对学校档案信息化建设的思考

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1、对学校档案信息化建设的思考摘要：本文论述了学校实行档案信息化的必要性，通过对学校档案信息化现状分析，提出了对学校档案信息化建设的设想与展望。1、制定档案公开范围进行划控处理。2、进行数字档案馆建设规划。3、建设专业特色档案以及多媒体档案库。4、对档案工作者进行培训，增加全员的档案意识。最后指出学校档案馆将成为数字化校园的信息中心。关键词：档案信息化；数字化校园1学校档案信息化的必要性过去的遗产是带给未来收获的种子。学校档案亦如此。学校档案在出具学历证明、解决财务纠纷、职称评定、各级各类评估及创建等

2、方面起着不可替代的作用。学校档案是学校历史的真实记录，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶，是知识和信息储备的一种形式。档案信息化是通过运用现代信息技术实现档案信息资源的规范管理和有效共享、开发与利用。简言之就是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。在传统的以档案实体为重心的档案管理模式下，档案没有备份，同时由于档案需反复查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。档案管理信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化，不仅对档案原件实现了有效保护，

3、而且更实现了即时查询。改变了过去“原始保管，手工检索，上门利用”的落后局面，极大的减轻了工作人员的负担，也方便了用户。档案信息价值实现的主要形式就是档案信息资源的开发利用。档案信息资源开发利用是指档案馆室根据特定利用者的需求或社会需求，将馆室藏的静态档案信息通过查找、筛选、加工、编辑等手段变为动态信息，通过一定渠道传播给利用者并被利用者接受的过程。而档案信息化建设就是档案信息资源幵发利用的有效途径。档案信息化建设的根本目的就是要实现档案信息资源的社会共享。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代，在

4、公众对信息知情权的诉求日益强烈的今天，档案信息化是学校档案管理发展的必然趋势。学校档案信息化是随着学校计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展而产生的，是学校电子政务的重要组成部份，也是计算机大量用于学校管理的必然结果。2学校档案信息化现状分析目前大多数学校的档案室都配备了现代化管理设备以及能基本满足学校档案管理规范要求的档案管理系统，并完成了文书档案、教学档案会计档案、学籍档案等各类学校档案的编目排序检索和打印输出等工作，基本达到对档案信息管理和利用要求。以我校为例，学校领导高度重视档案信息

5、化工作，特别是2006年中高职分离后，我校更加注重学校信息化的管理，我校于2007年采用了北京极限通科技有限公司的极限OA办公自动化系统。2009年开始使用量子伟业单机版PDE档案管理系统。并对永久、长期或30年期限的档案进行了全文扫描。2006年中高职分离以后，学校领导提出了以档案管理的规范带动教学管理的规范，以教学管理的规范带动教学质量的提升的总体理念，处室、专业部资料库按照江苏省职业学校管理规范要求进行编目分类，建设卓有成效，为综合档案室提供了大量的教育、教学过程材料和总结资料。2015年我

6、校开始使用量子伟业成熟的PDE_数字档案管理系统V7.2网络版本。一般认为中国档案信息化进程大致分为档案目录计算机辅助管理、电子文件与电子档案管理、广义数字档案馆这三个阶段。然而就目前而言，学校档案管理信息化建设的现状不容乐观，大多数学校处在第二阶段即电子文件与电子档案管理的起始阶段，普遍存在自身管理水平不高、教职工档案意识薄弱、档案信息化建设进程缓慢等问题。一是理论上有办公自动化系统的单位都应有电子文件管理系统。然而大部分学校有办公自动化系统却都没有电子文件管理系统。根据文件生命周期理论，文件从

7、形成、处理、交换、归档到利用或者销毁是一个完整的过程，在这个过程中，文件的形成是前端，处理、交换等活动是中端，归档或销毁是末端。具体地说就是重纸质文件的收集整理，轻电子文件的收集整理，致使许多有价值的电子文件丢失。资源建设是档案信息化建设的核心。上级有些文件没有纸质材料，或者并不直接发到学校或教育局，而是电子文件或者网上发布的，若不及时归档，就会遗失。我校从2007年开始设立资料库制度，各部门日常产生的文件及资料等都先归入资料库。但对于这些资料的电子文本却未要求上传，致使这些文本资料利用效率低下并

8、且经常被人翻乱。二是目前教育部门对各学校信息化没有统一战略规划。各学校基本上没有设立档案网站，使得档案信息管理系统与教学、学生、人事、科研部门的数据库的接轨无从谈起，同时各学校档案室各自为政，没有联网，缺乏协调，自给自足，没有形成资源共享。三是数据库建设滞后，数据库建库大多自建自用，规模小，水平差，数据利用率低，缺少多媒体数据库。在实现档案整理及数据输入方面，由于档案信息化要求高，时间紧，大部分学校在实现档案信息化的过程中特别是数字化加工部分都采用了委托加工，而在档案数据输入方面输