企业办公自动化浅谈

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1、企业办公自动化浅谈柳子昂（玉溪师范学院信息技术工程学院）摘要：办公自动化是近年随着计算机科学技术发展而提出来的新概念。利用虚拟现实技术模拟其关键设备的结构及操作过程.从而构建出一个仿真的理论教学演示环境，以便在缺乏硬件设备或硬件设备投入不足的情况下达到掌握办公自动化设备的另一种方式。关键词：办公自动化虚拟现实结构及操作0引言随着网络技术和软件技术，特别是internet/intranet的出现及其相关技术的迅速发展，带来了全球范围市场竞争的H益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能

2、否及时交流、获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈的市场竞争中取胜的关键，面对这样的形势，越来越多的企业打算或正在将计算机网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内实现信息共享、协同工作乃至科学的管理和决策，从而提高效率、增强企业的竞争力。1国内外办公自动化发展的趋势1.1传统办公模式传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理。这种模式无法实现信息的共享、交换、传递；无法实现单位、企业内部的协调；难以对非文木的如声频、视频、图形、扫描对象等多媒体信息、超文木信息进行有效的处理。

3、同时，传统的电子邮件没有对办公过程中的工作流提供良好的支持，难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施，更好的跟踪事务的处理过程。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效率。1.2办公自动化办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标志。1.3网络办公模式网络办公就是采用internet/intranet技术，基于工作流的概念，使企业内部人

4、员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可以实现群体协同工作。实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完成，并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。1.4办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的办公自动化己进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：①集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统冋社会公众信息系统的集成，组成了“无逢集成”的幵放式系统

5、。②智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。③多媒体化。包括对数字、文字、图象、声音和动画的综合处理。④运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。办公自动化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信总中,针对所需做出决策的课题，构造或选用决策数字模式，结合奋关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。2怎样实现办公自动化2.1实施办公自动化的原则在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：①实用性原则②先进性及成

6、熟性原则③可靠性原则④开放性及安全性原则⑤标准化原则⑥可扩充性原则⑦可维护性、可管理性原则⑧节约性原则。2.2实施办公自动化的环境人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师，设备维护人员等。现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、冇经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质是能操作计算机，要求达到：①具备计算机硬件、软件常识②熟练掌握一种汉字录入方法③了解计

7、算机上的目录和文件的基本概念④网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器⑤了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念⑥其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概念、数据备份等等，当然是多多益善。技术设备、计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、电话机、传真机、路由器、服务器、光盘机等等，这些设备也要维护、更新。各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如，计算机的操作系统、网络操作系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。2.3实施办

8、公自动化的步骤第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建