公文处理讲座(公文处理、收发、归档)

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1、公文处理讲座主讲:马蜀兰一、公文处理在项目工作中的地位二、收发文处理三、归档文件整理规则四、公文处理中要注意的几点事项一、公文处理在项目工作中的地位（一）什么是文书？在文书学中，“文书”二字并不简单地等同于“文字材料”，而要加以必要的限定，它的表述为“文书是人类社会实践中记录和传达自己意图时所形成的文字材料”。它是所有文字材料的总称。文书包括项目中形成的所有文件，同时也包括私人形成的纯属个人事务的文件，一些形成特殊的文字材料象报表、账册之类一般也可称作文书，另外文书除了指工作性质、工作职业的名词，如文书可称从事文书工作的某人为文书。（二）什么是文件？文件包括收文和发文，也包括机关

2、内部较重要的文书，内容一般的文书通常不称文件，人们提到文件时，又往往是特指某一份具体的文件，这时人们一般都称文件而不称文书。文件又常常分为正式文件与非正式文件。正式文件是具有法定效力的文件，而非正式文件是不具备法定效力的一般文件，与文书一样，文件也包括私人形成的文字材料，一般称私人文件，如请假、申请等。（三）什么是公文？公文的外延相对来说比较小，它专指各单位按有关规定制成的进行公务联系的文书。包括机关收到的、发出所有正式文件，也包括机关内部使用的一些文件。因此，公文是社会公务活动的产物，是社会公务联系的主要形式，是公务单位办公的主要工具，以它对社会所具有作用来看，公文无疑是文书中

3、最具重要性的一种文书，因此我们说公文是文书的主体，我们说到文件时，一般也是指公文。如文书工作实际是指公文工作，文书处理也是指公文处理。（四）文书、公文和文件的联系与区别出于实际工作的需要,对文书这一事物从各个角度去加以限定，于是出现了文书、公文、文件等许多不同的概念,严格地讲，这些概念都不具备逻辑意义上的严密性，因此彼此之间也是很难划出明确的界限，它们的内容既有区别,又有交叉，它们的内涵没有本质的区别，都是在社会实践中为了满足人们彼此进行联系的需要而产生的文字材料，不同之处在于外延大小上有一定区别。公文不同于其他文书，它对作者有严格的限定，公文的作者必须是法定的机关,这里所说的机

4、关是集合概念,它包括党、政、军各级领导机关，也包括团体、企事业单位以及这些机关单位中担负一定责任并以公职身份出现的机关单位负责人。（五）公文处理在项目管理工作中的地位在项目建设管理中与公文处理相关的内容可高度概括为办公和办事两大部分,也可以细分为办文、办会、办事三大部分，不管怎么概括，都是把办文放在我们建设机关工作的第一位。因为在项目建设中,文书工作是整个项目工作的基础，有了这个基础，工作才能正常运转，从项目建设的启动到竣工验收，都需要获取必要的工作信息以履行各项项目管理职责，对外实施管理，发出各类信息都要靠文书这一载体来实现信息的正常流通，对内下达计划、任务更需要公文的承上启下

5、发挥作用，无论是什么单位,无论业务工作的千差万别，或是机构设置的多种多样，文书工作总是必不可少的一项工作，很多人将公文处理比作一个单位的脸面，一个机构的心脏，这种比喻并不过份，文件质量的高低,公文运转的好坏，直接体现到一个单位的脸面，关系到一个单位的形象，影响到我们事业的成败。所以说公文处理工作在项目建设中地位非常重要，不可忽视。二、收文发文处理第一条公文办理分为收文和发文。收文办理指对收到公文的办理过程，包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、翻译、打印、校对、用印、登记、分发

6、、立卷、归档、销毁等程序。第二条需要办理的公文,文秘部门应当及时提出拟办意见送领导批示或交有关部门办理。交通建设局的收文由局办公室机要室负责签收、拆封、登记。登记内容包括来文机关、文号、标题、来文日期、收文编号等。一般事务性来文可视情况确定是否登记。代表单位外出参加会议或参观学习带回的文件以及各处室收到的报交通建设局的文件，应交至局办公室统一登记，按收文办理程序处理，不得私自保存。凡送交通建设局办理的公文，由局办公室主任或分管副主任根据文件内容和性质，提出拟办意见，分送局领导批示或送有关部门办理。除特殊情况外，局领导不直接受理和审批未经局办公室登记、审核的公文。需要两个以上部

7、门办理的公文，局领导在批示时应当有明确意见，明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。各处室收到文件后，应经处室领导阅批后送有关人员办理，办理日程应有记录。第三条公文的催办由文秘部门负责，要做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。催办的重点是：（一）上级来文中需要及时回复的文件；（二）平行或不相隶属的机关与本机关联系工作、商洽事务的文件；（三）下属单位主送本局的请示性文件；（四）本机关向上级机关请示，需要尽快回复的文件；（五）与其它部门共同办理的文件；（六）人