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1、如何编制入伙工作方案 入伙管理工作是物业管理公司第一次正式面向业主提供服务的重要工作,也是考验物业管理公司综合管理能力的重要指标之一,而对于跨区域的楼盘入伙,总公司的控制能力相对较弱,入伙工作的成败主要取决于入伙方案编制的水平高低。 随着物业管理服务工作朝着标准化管理的方向不断迈进的趋势,大多数物业管理公司都在认真研究物业管理的每一个工作环节的可控制性和可操作性,希望通过标准化的管理流程规范物业管理行为,减少服务工作的失误率,降低管理成本和业主投诉。故此,如何编写高水准的入伙方案无疑成为摆在物业管理公司面前的重要工作。 一、物业管理入伙方案编制的数据收
2、集 编写入伙方案之前,要进行相关数据的采集,通过收集相关数据和信息,并分析整理,才能根据不同的项目"量身定做"适合的入伙方案。数据采集工作主要包括以下内容: (一)向地产公司采集相关数据: 1、了解交房情况:这里主要涉及的数据和信息包括:交房时间与交房面积:因交房数据是由地产公司直接掌握,编写前切忌采集双方签署《前期物业管理服务合同》的数据,因地产公司往往会由于建筑工期等不可预测因素而改变交房时间,也会销售情况的变化造成交房面积发生变化。在编写前一定要与地产公司相关部门进行沟通,了解最新的交房数据。 2、收集地产公司相关部门及施工单位的分布情况:因
3、交房工作是需要很多部门涉及的工作,依靠物业管理公司是无法单独完成的,涉及的部门主要包括:地产公司的销售部门及工程管理部门、市政配套服务部门如供电供水供气等部门、各工地施工单位部门。 3、了解施工收尾工程进度:因入伙方案编制过程中涉及工程进度与物业公司接管工作的衔接,且往往留给物业公司接管验收的时间比较短暂,故根据收尾工程的不同,方案中应作好整体时间的安排。 4、了解施工质量和交房户型布局:工程施工质量的好坏直接影响接管验收工作的进度,也影响业主收楼的效果,物业公司要在交房前将接管验收工作中发现的问题及时提交施工单位进行整改是保证交房工作顺利进行的重要环节。
4、户型分布的掌握有利于提供及时有效的业主二次装修管理,物业管理人员在交房前应了解户型及房屋结构,便于指导业主二次装修工作。 5、收集购房业主的信息。 (二)向当地房地产行政主管部门采集相关数据: 1、了解当地的房地产法规: 2、了解当地的收费项目: (三)向当地同行采集相关数据: 1、了解当地业主的消费心理: 2、收集当地的人力资源情况及工资情况: 3、了解水、电、暖气、天然气、垃圾处理等生活配套情况; 二、入伙管理方案的编制 (一)编制项目概况 根据以上了解和收集的数据,整理出项目概况及交房概况,对项目交房进行总体评估,
5、以便物业管理人员对交房工作有一个整体的认识。主要包括以下内容: 1、项目基本情况 2、交房情况 3、需重点解决的问题 (二)编制入伙所需要的外部条件具备情况 根据相关法规规定,针对以下工作编写交房外部条件具备情况: 1、已通过竣工验收与接管验收情况说明。 2、工程遗留问题得到解决的情况说明。 3、工程资料移交情况说明4、业主档案资料移交情况说明 5、小区实现基本使用功能,满足日常生活所需情况说明 6、配套设施完善情况说明 7、物业公司依法经营手续准备情况说明 (三)编制组织机构设计与人员配置说明书 1入伙专项工作
6、人员调配 (四)商讨并编制入伙流程 与地产公司衔接并商讨业主入伙服务流程: 1、制订入伙流程图 2、编写《入伙通知书》、《业主公约》、《业主收楼证明》、《业主入伙登记表》、《楼宇验收记录表》、《前期物业管理服务协议》、《业主临时公约》、《交房流程表》、《消防安全责任书》、《业主入伙资料和物品领用清单》、《业主家庭情况登记表》 3、编写交房各责任部门的业务联系人及联络电话表 (五)编制员工招聘与培训计划 1、员工招聘计划:要具体列明招聘的时间、人数、任职条件及到岗时间,并注明招聘费用。 2、员工培训计划:入伙之前员工培训的主要内容包括
7、:物业管理理论知识培训、物业管理法规知识培训、物业管理实操培训(各岗位工作要求须掌握的技能知识,包括各部门的作业指导书)、职业道德培训、入伙、业主二次装修工作演练。 (六)编制前期开办费支出费用预算 根据《管理方案》及现场实际情况由项目经理进行市场调研后具体编制,应注明分批采购及完成时间的时间,报公司审批后执行。 1、公用品支出:主要包括,办公桌、椅;文件柜;培训白板;电话;电脑;电脑台、椅;打印机;饮水机;传真机;计算器;保险柜;过塑机;空调;日常办公用品及耗材;沙发茶几;钥匙柜等,并列明数量及采购预算。 2、安全管理用品支出:保安服装配件;迷彩
8、作训服;迷
