万科物业-制度和档案的建立与管理

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1、---WORD格式--可编辑---制度和档案的建立与管理--WORD格式--可编辑------WORD格式--可编辑---1项目管理运作制度序号文件名称1安全管理员岗位管理程序2安防员巡逻管理办法3临时装修现场监控办法4高空作业管理办法5突发事件处理办法6出入口管理程序7停车场管理程序环境管理费1清洁绿化管理工作程序2地面打腊及污迹处理作业指导书3公共设施清洁作业指导书4办公场所清洁作业指导书5清洁设备操作保养作业指导书6洗手间清洁作业指导书7环境消杀作业指导书8收倒垃圾作业指导书9绿化养护作业指导书1

2、0割灌机操作作业指导书11剪草机操作作业指导书12清洁外包监控办法13绿化检查标准指导书14消杀外包监控作业指导书序号文件名称安全管理类8控制中心管理程序9消防管理程序10消防灭火作业指导书11消防设施使用作业指导书12安全管理员内部管理程序13安全管理监控程序－――设备管理1公用设施管理程序2供配电设备保养维修作业指导书3停送电管理作业指导书41千伏以下电力电缆保养作业指导书5防雷网检修及接地电阻测试作业指导书6各类泵保养维修作业指导书7给排水系统异常情况处理作业指导书8消防主机保养维修作业指导书9

3、电梯操作作业指导书10电梯保养维修作业指导书11小型空调器安装保养维修作业指导书12小型柜式中央空调保养维修作业指导书13闭路监控、安防系统维护保养作业指导书14楼宇自动控制系统维护保养作业指--WORD格式--可编辑------WORD格式--可编辑---导书15园林绿化改造工程管理程序15加工维修工具（设备）操作作业指导书16清洁绿化工作检查程序16升降台保养维修作业指导书2档案资料建立与管理科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。本公司自成

4、立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对科交中心的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。2.1需建立的档案、资料分类检索2.1.1需委托方提供的技术资料1)规划图2)竣工图3)总平面图4)单体建筑、结构、设备竣工图5)消防、附属工程及地下管网竣工图6)地质勘测报告7)开、竣工报告8)图纸会审记录9)工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）10)隐蔽工程验收签证11)沉降观察记录12)竣工验收证

5、明书13)钢材、水泥等主要材料的质量保证书14)新材料、构配件的鉴定合格证书15)水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书16)砂浆、混凝土试块试压报告17)供水的试压报告18)绿化工程竣工图纸及相关资料19)其他技术资料2.1.2物业服务中心需建立的资料1)物业资料--WORD格式--可编辑------WORD格式--可编辑---基本资料功能分区资料设备资料2)客户资料内部办公人员名册（可不提供）内部各部门分布资料3)日常管理资料保洁绿化管理记录绿化消杀记录保安管理记录日常巡查记录交接班记录值班记录物

6、资搬运放行记录紧急事件处理记录车辆管理记录夜间查岗记录闭路监控系统录相带车辆管理档案车辆详细资料停车场、地下车库使用公约车辆出入及停放记录临时装修管理档案（可视具体情况）装修通知书（附图纸）装修工程队安全责任书临时施工人员登记表施工单位营业执照复印件维修服务档案维修服务登记表维修服务回访记录设备管理档案各类公用设施保养维修记录各项机电设备保养维修及运行记录设备分承包方维修保养记录--WORD格式--可编辑------WORD格式--可编辑---设备检查记录文化活动档案各项活动计划及实施记录图片及录像新闻

7、媒介报道剪集物业使用人反馈意见及各项建议顾客意见调查、统计记录服务质量回访记录顾客投诉及处理记录员工管理档案员工个人详细资料员工业绩考核记录员工内务管理检查记录培训档案各项培训计划及实施记录培训结果考核及跟查记录军事训练及消防演习记录行政文件政府部门文件与甲方往来函件公司及集团公司文件物业服务中心规章制度、通知、通报等文件物业服务中心获得的荣誉2.2档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图：2.2.1档案资料收、发管理程序物业服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经过物业服务中心总经理或其指定负

8、责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。物业服务中心日常管理文件（如物业服务中心通知、通报等）按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收手续，并分卷立档。--WORD格式--可编辑------WORD格式--可编辑---2.2.2档案资料管理要求采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。电脑文件由专人按照规定设置子目