浅谈电子会计档案管理

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1、浅谈电子会计档案管理郭淑华内蒙古气象局财务核算中心摘要：为了推动电子会计资料的网络传递和电子应用，做好电子会计档案管理势在必行。新颁布的《会计档案管理办法》，确定了电子会计档案的法律效力，规范和加强各部门电子会计档案管理，从收集完整、整理规范、移交真实、储存安全、管理科学等方而进行入手，确保电子会计档案真实性、完整性、可用性、安全性，使会计资料的获取、报销、入账、归档、保管等实现电子化管理。关键词：电子;会计;档氮管理;1电子会计档案的特点随着经济活动的领域越来越广泛，规模越来越大，会计档案在各行各业迅速生成。各级财务机构均成立会计核（结）算中心，形成的会计核算材料具有共性，实现会计

2、核（结）算方法、工作程序集中性、一致性，使产生的会计档案内容成分稳定。由于部门信息化水平和精细化管理的提高，网络传递、电子储存的广泛应用，大量会计资料由计算机自动生成，使电子会计档案具有广泛性、统一性、多样性、真实性、完整性、可用性、安全性等特点，同时电子会计档案还有数字化、虚拟化、电子化等特点。1.1档案信息数字化原来的会计材料一般是以纸质件生成，随着财务结算运转方式、运转量、运转管理等发生变化，国家财政部、国家档案局联合颁布第79号令《会计档案管理办法》，实行财务结算结束后整理立卷归档。现在实行会计电算化，会计信息由计算机自动生成电子数据，财务结算通过网络运行，形成电子会计档案。

3、会计档案除了纸质档案外，还包括电子资料和电子数据，电子会计档案以数字形式记录、传输、利用，呈现数字化、多样性。1.2档案存储虚拟化过去的会计档案是一件件看得见摸得着的纸质实物，文字清晰、表簿直观、数字具体；电子会计信息是以数字化的形态存在，存储于磁性介质或光盘，存放防磁化条件要求更高，在特定的软硬件环境中借助计算机等电子设备才能视读，处于虚拟状态，呈现虚拟化、无纸化。但是它的优点是占用存放空间小，存储容量大、携带方便，保存时间长，数据保存稳定，不易丢失，技术成熟等。1.3档案利用电子化电子会计档案的服务利用比纸质档案更加便捷高效，它具有异地査询、快速检索,反复重罝、多次拷贝，缩短信息

4、的加工时间，提高会计档案信息的时效性。拓宽了服务范围，提高了会计档案的服务效率。运用计算机操作，对大量数据统计进行分析，形成科学的会计档案资料，通过数据交换，资源共享，使会计档案管理呈现电子化、专业化，全而提高工作效率和工作质量。2电子会计档案的弊端2.12016年1月国家实行新的《会计档案管理办法》，肯定了电子会计档案的法律效力。目前，电子会计档案管理已明确，技术手段也较为成熟，但在电子会计档案管理中存在制度建设的完整性，技术环境的复杂性，软硬件环境设备的不稳定性等问题。2.2电子会计档案是依托磁盘、光盘介质存储的，受载体质量、载体存放环境、载体有效期等耐久性的影响，如果保存不当或

5、存储设备出现问题容易遭到破坏、丢失，数据资料就无法恢复。2.3不同的会计软件生成的电子会计数据格式不统一，给数据备份增加了难度，备份不及时、不完整，以后将很难从备份数据屮读取所需信息。有的会计软件兼容性差，如果对会计软件的性能了解不透，归档信息不全面，就会造成系统无法正确识别数据信息。2.4电子会计档案以数字化形式存储，电子数据高度密集，存储容量大，泄密风险大；电子会计资料易于修改，而II修改后不留痕迹等，安全保密存在挑战。3电子会计档案工作的重点3.1按照W家新颁布《会计档案管理办法》规定的要求，会计档案保管期限由原来的3年、5年、10年统一调整为10年，将原来保管期限为15年、2

6、5年的统一调整为30年。打印输出的书面形式会计档案用同样的方法进行分类整理，并编制档案顺序号。财务人员提前做好电子会计资料备份工作，包括系统设置文件、科目代码文件、本月账务文件、报表文件等及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表等，应视同会计资料按刀做两套盘备份,由会计档案保管人员分别放置在不同地方妥善保管，同时在备份介质上注明与之相对应的会计软件系统。3.2新《会计档案管理办法》规定，在磁盘、光盘介质资料耐久性留存问题尚未解决之前，电子会计档案与纸质档案实行双套制归档，长期并存。电子会计数据资料按照系统功能操作，建立电子会计档案收集目录，现金记帐凭证、银行记

7、账凭证、科A汇总表、账簿、会计报表及其他电子会计数据资料，会计核(结)算中心的财务人员按要求打印输出出纳复核，主管会计审核签字盖章。另外，还要整理归档财务软件、系统软件以及与软件系统相配套的计算机硬件系统的信息资料，这是电子会计档案的重要组成部分，属于电子会计档案中的软件档案。3.3加强科学管理和业务培训，组织财务人员准确理解和全面把握新颁布《会计档案管理办法》内容和要求，建立健全严格的管理制度，保证电子会计档案的安全性和可靠性。做到移交真实，储存安全，有