关于建设工程电子文件归档

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1、窗体顶端关于建设工程电子文件归档有关要求的通知各有关单位：根据建设部《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）和市建设局珠建建〔2008〕126号《关于推行建设工程电子文件归档的通知》精神，从2008年9月1日起，在全市房屋建筑新建项目中试推行建设电子文件归档。为此，对我市推行建设工程电子文件归档提出如下要求：一、    各单位职责（一）        建设单位职责1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确的要求。2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件

2、，并进行立卷归档。3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程电子文件的形成、积累和立卷归档工作。也可委托监理单位监督、检查工程电子文件的形成、积累和立卷归档工作。4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程电子档案。5、对建设工程电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性进行监督和鉴定，并保证电子档案和纸质档案在内容、格式、相关说明及描述上保持一致。6、对列入城建档案馆接收范围的工程,在按规定向城建档案馆移交一套完整的符合规定的工程竣工档案的同时移交一套与纸质档案完全一致的电子档案。7、采取措施保证电子文件在形成和处理过程中不被非正常

3、修改。8、出具整个工程的《电子档案质量保证书》。（二）勘察、设计、监理、施工单位职责1、将本单位形成的工程文件连同电子档案立卷后向建设单位移交2、对本单位形成的电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性负责，并保证电子档案和纸质档案在内容、格式、相关说明及描述上保持一致。3、建设项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并及时向建设单位移交。各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位共同承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。4、向建设单位出具本单位形成

4、的《电子档案质量保证书》。二、收集范围凡属城建档案馆收集范围的工程，在向城建档案馆移交纸质档案的同时移交一套与纸质档案完全相同的电子档案。内容包括：工程准备阶段文件、建筑工程场地资料、监理文件、施工综合管理文件、施工文件、竣工验收文件、竣工图、声像档案。三、工程电子文件的质量要求   1、 建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件，同一单位工程的电子文件应统一在同一文件下一起上报。一个工程项目由多个单位工程组成时，每个单位工程的电子文件应单独整理立卷，同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。2、电子文件的内容应与相对应的纸

5、质档案原件完全相同，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。3、电子文件应按照要求格式制作。目前认可的文件格式有：DOC、TXT、XLS、PDF、JPG、DWG、TIFF、GIF、JPEG等。其他格式形成的文件，均应转换成以上的格式。    4、凡能够提供电子文档的文件应移交电子文档，不能提供电子文档的文件应提供扫描件。5、电子档案在移交时，移交单位应向接收单位出具《电子档案质量保证书》。6、电子文件的载体或装具上应有封面和目录，封面的内容及格式应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（国标CJJ/T117-2007）中附录B、D的要求。7、同一工程的电子文

6、件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。8、 通用软件产生的电子文件，应注明其软件型号、名称、版本号、相关参数、说明资料等并拷贝字库。9、电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。10、电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜用为电子档案长期保存的载体。11、与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的控制信息（如电子签章信息等）必须与电子文件一同收集归档。12、应保证移交的载体的安全性。移交的载体应无病毒、无划痕。13、扫描件的质量要符合以下要求：（1）扫描模式可采用黑白二值

7、、灰度、彩色三种模式。一般文件、图纸，页面为黑白两色或蓝图，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式扫描，清晰度较差的采用灰度扫描。带有有色标记且必须保留其色彩的，如批文、证件、红线图、合同中的盖章页，地质报告中的盖章页、彩色照片等，应采用彩色模式扫描。（2）扫描的电子文件，分辨率应为200dpi，黑白扫描的灰度采用256灰阶。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。（3）扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。（4）采用彩色模式

8、扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白