城建档案著录与检索

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1、城建档案著录与检索主讲人：吕灿第一节城建档案著录(1)城建档案著录是指在编制城建档案目录时，为提取城建档案信息，对城建档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。它是编制检索工具的一项基础工作，也就是按照一定的规则,把城建档案的各种特征集中概括地反映出来,以便于计算机储存管理和检索利用,也可以用它进行手工检索。目前著录工作仍以手工方式进行，它是一项工作量大，技术性强的工作，需要很多专业人员和档案工作人员参加。档案著录必须根据统一的原则、标准，具有统一的著录项目、统一的著录格式、统一的著录顺序和统一的标识符号，这样才便于计算机实现

2、非全文检索，以便更好地为利用者提供服务。依据：国家标准GB/T50323-2001《城市建设档案著录规范》第一节城建档案著录(2)一、著录级别（1）（工程）项目级著录（2）案卷级著录（3）文件级著录第一节城建档案著录(3)二、著录格式按照不同著录对象，（工程）项目级著录格式分为房屋建筑工程、市政基础设施工程、城市管线工程、建设工程规划管理项目、建设用地规划管理项目、通用工程项目六种。（卡片式还使用段落符号式著录格式）第一节城建档案著录(4)三、著录详简级次著录项目分为必要项目与选择项目：(1).必要项目包括：正题名、第一责任者、时间

3、、档号（含分类号、项目号、案卷号）、缩微号、主题词号。(2).选择项目包括：并列题名、副题名及说明文字、文件编号、其它责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆（室）代号等。第一节城建档案著录(5)四、著录项目城建档案著录项目分大项、小项和单元。大项包括题名与责任者、稿本与文种、密级与保管期限、时间、载体数量、专业记载、附注与提要、排检与编号等。各大项下又分若干小项，小项下又分若干单元。城建档案检索工作是城建档案业务工作的一个独立环节（城建档案业务工作包括收集、整理、鉴定、保管、检索、利用和编研七项）。它是开展

4、利用业务的前期工作。主要是编制和使用检索工具，为城建档案的利用做好准备工作。完整意义上的城建档案检索工作包括两部分内容：一是编目，即建立检索系统，编制检索工具；二是检索，即利用已建立的检索工具，按照利用者的意图查找所需档案信息。第二节城建档案的编目(1)城建档案编目是城建档案管理工作中的一项重要的业务活动，其工作的成果将直接产生各种各样的检索工具，并供城建档案检索之用。城建档案的编目过程分为二个阶段：第一阶段是城建档案的著录；第二阶段是城建档案目录的组织，亦即狭义意义上的城建档案编目。依据：国家标准GB/T50328-2001《建设

5、工程文件归档整理规范》第二节城建档案的编目(2)一、卷内文件页号1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。2.页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3.成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。第二节城建档案的编目(3)二、卷内目录的编制1.卷内目录式样见示例图9-1。2.序号：以一份文件为单位，用阿拉拍数字从1依次标注。3.责任者：填写文件的直接

6、形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4.文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。5.文件题名：填写文件标题的全称。6.日期：填写文件形成的日期。7.页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。第二节城建档案的编目(4)三、卷内备考表的编制1.卷内备考表的式样见示例图9-2。2.卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。3.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。第二节城建档案的编目(5)四、卷内封面的

7、编制1.案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用封面形式。2.案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3.档号应由分类号、项目号和案卷号组成。4.档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。5.案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。6.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。7.起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。8.保管期限分为永久、长期、短期三种期限。9.密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不

8、同密级的文件，应以高密级为本卷密级。第三节城建档案检索工作城建档案检索工作：依靠事先编制好的各种检索工具，从数量庞大的馆藏城建档案中将利用者需要的信息查找出来的工作。编制系统、完整、科学的检索工具，建立完备的检索体系是档案管理部门管理