COP-03_信息沟通程序

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1、佛山市南海TCL家用电器有限公司信息沟通程序编制部门：质量管理部编制：陈胜审核：王华会签部门：中国业务、海外业务、制造部、供应链、研发中心、行政与人力资源会签：陈国藩、栗相军、梅啟荣、梅啟荣、朱飞、李小艳批准：是唯一修订记录：No章节号修订摘要修订人修订日期备注：如本修订记录页不够，可另加修订的记录页面。1目的通过建立有序的内外部信息沟通程序，确保质量/环境信息沟通渠道的有效、通畅，促进体系的有效运行和持续改进。2适用范围公司内部、外部的关于质量/环境的信息沟通管理。3权责3.1质量管理部负责对信息沟通的途径、方法进行确定，并负责统筹公司对内、对外相关信息的传递、分析、处

2、理与协调工作。3.2各部门负责工作范围内内外部信息的收集、传递和沟通，负责向相关方宣传公司质量方针及要求，并对体系运行中所需信息沟通负责。4定义4.1信息：对质量/环境管理有影响意义的文字信息或数据。5程序5.1信息的分类5.1.1内部信息a）正常信息，如质量/环境方针、目标及完成情况，监视和测量记录，以及图样、技术文件更改的信息；b）不合格信息，如资源不满足生产要求的信息；c）紧急信息，如出现重大质量/环境事故等情况下的信息记录；d）其他内部信息（如员工建议、设施添置、处理意见的信息等）。5.1.2外部信息a）质量/环境主管部门、监督（查）机构、认证机构等监测可检查的结

3、果及反馈的信息；b）质量/环境法律、法规、标准类信息，如产品质量法、产品标准、污染物排放标准等；0）相关方（顾客、供应商、周边社区等）反馈的信息及其投诉等；d）其他外部信息，如部门直接从外部获取的有关质量改进技术、质量管理等方面的信息。5.2信息的收集信息分类信息来源归口部门内部信息质量/环境体系有效性信息管理评审质量管理部质量/环境方针、目标信息数据分析质量管理部产品质量信息日常监查质量管理部不合格的信息日常监查质量管理部员工建议信息H常工作各部门外部信息顾客反馈信息接收业务中心外部机构监查信息接收质量管理部相关方环境投诉信息接收行政课质量/环境法律法规信息定期收集质量

4、管理部供应商信息调查供应链/研发/质量培训、劳资信息接收人事课5.3信息的沟通5.3.1内部信息沟通5.3.1.1由上至下沟通：有关公司经营管理各类活动由总经理以文件形式（包括：会议、电子邮件、发布公文等）向下属职能部门传达各项工作指示、任务、目标等信息。5.3.1.2由下至上沟通：下属职能部门汇报工作任务或反馈重大异常由部门负责人以文件形式（包括：纸质文件、电子邮件）呈报总经理；公司内部各阶层员工提出任何有关公司经营管理和工作方面的建议或意见，由提出部门以呈文形式提出，经部门负责人审批后呈报总经理，由总经理指定责任部门/人员予以跟进，落实。在正式工作场合下，任何部门/员

5、工不得越级沟通。5.3.1.3水平沟通：口常工作屮，需要跨部门协调解决工作问题时，由发起部门填写《工作联络函》，经部门负责人审批后发布给相关部门协调实施；部门之间有关产品质量/环境方面的信息沟通，一般以文件传递（阅）、邮件、会议、电话等形式进行和互交流。5.3.2外部信息沟通5.2.2.1中国/海外业务中心负责接收客户有关产品和服务要求信息、投诉的有关信息，通过《质量信息处理单》传达给相关部门。5.3.2.2质量管理部负责接收质量/环境主管部门、监（检）测机构、技术监督局、认证机构的有关信息，通过文件、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。5.3.2.3研发中心接收有关产

6、品专利申报、技术标准、行业动态的有关信息，通过文件传递（阅）、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。5.3.2.4行政课负责收集相关方环境影响的有关信息，通过文件传递（阅）、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。5.3.2.5人事课负责收集培训机构、劳动和社会保障部门的有关信息，通过文件传递（阅）、会议、培训、布告等方式传达给相关部门。5.3.2.6供应链管理部通过各种合作协议向供应商传达要求信息和对其环境表现施加影响。5.3.3信息的沟通可以采用多种方式进行，包括：电话、传真、邮件、会议、文件传递（阅）、《工作联络函》等，根据信息的紧急重要程度选择沟通方式。5.3.4各

7、部门依据相关文件规定对各类信息进行分析、处理并采取相应措施。6相关文件NO.文件名称文件编号1《会议管理标准》7相关记录NO.记录名称记录编号1《信息反馈单》2《工作联络单》3《会议记录》