浅析档案计算机管理工作

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1、浅析档案计算机管理工作一、档案计算机管理的内涵档案计算机管理的定义:档案计算机管理指的是档案管理人员以计算机硬盘、软盘、磁盘和光盘等为载体进行文字材料的存储。其管理形式主要有:电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。档案管理工作就是用科学的方法对档案进行管理,而使用计算机进行档案管理则是科学管理档案的一种重要的体现。伴随着国内经济的快速发展和社会的逐渐进步,各种资源都在不断的进行交换和流动,于是档案的数量也在直线的上升,对于档案的使用也更频繁,传统的档案管理方式已经无法满足社会需求。现在是信息化时代,网络信息技术在各个领域中的使用

2、也是更加的普遍。档案信息管理的信息化和现代化已经成为社会发展中的必然趋势。二、档案计算机管理工作中存在的问题1、档案计算机管理对档案本质属性的影响原始记录性使档案的本质属性,而这种档案原始记录主要是表现在档案的内容上和档案的形式上。以前的存档都是需要当事人亲笔签名或者是当事人的亲笔手稿,都是档案原始记录的体现,有一定的真实性,具有法律效力。但是,在档案计算机管理过程中,电子文件从起稿到文件修改、印发都是由计算机操作,这种模式虽然便于修改和复制、打印等,有一定的方便性,但是这却使档案原始记录性的特征不复存在。这就引发了一些争论,如何确

3、定是否原始记录可否作为凭证,是否具有法律效应等,这些都是计算机管理中遇到问题,也是我们急需解决的问题。2、技术人才的缺乏档案计算机管理是一种相对特殊的管理业务,其管理人员不仅需要有先进的管理技能、丰富的档案管理知识,又要对计算机知识有所了解,还要有比较高的文化素养以及相应的文化水平。在目前,档案管理工作相对枯燥,许多人不愿意报考,即使是档案管理方面的高等人才也不愿意留在档案管理部门工作。而计算机专业方面的毕业生更不愿意进档案管理部门工作,这对于档案计算机管理工作的进程和水平造成了严重的影响。3、硬件设备的经济投入不足从总体看,经济的

4、发展和单位的自身条件是计算机无法大规模应用到档案计算机管理之中的关键因素。因为档案管理部门直接产生的经济效益非常有限,而在当前的市场条件下,人们往往只会注重眼前的经济利益,所以忽视了档案计算机管理工作的重要性,从而导致了对于档案计算机管理方面的经济投入严重不足。三、对于档案计算机管理工作存在问题的改进在档案计算机管理实现的过程中,会有很多的困难与挑战,但只要一直研究、探索、创新,必然能加快这一进程,提高其档案计算机管理工作的质量。1、建设并实施电子文件档案管理工程档案实施计算机管理系统后,需要我们做好对档案的归档工作,做好电子文件的

5、技术处理工作,建设并实施好相互间的管理协调及配套。这就要要求我们的档案管理人员深入到工作领域,切实去熟悉了解电子文件信息的重新排列和组合的来龙去脉,需要我们熟记将已归档的电子文件必须改为“只读性”的文件模式,这样就对识别和保护电子文件的原始结构有很好的作用,保证了档案的本质属性--原始记录性。2、及时更新观念与管理模式档案是人们社会活动的必然产物,随着人类文明的发展,其载体也在慢慢的发生改变,所以,有人称档案是人类历史发展的真实记录者,不但概括了档案所提供原生信息的价值,而且还包括了档案本身自有的物质形态。在科学技术飞速发展的今天,

6、现有的档案信息管理模式已经无法满足当前社会档案信息管理的需要,只有变更档案管理的模式才能跟上时代的步伐。3、提升管理人员综合素质优秀的人员素质对一个工作的发展起重要作用。档案计算机管理就要求档案管理工作人员提高自身档案工作的质量,所以工作人员要适应计算机技术的不断更新和档案事业的发展,必须积极搞好知识的学习、补充、消化等工作,促进档案工作人员队伍素质的强化。4、加强访问权限的管理档案信息管理系统一定要明确分出管理和应用的操作界面,制定不同权限访问者存取信息的权限策略。这是系统安全的一个重要基础。信息系统在为访问者服务的同时,也要记录

7、用户的一切使用记录,将其称之为日志。日志对于各种不良行为都会进行相关的记录,是档案信息管理的安全保障之一。5、广泛吸纳人才档案管理工作是一项非常重要的工作,要面对社会吸纳高素质人才,同时还要对档案管理人员进行技术培训,使他们能够运用现代化的技术工作,提升他们管理档案的能力。作为新时期的档案计算机管理人员应该注意时刻提高自己的专业能力、素质水平,能够充分的使用现代化技术进行档案管理工作。事实表明,只有同时精通计算机操作与档案管理的人才,才能在档案计算机管理工作的过程中占据主动,发挥积极的作用。结束语档案计算机管理工作的实现可以大幅度的

8、提升档案管理工作效率,提高其效能,使原来繁重的档案管理工作得到有效的缓解。同时加大和国际档案计算机管理的接轨与有效联系,让档案计算机管理工作可以更加有效的进行,对社会主义现代化建设能有更好的服务,使社会经济的发展和繁荣得到有效的促进。