[精品]高职院校档案安全管理的现状及对策

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1、高职院校档案安全管理的现状及对策高职院校档案安全管理的现状及对策【摘耍】分析目前高职院校档案安全管理的现状及存在问题，提出高职院校档案管理工作应提高安全防范意识，加强突发事件应急预演；进行风险评估，采取必耍的安全保障防护措施；给予基本保障支撑，创造安全管理环境等建议。【关键词】高职院校档案安全管理对策【屮图分类号】G【文献标识码】A【文章编号】0450-9889(2014)07C-0021-02档案的安全管理关系着档案工作的发展与建设，关系着各单位历史资源的传承与延续，因此,做好档案的安全管理应从库房选址、防水防火设计、设施配备、规范化管

2、理及应对突发事件等方面着手。然而，目前大部分高职院校在档案的安全管理方面较欠缺，表现在档案基础设施薄弱、库房选址不科学、防范设备简陋，抵御不了自然灾害或人为因索带来的风险。因此，高职院校在档案的安全管理工作中无论是基础设施建设还是规范化管理方面都存在诸多亟待解决的问题。一、高职院校档案安全管理的现状目前，大部分的高职院校都优化了内部建设，可持续性得到了发展，而档案建设也随着高职院校的发展不断完善，但在实际管理中还存在一定问题。据调查，目前大部分高职院校的档案管理工作在基础设施建设、人员配备等方面都较薄弱。一是大多数高职院校档案库房的使用还

3、是上世纪的建筑，其承重、防火、防盗、防震抗灾方面缺乏整体防御能力，缺乏安全的管理环境；二是库容量的严重不足，据不完全统计，有的院校库房用房只有几十平方米，而各高职院校综合档案室的库存档案涵盖了文书档案、科技档案、专门档案等历史资源，承载的是不间断的历史，库容量的不足，制约了档案建设的发展；三是防范自然灾害方面，防范风险能力不足，缺乏先进的防范技术和手段；四是人员的配备不足，有的院校没有配备专职的档案管理员。因此，缺乏良好的安全环境和规范管理制度，是目前部分高职院校档案安全管理工作中普遍存在的现象。二、高职院校档案安全管理存在的隐患档案是各

4、个历史时期的记忆，记录着历史的发展轨迹，在记录过去的同吋，为未來提供参考凭证。正因为档案史料的弥足珍贵，我们应加以保护，但大部分高职院校的档案安全管理还存在一些安全隐患，具体表现在：（一）安全防范意识不足档案安全管理的内涵既有人为因素也有物质条件因素，两者相互关联，相得益彰。冃前，大部分高职院校综合档案室在库房选址上没有规范的标准，缺乏对自然灾害安全防范体系的论证，在没有考虑是否有防范风险能力的情况下选择库址，无疑是增加了风险因素。例如一些高职院校的库房选址在承重、防火、防盗、抗拒自然灾害等方面缺乏先期的预见和防范意识，虽然采取了一些安全

5、防范措施,但是防范手段和技术较落后。以广西为例，大部分高职院校在防火方面使用的还是传统的干粉灭火器，此类防火设施使用起來极不方便，效果也不是很理想；防盗方面，只是进行日常性的防护，安装铁门、铁窗，未配备必要的监控设施。这些措施对于一般性的防范能起到一定的作用，但相对于不可预知的突发灾害是无法抗拒的。据估算，新屮国成立以来发生的近百起火灾屮，烧毁的档案约300万卷，这对档案的保存造成了不可估量的损失。（二）风险预警机制不完善高职院校档案管理T作的滞后性，已成为部分高职院校档案管理工作的瓶颈，其表现为库房建设、技术防范、制度建设等方面跟不上形

6、势发展的需要。由于高职院校自身的条件，在档案管理工作方面缺乏成熟的管理经验和管理手段，相应的制度不完善，没有建立规范的FI常管理守则，科学化、规范化管理程度不高。按照《档案法》的规定，应配置与本单位档案数量相适应的、适宜保管档案的专门库房，使库房达到防尘、防火、防盗、防潮、防光、防蛀、防腐、防高温的要求，并及时掌握档案实体的保管现状以及加强人员出入库房的管理。而部分高职院校因主客观原因未能遵照档案保管制度的准则，制定相应的管理措施和规章制度，建立必要的风险预警机制，一日•发生不可抗力的自然灾害，无法在有效的时间内进行防范和转移，从而使库房

7、及实体档案受到巨大的破坏。实体档案一旦受到损害，就会造成档案信息不可读，影响档案的安全性。（三）基本保障较薄弱档案的管理和建设需要经费投入作支撑，库房建设、技术保护、人员配备都需要相应的经费作基础，才能开展档案的安全保障工作。据了解，广西大部分高职院校在档案管理经费投入方面较少，相应的基础设施未能得到改善，客观上制约了档案安全管理质量的提升。由于基本保障较薄弱，有的高职院校档案库房因逐年累积的档案资料使库房的承载能力不堪重负，整理好的档案资料只能在有限的资源条件下通过仓储式密集排架解决。有的高职院校至今还未配备具有保护作用的防磁柜、室内防

8、盗功能装置及较先进的防灾减灾设施，仅使用普通的防火设备，其防范功能不足以抵御人为因素或自然灾害带来的风险。相较于高职院校的全面内涵建设，档案的建设及安全管理处于不平衡的状况。三、高职院校档案安