中国档案著录标准和国际档案著录标准必著项比较

《中国档案著录标准和国际档案著录标准必著项比较》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、中国档案著录标准和国际档案著录标准必著项比较　　摘要：必著项是档案著录的核心，是档案著录实践的强制性依据。我国档案著录标准与国际档案著录标准的必著项结构与功能存在着一些差异。本文对两者进行了系统比较，客观分析各自的优缺点，进而提出我国档案著录标准必著项优化建议。关键词：档案著录标准；必著项；比较研究著录是档案管理工作的重要内容，是对档案实施智力控制的关键过程。现代档案著录的目标是：确认和说明档案背景和内容信息以便利用，建立准确而恰当的著录条目并根据既定模式将著录条目加以组织，进而自始至终地保证所著录对象的可靠性、真实性、完整性、

2、可理解性和可利用性。现代档案著录工作贯穿于档案文件整个生命周期。必著项则是档案著录的核心，它的定位与设计势必对著录结果产生重要影响。国际档案著录标准——《国际档案著录规则（总则）》（英文名：GeneralInternationalStandardArchival10Description），由国际档案学会于1994年正式发布，经修订之后于2000年发布第二版。中国档案著录标准——《GB/T3792.5-85档案著录规则》于1985年正式发布，经修订后于1999年发布行业标准《DA/T18—1999档案著录规则》。系统地比较两者的

3、必著项，找准各自的优缺点，对于当代社会背景和技术环境下，我国档案著录标准的完善和实施具有重要意义。1中国档案著录标准与国际档案著录标准必著项结构比较国际档案著录标准必著项为6项，分别为题名、著录级别、时间、档号、载体形态和形成者，分属于特征说明项和背景信息项两个大项（国际档案著录标准共包含7个大项，即特征说明项、背景信息项、内容与结构项、检索与利用条件项、相关档案项、一般性附注项、著录控制项）；我国档案著录标准必著项为8项，分别为正题名、责任者、时间、档号、分类号、电子文档号、缩微号以及主题词或关键词，分属于题名与责任说明项、时

4、间项和排检与编号项3个大项。如表1所示。1.1题名项结构比较。国际档案著录标准的题名项规定，在较高著录级别（如全宗级、类别级、案卷级），自拟题名要包括文件形成者名称。在较低著录级别，可包括文件形成者和文件种类，以及有关职能活动、专业、存址和主题等信息；我国档案著录标准的正题名项只是列举了示例，没有明确规定自拟题名结构。1.210形成者项结构比较。国际档案著录标准要求形成者项不仅要著录档案形成者的名称（包括对档案形成、积累和管理负有责任的机构或个人名称），而且，明确应按照《国际标准——团体、个人和家族档案规范记录著录规则》[1]进

5、行规范著录，包括机构行政管理沿革或个人生平传记、档案历史沿革等；我国档案著录标准中的责任者项只著录责任者名称，并指出责任者即作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人，未采用规范记录标准。1.3时间项结构比较。国际档案著录标准的时间项可著录文件形成时间或积累时间，以及时间类型。并建议在适当之处，采用国际标准《ISO8601：1988日期元素及交换格式-信息交换-日期与时间表示法》对时间进行著录；我国档案著录标准的时间项则只能著录文件形成时间，未明确采用何种时间表示标准。1.4档号项结构比较。国际档案著录标准的档号项，根据

6、唯一性要求，明确了档号的三个构成部分，即国家代码、收藏机构代码和当地专用档号（或其他控制号、标识符）[2]，并指出，如果用于国际信息交换，三个构成项全部著录。要求根据最新版的国际标准《ISO3166国家名称代码》著录国家代码。根据各国收藏机构代码标准著录收藏机构代码，或唯一的标识符；我国档案著录标准中的档号项则只有当地档号，没有明确其构成，在著录实践中一般由全宗号、保管期限、类别号、案卷号和件号组成。表1国际档案著录标准与中国档案著录标准必著项比较10必著项名称国际档案著录标准中国档案著录标准题名（或正题名）著录正式题名或准确的

7、自拟题名，依据著录级别对自拟题名构成进行了明确正题名照原文著录，自拟题名未明确著录规则（实际著录中一般由概括内容的文字加文种组成）形成者（或责任者）著录对所著录对象的形成、积累和管理负有责任的组织机构或个人名称。遵循规范记录标准著录责任者名称。机关团体责任者的全称、简称和朝代规定；个人责任者的职务、职称、笔名、译名等时间至少著录下列两个时间之一：一是文件在公务处理或个人事务处理中被积累的时间；二是文件形成的时间。著录时间类型时间项视不同著录对象，分为文件形成时间（文件级）、卷内文件起止时间（案卷级）档号明确档号的三个组成部分：国

8、家代码；收藏机构代码；当地档号档号是以字符形式赋予档案的一组代码，按《档号著录规则》赋予（实际著录中一般由全宗号、保管期限、类别号、案卷号和件号组成）载体形态著录所著录对象的形态及逻辑数量、特有的载体介质非必著项著录级别著录所著录对象的级别（文件级、案卷级、类别