档案学概论复习资料

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1、档案一：档案的定义1.档案是由文件转化而来的各个机关，企业事业单位，社会组织和个人在工作活动和生活中，产生了大量的文件，为了日后工作活动和生活的查考，人们便把文件保存起来，转化为档案。文件转化为档案需要具备三个条件：a)办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；而文件的归档要区分对待：①.文件中的内容短期内可以办理完毕的，可等办理完毕后归档；②.文件中的内容需要长期办理的，只需将文件经过签收，传阅，研究，讨论和贯彻执行后，就算办理完毕并归档保存；③.不需要具体承办的文件，只要经过收发，登记，传阅等文书处理程序就算办理完毕并归

2、档保存。b)对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；办理完毕的文件不需全部归档的原因：①.工作和生活中产生的文件是大量的，若全部作为档案保存起来，档案馆和档案室将无法承担如此庞大的工作；②.保存档案的目的是为了日后的参考利用，若将没有价值的文件归档保存，会造成档案资源管理的浪费。c)按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。文件是人们在工作和生活中逐渐逐份累积起来的，文件之间的排列没有规律性，彼此孤立，不能完整反映事情的来龙去脉，因此，文件在归档前必须按照一定的规律归类整理。使其具有内在联系地排列起来

3、，这是档案优于文件的特点之一。2.档案是各种机构和个人在其特定的社会活动中形成的a)档案的形成者广泛：官方性质的有国家机关，国有企业事业单位等；半官方或非官方性质的有各种群众团体，私有企业等；个人。b)档案内容广泛：由于档案形成者分布在不同领域，部门和地区，因此形成的档案涉及政治，经济，军事，文化，教育，卫生，司法，外交等，既有中央机关形成的又有地方机关形成的档案，既有国家机关，企事业单位形成的又有群众团体和个人形成的。3.档案的类型是多种多样a)载体：骨甲，金石，竹木，缣帛，纸张，胶片，磁带，光盘等；a)记录方式：手写，雕刻，印刷，

4、摄影，录制等；b)文种：古代有诏，诰，题本，摺片；近代有令，布告，咨，呈；现代有计划，报告，会议记录，通知，通报，批复，指示等；c)文件内容：文书档案，科技档案，专门档案。专门档案又分人事档案，诉讼档案，艺术档案，会计档案，人口普查档案等；d)档案形成机关的级别：中央机关档案，省，市，县级机关档案。1.档案是人们社会活动的原始记录，这是档案的本质属性档案是人们在社会活动中无意识地形成的，是人们在处理日常事务中形成的副产品。不是为了保存而专门编写的，也不是为了某种目的而临时编写。因此档案具有很强的原始记录性和客观性，原始记录人们社会活动

5、的真实历史面貌。人们也把档案称为历史的真迹。原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。二.文件是怎样转化为档案的？文件转化为档案需要具备三个条件：a)办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案；b)对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来；c)按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。三.档案与图书，情报的区别原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。图书，情报虽然也都属于知识信息的范畴，记载着人类社会活动，但他们不是原始记录，他们是在档案这一原始记录的基础上加工编写

6、而成的，其原始性，真实性，可靠性不如档案。四.档案与文物有何异同同：都是人们在社会活动中产生的原始的历史记录，原始记录了人类的社会活动，是历史的真迹，具有原始性可靠性的特点；异：档案室一种信息资源，着重于文字符号，文物则着重于实物，包括有文字符号和无文字符号的实物。五.与其它信息相比，档案信息有何特点？1.档案是一种原始信息档案属于原始信息，也称原生性信息本源性信息，或“一次文献”，是人们对社会实践活动的最初的，最原始的记载。而图书，情报等信息是在这种原始信息的基础上加工处理而成的，称为经过处理的信息，或派生性信息，二次文献，三次文献

7、。2.档案室一种内向性信息。其在传播的时间，内容和范围受到一定限制。原因是：a)档案是机关组织或个人在特定的工作中形成的，具有保密性，在一定时间内只限在内部使用；b)档案多是单份文件，不能广泛传播，在空间上受限；c)档案是未经整理的素材，不便于读者阅读，理解，只能作为工作的查考，凭证之用。六.为何说档案是科学研究的可靠材料？一切科学都是研究事物发展客观规律的学问，这就必须占有大量反映客观事物发展的材料，其中包括档案。档案可从两方面为科学研究提供历史资料：一方面，专门进行科学实验所做的原始记录，可供现实的研究工作借鉴；另一方面，从一般的

8、生产活动中，日常生活中产生的资料也为科学研究提供了大量的经验和数据。不但自然科学如此，社会科学研究也离不开档案资料的利用。七.档案发挥作用的规律性1.档案作用的扩展率档案的作用可分为对其形成机关的作用和对整个社会的作用两