《秘书三级操作技能》PPT课件

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1、秘书三级操作技能考试辅导吴瑞林注意事项1.考试时间：120分钟。2.请首先按要求在试卷的标封处填写您的姓名、准考证号和所在单位的名称。3.请仔细阅读各种题目的回答要求，在规定的位置填写您的答案。4.不要在试卷上乱写乱画，不要在标封区填写无关的内容。一、案例分析请看案例分析素材，找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方（每题连续播放两遍，第一段应至少找出10处正误点,第二段应至少找出15处）。案例分析常见问题会议组织、管理（一）例会准备1.会议时间（上午：8:00-11:00，下午2:00-4:00）2.收集议题(秘书在会议前将各位有关人员的议题收集并

2、筛选，确保会议的质量和效率。筛选后的议题按重要程度予以排序，然后交会议主持人签字认可。议题一般1-2个主要和1-2个小议题为宜。)3.会议室的准备（小型，设备齐全；室内清洁、调温设备、茶具、饮水机等；座位安排。）4.通知与会人员5.准备会议需要的文件材料A主持人座位B与会者座位C会议桌D盆栽植物E投影幕布F照片或图画G展示橱柜H饮水机I窗户J门K挂钟（二）例会中工作1.提前到达（开窗通风、调好室内温度、打开饮水机、摆放好茶杯和茶叶。）2.做好会议记录（秘书承担，关于会议记录的方式在录像中不好考查。）（三）会后工作1.撰写会议纪要2.检查、督促会议决定的贯彻情况

3、3.清理会议室，为下次会议做准备办公室日常事务（一）办公室的环境管理1.绿化（会客室、上司办公室）2.空气（新鲜的、气味的调整）3.光线（自然光、灯光）4.声音（安静）5.办公室的安全（二）办公责任区的管理对上司办公区的管理（提前到达，开窗换气、植物浇水和修理、桌面文件整理和用品检查、饮料准备、清洁卫生）公共责任区的管理。1.卫生2.设备管理维修个人办公责任区管理（以桌椅为范围的平台、计算机、档案柜、文件夹、电话、地面、墙壁等一切物品和设备。）1.清洁地面、平台、计算机、电话。2.整理文件夹3.桌面上只摆放目前进行的工作资料4.离开座位时覆盖文件5.下班后桌面

4、上只摆放电脑、电话，文件资料收藏到抽屉或文件柜接打电话（一）接听电话1.“铃响不过三”（特殊情况应主动道歉：“对不起，让你久等了”）2.先行问候3.记录4.及时通报5.涉及上司的工作进入日志（上司参加会议的时间、地点的变动，需上报审批文件的期限，以便随时提醒上司。）（二）拨打电话1.拨打前的准备（拨打时间是否合适、拨打复杂电话要有底稿。）2.铃响七声再放下（电路出现故障，主动再拨打；拨错后主动道歉，并说声再见。）3.先行问候，并通报单位名称4.做好拨打记录总结录像考试情况根据以上梳理，我们可以对工作环境、工作表现和个人行为作出如下判断：1.办公室内绿色植物（有

5、：对；无：错）2.办公室内环境（自然，能用窗帘遮住强光，对；否则就错）3.将电脑、打印机等用电设备（放置在一起，便于电源接线和管理，对；否则错）4.办公桌、椅（堆放文件，错；整洁是：对）5.电话铃响（三声内接听，用语规范，对；否则错）6.记录（一边接电话一边记录重要信息，对；否则错）7.对上级布置工作落实（能马上落实：对；否则错）8.会议准备（能迅速确定会议议程、时间、地点及人员，并准时通知：对；否则错）9.进入会场时间和设备检查（提前进入会场检查并调试设备，对；否则错；如准备多媒体投影仪却没有在会中发挥其作用，错；）10.会议开始时宣布议题，并做好引导（能在

6、会议中先宣布会议议题，引导大家充分发表意见，对；否则错）11.会中出现情况的应对（能在与会者之间出现矛盾冲突时采用柔性策略化解矛盾，保证会议顺利进行，对；否则错）12.会议记录（能在会议中安排秘书做好会议记录，对；否则错）13.会后总结（能及时总结会议发言，形成会议决议，并责任到人、分工明确，对；否则错）14.会议落实（能否与领导和员工沟通，使员工为共同目标而合作，对；否则错。以面谈的形式与上级进行沟通，尊重对方，有理有节，对；否则错。）（这个问题可分解为两个答案）15.对于一些大型会议处理（在前能对会场进行现场检查，对；否则错）16.处理突发事件（对会议中的

7、突发事件有应对能力，对；否则错）17.着装（符合职业要求为对，否则错）18.阳光直射电脑屏幕。操作题写作题：情况通报、计划、请示、请柬、通报、会议筹备方案、意向书、备忘录、函。回答问题：新闻发布会准备工作的要点、列出会前、会中、会后需检查的主要的项目、会议的筹备方案、提供参加会议活动的着装建议、提供会议应急方案主要内容、如何检查会议筹备工作、远程会议筹备方案与一般会议的特点、开展档案利用工作的方式和利用工作的要求、检查的主要内容和原则、编制采购预算的一般程序、拟定商务活动的礼宾次序方案；不同的工作模式及优势（办公模式的类型及管理方法）、选择办公设备和易耗品供应

8、商时须考虑的因素、办公设备采购方式的优