高职院校档案利用现状及存在的问题

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1、高职院校档案利用现状及存在的问题孙菲武汉船舶职业技术学院档案室摘要：木文结合高职院校档案工作实际，分析了档案利用的几种主要类型及通过大力开展档案宣传工作，改进馆藏方式。并提出了对应电子查询、创新档案利用服务方式等方法來深化档案利用的观点。关键词：高职院校;档案利用;类型;深化;作者简介：孙菲，女，主要从事图书情报管理方面的教学和科研工作。收稿日期:2017-05-12OnDeepeningUtilizationofArchivesinVocationalCollegesSUNFeiWuhaninstituteofshipbuildingtechnology;Abs

2、tract：Combiningwiththepracticeofarchivesworkinhighervocationalcolleges,thispeiperdiscussesseveralmaintypesoffileutilizationandhowtodccpcnarchivcsutilizationbyvigorouslycarryingoutarchivespropagandawork,improvingcollectionmodeandcorrespondingelectronicquery,andinnovatingarchivesutiliza

3、tionservicemethod.Keyword：highervocationalcolleges;archivesutilization;type;deepen;Received：2017-05-12高校档案利用工作是档案事业为高校建设和发展服务的基木措施，是档案工作的中心任务，在整个档案工作中占有极为重要的地位。档案利用工作是档案工作屮最富有活力的环节，做好利用工作是带动整个档案工作发展的关键步骤。本文结合高职院校档案工作实际，谈谈档案利用的现状及如何深化的问题。近儿年，特别是去年我院档案工作目标管理晋升省一级之后，在我院档案保管利用工作中，取得了一些实效的

4、成绩，包括:第一，有专门的档案信息查阅室，有完善的档案利用制度;第二，有全面完善和规范的1951年至今的档案案卷目录、归档文件冃录，和同步实现更新的冃录数据库，保证了档案的查全率和查准率;第三，1951年至今的文书档案通过纸质档案的数字化扫描方式，做到了信息数字化，不但更好地保护了纸质档案，而且通过系统查阅电子档案，为档案利用者查阅档案提供了方便、快捷的服务。1高职院校档案利用的主要类型1.1为学院决策提供参考依据的党群行政档案党群行政档案，是学院党政部门长期的工作中保留下的重要档案材料。我院最早的党群行政档案要追溯到1951年，具有珍贵的保存价值。现任的领导班子

5、在制定学院的政策法规或商量一项议题时，往年的工作会议纪要、文件等，往往是参考的重要依据。因此，学院的党群行政档案，是领导经常查阅的重点档案之一。例如，2016年学院领导班子在商议某一问题时，查阅了1993年-1998年的学院办公会议记录和党委会记录，为解决问题提供了有力的参考依据。2016年4月，我院某退休职工质疑退休工资待遇问题，人事处领导和离退休办公室领导查阅T1990-2005年院长办公会议记录，查到了原始材料，驳回了职工不合理的诉求。2017年3月，为解决学院大集体退休职工退休工资问题，后勤集团多次来档案室查阅了综合商店和生活服务公司通知、审计报告等相关文

6、件。1.2为学院建设及职工服务的财务档案财务档案主要是财务凭证和账簿，报表，在实际工作中，财务档案查阅频率很高。如日常工作中，财务处往往要对以前的凭证和账簿进行查询，再如，经常有在职、自动离职或退休人员对自己的工资有疑问，到财务处来问询工资发放问题,学院人事处、财务处工作人员经常到档案室查阅账簿、凭证，工资册档案，以档案来作为解答职工疑问的依据。此外，财务档案作为历史见证，还能为单位发展建设起到重要的作用。如，2016年5月我院工业中心到档案室借阅1970年代购置机床发票，因为工业中心即将要处理一批报废机床，市政府有规定，处理该报废机床时，凭以前的购买发票可以免税

7、数万元，在档案员的帮助下，工业中心财会人员顺利查到了70年代购置机床的发票原件，为学院免除了数万元的税款。1.3为基建维修改造工作服务的基建档案基建档案中利用频率较高的主要是一些施工图纸，包括电施图，水施图，结施图等，如果没有，则给维修带来相当大的难度，近些年学院经常对教学楼、学生宿舍、车间、实验室进行维修改造，因此，基建处常到档案室查阅教学楼建施图,学生宿舍建筑施工图、竣工图，车间、实验室建筑施工图等图纸，2016年，我院的实训室改造维修，水上仿真568舰的实训室维修以及老教学楼翻修中，基建档案发挥了重要作用。2017年3刀，我院某实训室电路要进行维修，基建处工

8、作人员来到