office操作技巧

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1、如何实现工作表数据的行列互换（Level100）在工作表的制作过程中，有时需要将工作表数据的行和列进行互换，这样的操作可以借助工作表数据的复制、粘贴功能来实现，操作步骤如下：（1）选中工作表中的单元格区域，并执行【复制】命令。如图1所示。图1复制粘贴（2）执行【编辑】菜单中的【选择性粘贴】命令，打开“选择性粘贴”对话框，并选中“转置”复选框，如图2所示。图2选择性粘贴（3）单击【确定】按钮，就会发现可以将数据行列互换显示在工作表中了，如图3所示。图3数据转置如何去除页眉中的横线（Level200）在文档中加入页眉时，会在页眉的下面

2、出现一条横线。如下图所示：如果不想在页眉留下任何信息也无法自动去除此横线，这时可执行如下操作：（1）确认插入点位置于页眉。打开【视图】

3、【页眉和页脚】命令，如图1所示。图1打开页眉（2）执行菜单栏中的【格式】

4、【边框和底纹】命令，如图2所示。图2边框和底纹（3）打开“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡。在“设置”选项区域中选择“无”；在“应用于”下拉列表中，选择“段落”。如图3所示。图3“边框和底纹”对话框中的“边框”选项卡（4）单击【确定】按钮即可。如图4所示。图4页眉中的横线已被去除快速定位Word文档位置（Level100

5、）在修改或校对一个比较长的Word文档时，如何能够快速定位到上次编辑的位置呢？现在，按【Shift】+【F5】组合键，上次编辑到的位置就立即出现了。巧妙设定Word启动后的默认文件夹（Level200）Word应用程序启动后，使用【文件】菜单中的【打开】命令打开文件时，默认文件夹是“我的文档”文件夹；而保存一个Word文档时，默认的保存位置也是“我的文档”文件夹。怎样才能让Word应用程序自动识别自己的文件夹呢？在“文件位置”列表中选择“文档”选项，然后单击【修改】按钮打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉框中选择文件夹所在的

6、位置后，单击【确定】按钮。设置完成后，当您再次打开Word文档或保存Word文档时，在对话框中显示的就是您的工作目录了。如何去除绘图时出现的画布（Level100）在Word2003中使用自选图形工具画图时，总会出现一个“画布”。如果不希望看到它，该如何操作呢？执行菜单栏中的【工具】

7、【选项】命令，在“常规”选项卡，去除“插入‘自选图形’时自动创建画布”复选框的选择即可。如何在Excel中通过下拉列表填写数据（Level200）在制作Excel文档时，经常要在Excel中输入重复性很高的数据，例如输入相关的部门。要是能从下拉列表中

8、选择数据就比较方便，还不容易出错。（1）选中所需的单元格，执行【数据】菜单中的【有效性】命令。（2）在“数据有效性”对话框中的“设置”选项卡中，选择“序列”选项。（3）在“来源”文本框中输入下拉列表框中的内容，并用逗号进行分隔。（4）选中“提供下拉箭头”复选框。（5）设置完成后单击【确定】按钮。此时，设置好的下拉列表下图所示。如何在Outlook日历中显示双时区（Level100）在Outlook2003中，可以同时查看两个时区，例如中国和美国的时间，这对于跨国企业员工随时了解当地与异地的时间情况帮助很大。在Outlook日历左侧

9、的时间线上单击右键，选择【更改时区】命令，即可设置附加时区。选中“显示附加时区”，并分别在每个时区的标签中添加文字。单击【确定】，即可在日历中显示双时区。如果要将两个时区的左右位置交换，可在更改时区对话框中单击【交换时区】按钮。怎么样才能够让邮件在特定的时间发送出去呢？（Level200）如果您想撰写一封活动邀请函，需要在活动前几天再发送邮件，若您很忙没有时间做，就会忘记这件事。那怎么办呢？您可以在空闲时间预先写好邮件，在撰写邮件时，单击【选项】按钮，出现“邮件选项”对话框，即可设置“传递不早于”某个日期和时间。这样邮件会在指定时

10、间才发送出去。如果想将Excel文档中的部分内容以邮件形式发送，该怎么办呢？（Level100）如果不想将Excel文档中的全部内容发送给别人看到，可以只选择某部分区域作为邮件发送。1.在Excel文档中选择待发送的区域，并单击工具栏中的“电子邮件”按钮。2.填写收件人、主题、说明等信息，并单击工具栏中的【发送所选范围】按钮，即可将所选范围发送给收件人，未选中部分不会出现在邮件中。3.Excel文档中的部分内容被发送出去。如何在Outlook联系人中显示英文姓名索引呢？（Level200）Outlook中文版的联系人右侧有一排字母

11、索引按钮A-Z，单击某个字母，即可跳转到以该字母汉语拼音顺序开头的联系人位置。如果联系人中同时有中文姓名和英文姓名，可以再添加一个英文姓名索引。在字母索引的最下方单击一个不易被注意的小按钮（如图中鼠标指针所示位置），选择“西语”，即可添加一排小写字