会议成功的六大要领

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1、会议成功的六大要领管理离不开会议，会议必须有效，掌握这六大要领，可以使会议的成功率大幅度提升。会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。一、打破开会的误区A“开会的意义不大”1、开会显示了一个组织的存在开会是一个组织存在的表现2、开会是一种群体沟通的方式团体中人与人的情感交流是人类群居本性的需要，是绝对少不了的。3、会议是一个集思广益的渠道B“人们都厌恶开会”1、开会能使人得到各方面的信息2、厌恶开会也许是自信心不足的表现C“时间和精力都浪费在会议中了”1、开会必然要花费一些时间管理中的许多问题需要在会议

2、中才能解决。2、检讨自己的时间管理太忙的管理人员就是一个好的管理者吗？并不见得。D“只有开会才能解决问题”1、并非只有开会才能解决问题2、会议是个严肃的事情E“开多长时间的会，到时看情况才知道”1、这种会肯定惹人讨厌2、会议时间的长短是完全可以预知的3、不能预知会议时间的长短是会议组织者的无能二、把会议减到最少A开会要计算成本1、开会的成本是较高的开会的成本主要有三部分：时间成本、直接的会议费用和效率损失。10●开会的时间成本=参加会议的人数×（与会者的准备时间+与会者的旅行时间+会议时间+会议秘书工

3、作时间+会议服务人员工作时间。●开会的金钱成本=开会的时间成本×与会人员平均每小时的薪水。●开会的直接费用=会议设施租用费+会议场地费+旅费+食宿费+文件准备费等。2、开会的效率损失●有可能不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意。●有可能不能及时处理顾客的投诉而开罪一些客人。●有可能不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。3、导致会议失败的因素●事先没有准备好。●组织不当：会议组织不周密，致使会议偏离既定目标，或对目标失去控制。●理解不透●备忘录有误●议程安排不当●对会议的目的和即将产生的

4、结论模糊不清。●听任一两个人在会上夸夸其谈，使大多数人无法发表自己的见解等。B什么是成功的会议1、有明确界定的目标所谓会议目标就是本次会议将要达到的效果。2、开会一定要有决定C什么情况下可以召开会议？1、涉及多个部门，多个人员的决策2、需要整合各种不同的意见●为了让众人接受一个决定、计划或构想时，需要开会。●为了重新整合混乱的观念，确保所有在场的人都有同样的、一致的理解时，需要开会。●需要使某个问题尽快获得各方反应，最好开会。●需要全面推动、加快已经被延迟了的工作时，往往需要开会。3、涉及多个部门，多

5、个人员的工作安排10●为了让大家明确目标所面临的问题。●在处理涉及到不同组织的人事问题时。●处理无人知道它是什么，或不知道什么人对此应负责的问题时。●安排及多个部门或多个人的工作时。●为了使下属给予反馈，刺激双向沟通，建立良好的工作团队时。D什么情况下可以不开会？1、未准备好●领导或与会者基于时间压力而没有适当的准备。●会议召开时间安排不合适。●没有适当的资料数据或缺乏目标。●没有提供会议议程，不清楚将要讨论什么。●与会者的人数确定不当。2、可能不会有结果●缺乏相关的主题材料，或者由于不适当的人被邀请

6、出席了会议，可能在会上难以作出决定。●与会者害怕在讨论问题时发生争执。3、没有开会的必要或有其他替代方式●换个角度来看，某些决定并非特别地重要，或许它只是个简单问题，只要一个人就可以解决。●处理一些涉及个人问题，如雇佣、解聘、薪水增减等。●只是单向沟通的需要，不想参与者给予回应，则发个通知、贴个告示就可以了。●观点已经获得了广泛、一致的理解。●当前问题是要很快采取行动，而不是做出决策的时候。●你已经做出了决定，就不用再开会了。●再想想可以用其他方式替代时，就尽量不用开会，如电话、书信、通告、备忘录或私

7、下会谈等。三、成功开会的准备要领A会议准备的4W101、为什么（why）即为什么要召开这次会议？开会的目标是什么？2、什么时候（when）即召开会议的时间。3、什么人（who）即需要多少人以及需要哪些人参加会议。4、什么地点（where）即在哪儿开会。B确定会议的目标1、目标的形式●与会者对一个观点、一个项目等的共识。●与会者对一个或多个问题解决方案的选定。●讨论、达成一项决议。2、确定目标时的考虑因素确定适当的会议目标时，组织者还有必要再次问自己以下三个基本问题：●我能不能自己做决定？能自己做出决定

8、，就不必开会了。●会议必须在这个时候召开吗？其他时间可以吗？●如果改成打电话或写便笺，能不能达到相同的目标，效果会不会更好？C确定会议的形式会议的召开形式简单说有两种，第一种是例会，第二种则是临时召集的特别会议。1、例行会议例会是在既定时间（多数机构通常是放在星期二的早上，约半小时）、在既定地点、由既定人员(通常是部门经理)参与的会议，但会议的议题和议程比较灵活。2、临时召集特别会议这种会议是根据需要，由会议的组织者事先计划、发起的会议。会议目标，会议议