ISO体系稽核技巧

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1、稽核技巧训练教材讲师王开元1稽核之定义以及稽核的目的稽核的核心原则以及稽核之种类稽核执行之过程介绍稽核员应具备之特性与及行为准则稽核中常用之技巧讲解教材大纲2稽核的定义﹕是一项有系统且具独立性的查验﹐收集证据并对证据进行客观地评价﹐以确定相关的活动及其结果是否与规划内容一致﹐规划内容是否有效实施﹐且规划内容是否适合与达成目标﹐或是否满足相关之审核原则(如ISO条文)﹐并最终形成文件的过程。稽核之目的﹕确认被审核方建立的体系是否符合管理体系的标准判断管理体系是否有效地实施和维护确定管理体系符合管理目标之充分性﹐适用性和有效性识别被审核方管理体系中需要改

2、进的项目对商业合作伙伴的管理体系进行评价﹐如供应商审核。第一章﹕稽核之定义以及稽核的目的3第二章﹕稽核的核心原则以及稽核之种类稽核的核心原则﹕客观性﹕建立在事实证据的基础上独立性﹕非执行人稽核---不能球员兼裁判﹔不要参带任何个人观点或预设立场﹐亦不要被自己过去某种经验或某种隐含利益所左右﹔系统性﹕确保稽核工作的完整性(例如ISO稽核力求把所有部门所有条款均审核到﹔对某个部门的稽核力求把该部门的所有职掌及规定审核到﹐等等)。4第二章﹕稽核的核心原则以及稽核之种类稽核之种类﹕第一方(供方)审核--亦即内部审核﹐是由公司内部进行的审核第二方(买方)审核-

3、-亦即外部审核﹐是由采购方或代表采购方对分供方/供方/出售商进行的审核第三方(独立)审核--亦为外部审核﹐是由独立发证机关或类似团体所进行的审核本课程重点讲述内部稽核部份5第二章﹕稽核的核心原则以及稽核之种类供应商协力厂公司/工厂本身主要客户第三方认証(稽核)第一方认証(稽核)(内部稽核)公証单位第三方认証(稽核)第二方认証(稽核)第二方认証(稽核)(外部稽/评估)认証单位如﹕商检局﹔BSI﹔DNVI﹔TUN等62.准备检查表(checklist)2-1.制作检查表是为了列出稽核的目的、范围、检查要点﹐也是作为稽核作业记录存在。是保证稽核顺利进行的最

4、重要条件。2-2.检查表含的内容主要有﹕a.计划稽核的项目。b.打算要寻找的证据﹐记录查核到之观察记录及佐证资料。c.所依据的文件要点﹐即是查核所依据的标准。d.查核抽样的数量或计划。e.其他﹐可考量列入如计划完成的时间等等2-3.制作检查表需注意以下方面﹕a.不应只采用YES/NO的问答模式﹐否则会导致稽核失败﹔b.观察记录必须验证必要的记录或文件﹔c.所罗列的稽核依据的文件要点﹐必须可对照相应之质量体系标准或企业相关文件﹔d.抽样的数量或计划﹐必须具有代表性。e.检查表应尽量针对典型的质量问题﹐能突出稽核区域的主要职能。第三.一节﹕稽核前的准备9

5、3.准备查核计划﹕3-1.确定查核的频率﹐稽核的时间﹐稽核的对象(部门)﹐相应的稽核负责人员3-2.稽核计划需提前一定的时间通知受稽核部门(一般提前3-6个工作日)3-3.各阶查核，若其执行查核与计划日期相差一周以上，须事先进行书面计划修订,反之﹐只须事后于相关计划或报告中揭露该异动信息即可。3-4.开始执行计划时，可因应现况或其他需求，得以视状况修订原查核计划，但仍须再经上阶主管审查/核准﹐修改后之查核计划需以版序区分。第三.一节﹕稽核前的准备10第三.二节﹕执行稽核若有需要﹐需在稽核前进行必要之沟通﹐以确认被稽核部门负责人是否清楚稽核的背景&范

6、围﹐并定下稽核结束后总结报告会议的时间或者总结报告的告知方式。稽核前之沟通亦可透过稽核前会议进行。稽核调查是整个稽核中最困难的一部份﹐可以运用事先准备好的查检表和如下方法来进行﹕--与人员交谈--评审文件--观察现场活动--查核证据稽核活动中所进行的调查﹐是一个抽样调查的过程。稽核时﹐可以随机抽取一个样本(纪录)﹐然后以这个样本为中心﹐跟查相关的资料(文件及纪录)。11第三.二节﹕执行稽核以一份采购单为例﹐查核时可以跟查此采购单的上游资料﹕采购单请购单合格的供应商名单合格供应商评审办法相关合格供应商的评审纪录供应商的监控纪录(包括质量和交期)同

7、时可以跟查相应的下游资料﹕采购单采购单上资料是否完整是否由授权人员审批审批权限的要求(规定﹐文件)入库纪录进料检验记录12第三.三节﹕稽核报告的撰写一份完整的稽核报告应该包括以下内容﹕--稽核的背景&目的--被稽核部门的名称&人员--稽核员--日期--稽核事项描述--不符合事项的结论--不符合事项的类型(Major&Minor&Observationdefect)--被稽核方的确认--限定的完成期限--采取的纠正措施及验证记录13第三.四节﹕稽核效果的改进在被稽核方同意预防/纠正措施的要求和完成期限后﹐应该向被稽核单位发出预防/纠正措施通知并予以实施

8、﹔在规定的时间内﹐应该由稽核人员对预防/纠正措施的执行情况进行确认﹐以验证不符合事项得以改正﹔14第四章﹕稽