放和使用来说却是一个很严重的挑战。在高校合并的档案管理中,要保证合并后的学校整体档案管理的统一和各学院方便各自使用两方而的融合。这个问题虽然看起来有些难度，但是只要做出一个系统的具体的管理体系，这个看似庞大的工程就迎刃而解。比如可以采用在总

5、校建立一个档案管理机构的本部，在各个合并的高校或者校区分别建立其各自的档案管理分部，利用类似企业管理的方法，本部对全校档案统一管理；原各校的档案由各校区的档案管理分部分散存放。各分部在保证其原有档案机制的基础上，将档案的副本和档案的检索系统上交本部，这样既能做到分部档案使用的方便快捷，乂能让合并后的学校对档案整体有一个规范的管理。2合并高校档案后的档案收集和整理工作毫无疑问，高校合并前的档案收集工作是由各自安排进行的，但是合并后的高校必然要做到档案采集的统一，这是高校合并后进行档案管理的前提。而现实情况是，在进行档案

6、收集和整理的过程中发现，因为合并高校的各学院校区的具体情况不同，采集档案的时间会有些许差别，这就不能保证档案管理的完整性和整体性。因此，在统一采集的范围内也可让各校自行安排具体时间，但是值得注意的是，虽然合并前的各校档案釆集方式可能会有些不同，合并后即使采集的具体时间点允许各院校在统一规定的时间段内各自安排，但是具体釆集方式和内容必须做到和合并后的高校整体统一。这就需要在档案釆集之前,由上文提到的高校档案管理总部,对这一年的档案采集情况作出详尽的规划，也建议对各学院统一安排采集人员。在档案采集规划方面，一是要求档案管

7、理总部很据各院校的详细情况，规定好进行档案采集的吋间段，这个吋间段要符合总部和各分部的工作计划，并要求分部严格按照时间段完成采集，否则很容易造成总部工作的混乱。二是在关于档案釆集人员方面的分配上，必须统一安排一些经过专业培训的采集人员，在总部专人的陪同下到各分部完成采集，这样可以大大提高档案采集效率，避免不必要的工作重复和时间浪费。值得注意的是，合并后的高校档案管理工作量是庞大的，细致规范的采集工作可以有效的保证档案管理工作的有序进行，这是一项长期而艰巨的巨大工程，还需要一步步的进行探索和积累宝贵经验。档案采集后，还

8、需要进行整理，以方便后期进行查阅利用，为师牛:、学校以及社会提供更好的服务，真正发挥档案的作用。在档案整理过程中，必须要注重档案的归类，比如按吋间归类、按类别归类等等，同时还要对重要档案进行备份，以备不时之需。档案工作人员，要从思想上摆脱自己只是一个“管理员”的旧观点，档案后期的整理工作极其重要，尤其是对档案的再次加工工作，是一个繁琐、枯燥的过