立足现实 深化认识

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1、立足现实深化认识高校档案是记述高等院校教育、科研与教学改革全过程的原始凭证材料。我国高等教育的迅速发展，学生人数激增，X络技术的普及，对高校档案管理工作提出了更高的要求。高效率高水平高效益管理高校档案，就应全面深入地认识高校档案的作用，发现存在的问题，在高校档案管理工作改革中有所创新，有所作为。　　一、高校档案管理产生的作用　　1、在教学改革中的作用。高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育

2、资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。　　2、在科学研究工作中的作用。高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力

3、要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动的广阔大道，都依赖于高校科技档案价值的全面、系统与深入发挥。　　二、高校档案管理工作存在的问题　　（一）基础设施有待完善，管理混乱　　由于有些高校工作人员对档案管理认识不同，看法片面，导致档案管理工作被忽视。例如：没有配套的设备，电脑不是现代化的电脑，更有甚者，有的电脑是别的院系用过了的旧电脑，经过设备科维修了的。档案工作平常也不是很紧张，忙的时候工作人员深夜都加班加点

4、，导致档案管理工作漏洞百出，经不起社会的检验。总之，高校档案工作技术和设备落后，又缺乏外在压力和内在的推力，档案管理处于乏力状态。　　（二）档案材料收集欠全面，诚信度不高　　目前有些高校的档案无非是学生档案，科研档案等，而这些档案主要是各院系上报而来，经过的环节多，流程杂，难免失真，而档案管理工作人员也不可能去跟踪调查，因此大多数档案材料的内容都是按照当事人的意志而收集，大大降低了参考的价值。　　（三）缺乏档案保护意识，没有真正发挥档案管理的作用　　档案保护是一项非常细致的工作，要定期检查，随时反省，防患于未然。而目前有些高校档案管理工作人员的工作比较被动，

5、没有按规章制度办事，缺乏档案保护意识，出问题了相互推托，界限不清。高校档案管理应真正为教学、科研及社会服务，而实际的作用却是大打折扣。　　三、高校档案管理的改革措施　　（一）档案人员的配备是做好档案工作的根本　　任何事情都是靠人去做的，高校档案事业的成败关键也在于人。目前，很多高校都在着手档案信息化建设，“高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备”。但高校在档案人员配备方面，普遍都存在问题。一方面，高校档案人员配备不足，一人兼数职，使得档案人员穷于应付档案基础业务工作，而开发利用档案信息资源的工作做得很不够。另一方面，高校档案人员整体水平的参

6、差不齐，特别是在知识结构、人才结构和能力结构方面存在严重问题，比如有的高校档案管理人员知识严重老化，特别是缺乏计算机知识和技能；有的高校把一些无档案知识的人员充实到档案队伍中，让他们去看摊守业或安度退休前的时光，等等。这些做法不但影响了档案工作的开展，甚至阻碍了档案信息化建设的进程。　　（二）经费投入是做好档案工作特别是实施高校档案信息化建设的保障，在高校各部门经费的使用和分配上，不能重此轻彼。　　很多高校在教学评估过程中，都加大了经费投入(包括在服务部门和行政部门)，增加或更新必要的设备，以改善办学环境和办公条件。但有些高校，对于设备的添置和更新只对教学部

7、门，对于档案部门很少关注，或者是以“资金有限，以后再说”为推脱，严重挫伤了档案工作人员的积极性。提高教学质量不光是教学部门的事，需要全员努力，“头痛医头，脚痛医脚”，不可能使学校各部门、各项工作更好地为教学服务并达到协调发展。高校档案工作信息化，有利于解决由于高校快速发展而日益增长的档案信息与有限保管条件之间的矛盾，有利于发挥高校档案服务的功能，因此必须在人力、财力上得到保证，得到领导的重视和支持。　　（三）切实加强档案X络化管理　　在高等院校档案管理部门制定档案X络化管理的规划时，既要实事求是，循序渐进，又要考虑到现有的人力、财力情况。无论在计算机软件与硬

8、件设备的购置，还是在人员配备、场馆设施安排等方面，都