物业档案建立与管理

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1、管理处档案资料管理制度物业管理档案是指物业管理单位在物业管理活动中收集和产生的，为物业管理工作提供依据和参考的，各种应予归档保存的文字、图形、实物等文件材料。物业管理档案的内容物业管理档案管理内容包括建筑物档案、访客档案、管理工作档案。1、建筑物档案：做好建筑物原始档案材料、维护、改造施工记录材料；如竣工验收资料，房屋的单体竣工图，各类管线图、装修管理档案等。2、甲方员工档案：包括访客登记材料、甲方员工产权材料；3、管理运作档案：包括管理法规材料、管理及租赁合约材料、服务记录材料、治安情况记录材料、会

2、访记录材料等；如各类巡视记录、运行档案、满意度调杳记录、投拆与回访记录、园区文化活动、宣传记录、财务会计资料等。物业管理档案的建立物业管理档案是工程的重要资产；是历史的原始的真实记录；是物业管理服务的重要依据。建立物业档案，产物业管理单位实现物业规范化和现代化管理的手段，是捉高综合管理能力的基础。1、建立档案管理制度按照社会档案行政管理的要求和公司ISO体系文体标准，建立规范的档案管理制度。档案的管理制度是档案管理工作的准则和依据，物业档案管理制度主要有：对机构部门管理人员职责的规定；对管理工作程序的

3、规定；对档案相关责任部门的规定；对档案材料的移交、分类、著录、保管利用、鉴定的制度和标准；对违反制度的处罚规定等。根据档案资料初建的情况，拟首先制定如卜-制度：《物业档案管理制度》《档案查询利用制度》、《库房管理制度》《档案移交验收制度》、《档案内容及分类分密级标准》《档案文件借阅规定》2、确定档案的内容物业管理中档案管理具体管理内容涉及建筑物、甲方员工档案、管理动作、大厦志史档案。根据要求以下仅就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。①建筑物档案①建筑物原始档案建筑物原始档案是指物业管理单位在接管

4、物业管理时，从发展商于中接收的在工程建设施工过程中形成的工程档案。物业管理单位接受的工程档案，其内容应包括档案行政管理部门对工程档案规定的全部内容及移交手续文件；i般具有下列内容：建设综合文件材料和工程施工文件材料。②建筑物维护、改造档案建筑物维护、改造档案是指物业管理单位在物业管理工作中对所管物业建筑本体（或称物业公共设施及公共部分）进行维护、改造的冇关资料：a.维护改造申请表及批准文件b.维护改造工程施工许可证c.维护改造方案d.维护改造工程合同e.维护改造工程预算书及批准文件f.维护改造工程施工

5、技术文件（按城建档案管理部门制定的相关规定执行）g.维护改造工程验收说明书h.维护改造工程结算（核算）表i.各设备及工程使用维护说明书j・各设备及工程使用许可证（政府规定需要申办的应全部具有）k.维护改造工程施工设计图及竣工图③用户装修、改造工程档案用户装修改造档案是指户对U己拥有产权或经甲方员工授楷或经甲方员工授楷的房屋权的房屋子进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，-•般内容如下：a.装修、改造中请表及审查意见b.装修设计图c.装修改造过程中的管理、监理资料d.完工后的验收意见①管理工作档案管

6、理工作档案是指物业管理公司在物业管理日常工作中产牛形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为：比政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等b.制订的各种管理规定、公约c.公司ISO体系文件d财务资料c・工作计划、方针、目标记录f.各项管理工作F1志g.纠正和预防措施方案h.质量/环境/安全控制记录i・设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录j・满意度调杳记录、回访记录日志及回访登记表k.投诉及投诉处理记录1•其他需要收集归档的工作记录、服务记录3、档案的收集、接收、整理和移交是档案管理工作的基础。物业管理档

7、案员应从项目接管开始便收集应归档的各类文件资料并进行验收、整理、组织移交等工作，确保档案材料完整、真实、规范和及时归档。档案的收集、接收工作应严格按照归档内容的规定进行，对于缺项少件要冇明确的记录，并提出追缴和补制的要求。对所收集、接收的档案要严格核实材料的真实性，原始性；对于档案中规定为复印件的材料接受时应严格与原始材料核对，核实后的材料应有明确的注明。根据档案材料来源渠道众多的情况，按各职能部门的职责公工负责收集、接收。各部门收集來的档案应及时送交档案室（根据不同情况制定各种资料送交的吋间，但每周

8、应确定一天为各部门与档案室移交档案的吋间）。对于收集、接收上来的档案，档案室应进行验定、签收并进行整理、分类、编目及著录。其用纸（或载体）、用墨、记录书写的字体和符号均应符合国家及徐州市档案行政管理部门制定的规定和标准。物业档案资料管理档案的分类、编口及著录档案室在收到管理处各管理职能部门收集、移交来的档案后，应按国家、地方档案行政管理部门和公司规范规定进行整理，并统一分类、编目、著录。档案的整理装订档案的整理装修应按国家和徐州市档案管理部门制定的统一规