会计电算化第四节应付款管理系统日常业务处理

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1、第四节　应付款管理系统日常业务处理日常处理是应付款管理系统的重要组成部分，是经常性的应付业务处理工作。日常业务主要完成企业日常的应付及付款业务录入、付款业务核销、应付并账、汇兑损益等的处理，及时记录应付、付款业务的发生，为查询和分析往来业务提供完整、正确的资料，加强对往来款项的监督管理，提高工作效率。 一、应付单据处理应付单据处理主要包括应付单据的录入、审核。如果应付款管理系统和采购管理系统集成使用，则发票由采购管理系统录入，在应付款管理系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等操作。此时应付系统

2、需要录入的单据仅限于应付单。如果没有使用采购管理系统，则各类发票和应付单均应在应付款管理系统录入。这里仅介绍应付单的录入与审核。应付单用于记录采购业务之外所发生的各种其他应付业务，例如核算所欠供应商的购入固定资产款项、供应商为企业代垫的费用。应付单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目应该为核算所欠该供应商款项的一个科目。表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。当输入了表体内容后，表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。示例7－3：2005年12月1日，供应商百乐包装为材料采购三部杨明亮代垫材料

3、采购费用2500元。由操作员李明录入应付单并审核。操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“日常处理/应付单据处理/应付单据录入”，系统弹出“单据类别”对话框。选择单据名称“应付单”；单据类型“其他应付单”；单据方向“正向”；单击〖确认〗按钮，进入应付单录入界面，如图7-19所示。图7-19　应付单据录入2．按示例要求录入应付单中有关栏目，点击〖保存〗按钮将其保存。应付单保存后，工具栏出现〖审核〗、〖修改〗等按钮。3.确认正确后，点击〖审核〗按钮对应付单进行审核，也可在“应付单据审核”处进行批审核。4.审核完成

4、后，系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前单据的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在制单处理功能中集中处理，则选择否，回到当前单据卡片界面。二、付款单据处理付款单据处理主要是对结算单据进行管理，包括付款单、收款单的录入、审核。应付款管理系统的付款单用来记录企业所支付的款项，收款单用来记录发生采购退货时，企业所收到的供应商退款。付款单表头栏目中，单据编码、供应商名称、日期、结算方式、金额、币种等栏目不能为空。表体栏目中的“款项类型”栏可根据业务情况通过下拉菜单选择“应付款”、“预付款”、“其他费用

5、”；“供应商名称”栏系统自动带入表头供应商，供应商若与表头不一致，可手工修改，系统默认为代付款。款项类型为应付款、预付时，表体中对应输入的冲销科目必须是应付系统的受控科目；款项类型为其他费用时，表体中对应输入的冲销科目不能是应付款系统的受控科目。示例7-4：2005年1月15日，向供应商重庆化工支付前欠材料款63000元，该采购业务西南办事处业务员何亮办理。操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“日常处理/付款单据处理/付款单据录入”，进入收付款单录入界面，如图7-20所示。图7-20　收付款单录入2．按示例

6、要求录入付款单中有关栏目，点击〖保存〗按钮将其保存。付款单保存后，工具栏出现〖复制〗、〖修改〗、〖删除〗、〖审核〗、〖弃审〗、〖查审〗、〖核销〗、〖登记〗等按钮。3.点击〖审核〗按钮对付款单进行审核，审核后系统会询问是否要立即制单。若选择是，则立即显示当前结算单的凭证界面；如果不想立即制单，则可以在“制单处理”功能中集中处理。友情提示：1.若需新增收款单，用鼠标点击〖切换〗按钮，可使当前的付款单的界面切换为收款单的界面。2.若支付的款项中既有支付供应商的货款，又有提前支付的预付款，则在付款单表体记录中，应将

7、两笔款项分开记录。3.付款单录入时，表体内容可以不输入，系统会自动将表头内容带入表体项目中。4.付款单保存后，若其结算方式有票据管理标识，且在选项中选择登记支票簿，则票据号自动登记支票簿，若选择中没有选择登记支票簿，则可点击〖登记〗按钮，进行登记支票登记簿功能。三、核销处理核销就是指确定收付款单与原始的发票、应付单之间的对应关系的操作。核销处理指日常进行的付款核销应付款的工作。通过建立付款与应付款的核销记录，加强往来款项的管理。系统提供两种批量核销方式：手工核销、自动核销。手工核销是由操作员手工确定系统内付

8、款与应付款的对应关系，选择进行核销。手工核销时一次只能显示一个供应商的单据记录，一次只能对一种收付款单类型进行核销。当收付款单有代付处理时，只显示当前所选供应商的记录。若需要对代付款进行处理，则需要在过滤条件中输入该代付单位，进行核销。自动核销是由系统自动确定系统内付款与应付款的对应关系，选择进行核销。自动核销可对多个供应商进行核销处理，自动核销允许在取消操作中可以按供应商进行分别取消核销处理。核销时，付款单与蓝